Усунення виявлених ревізією порушень і недоліків

Однією із важливих процедур ревізії є узагальнення та систематизація результатів контролю, необхідних для складання акта ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства. Складають відомості вибіркової інвентаризації, порівняльні відомості за результатами інвентаризації, акти інвентаризації коштів у касі, часткові акти ревізії. Однорідні недоліки, виявлені під час ревізії, узагальнюють у таблицях, схемах, відомостях та інших документах. Результати контролю можна оформляти групувальними відомостями виявлених під час ревізії недоліків. Таке групування недоліків у діяльності підприємства в міру їх виявлення ревізорами відображають у групувальному журналі ревізора (групувальній відомості виявлених під час ревізії недоліків і порушень). Відповідно до структури акта ревізії фінансово-господарської діяльності у групувальному журналі ревізора (групувальній відомості виявлених недоліків і порушень) для кожного розділу акта ревізії відводять кілька сторінок, на яких ревізор зазначає згруповані за однорідними ознаками недоліки і порушення.

Для якісного оформлення матеріалів ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства велике значення має правильна систематизація її матеріалів. Тому перед складанням акта ревізії ревізори накопичують матеріал і систематизують його у певній послідовності у зазначених журналах або відомостях, які додають до акта ревізії, в якому зазначаються зміст виявлених недоліків і порушень із посиланням на відповідні додатки (відомості, акти, розрахунки тощо).

Важливою є інформація, брак якої може вплинути на рішення користувачів матеріалами контрольних заходів. Опис обставин порушення вважається завершеним, якщо в ньому є відповіді на такі запитання:

• 1) яку конкретно фінансово-правову норму порушено або не виконано (зазначають повну назву документа, його дату і номер, статтю чи пункт норми, яку порушено);
• 2) хто і коди порушив фінансово-правову норму (зазначають прізвище та ініціали посадової чи матеріально відповідальної особи об'єкта контролю, яка своїм рішенням, вказівкою спричинила порушення законодавства або своєю бездіяльністю зумовила його невиконання; посадову особу, яка підписала документи з порушеннями);
• 3) яким чином виявлено порушення (стисло зазначають прийоми документального та/або фактичного контролю, якими виявлено порушення, - зустрічною перевіркою документів, нормативною перевіркою, техніко-економічними розрахунками, обстеженням, інвентаризацією, контрольним обміром виконаних робіт, опитуванням, контрольним запуском сировини і матеріалів у виробництво тощо);
• 4) які обставини сприяли вчиненню порушень (зазначають дотримання періодичності проведення відомчих ревізій, перевірок або інвентаризацій, стан ведення бухгалтерського обліку, реагування керівництва об'єкта контролю на подання контрольних та правоохоронних органів щодо порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками, тощо);
• 5) як відображено у бухгалтерському обліку та/або фінансовій звітності господарську операцію, проведену з порушенням (зазначають бухгалтерські проводки, записи у складському обліку та виконавців відповідно до їх функціональних обов'язків, дати проведення обліку операцій);
• 6) наслідки допущеного порушення в кількісному та/або сумарному виразі;
• 7) що пояснила з приводу порушення посадова чи матеріально відповідальна особа; висновки з цих пояснень (заперечень);
• 8) хто, скільки і як відшкодував збитків під час ревізії (перевірки);
• 9) яких заходів вжито під час ревізії (перевірки) для усунення наслідків і причин порушення.

Одним із важливих етапів ревізії є складання висновків про роботу підприємства й розроблення заходів щодо усунення недоліків у його роботі та організація контролю за виконанням ухвалених рішень. У висновках за підсумками ревізії не переказують змісту акта ревізії, а характеризують стан роботи підприємства, на якому провели ревізію. Оцінка недоліків повинна бути об'єктивною. Потрібно зазначити розміри матеріального збитку, втрат і безгосподарських витрат, навести найважливіші факти й положення із акта ревізії. Висновки мають розкривати причини порушень і зловживань.

Пропозиції за актом ревізії мають бути спрямовані на усунення виявлених порушень і недоліків, поліпшення роботи підприємства, забезпечення збереження цінностей; вони мають бути стислими і конкретними.

У пропозиціях потрібно викласти практичні заходи щодо усунення недоліків і порушень, попередження можливості їх повторення. За кожним пунктом слід вказати, що треба зробити для усунення недоліків, конкретні терміни виконання і осіб, що відповідають за виконання цих пропозицій. У пропозиціях не повинно бути загальних фраз. Потрібно чітко зазначити, що має бути зроблено для поліпшення господарської діяльності і збереження товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів. Щоб уникнути дублювання в оформленні ревізійних матеріалів, висновки і пропозиції подають у формі проектів наказу за результатами ревізії.

Керівник відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби має забезпечити належний контроль за виконанням ухвалених рішень. Керівник підприємства, на якому проведено ревізію, зобов'язаний у визначений термін подати звіт про результати виконання заходів щодо усунення виявлених ревізією порушень і недоліків, про що в журналі обліку проведених ревізій контрольно-ревізійного управління (відділу) роблять відмітку. Найбільш дієвим способом контролю виконання рішень за результатами ревізії є їх перевірка безпосередньо на об'єктах ревізії. У такому разі ревізор чи інший спеціаліст складає на об'єкті ревізії акт про виконання рішень за результатами ревізії. На невиконання рішень ревізуючий орган вживає відповідних заходів, аби забезпечити їх виконання.

Якщо є підстава для притягнення винних осіб до кримінальної відповідальності, то матеріали ревізії передають слідчим органам. Це може зробити безпосередньо керівник ревізійної групи, яка проводила ревізію.

У переданих до судово-слідчих органів матеріалах мають бути: заява (лист), у якій зазначено суть зловживання, які закони порушено, розмір завданого державі збитку, винних осіб; акт ревізії, підписаний відповідними особами; оригінали або копії документів, що підтверджують факти виявлених зловживань; пояснення осіб, діяльність яких ревізують, та інших осіб, чиї свідчення мають значення для перевірки обставин вчинення зловживань; висновки ревізуючих за цими поясненнями.

У справах контрольно-ревізійного органу залишаються: копія акта ревізії; копія пояснень посадових осіб організації, де проводили ревізію, винних у встановлених ревізією порушеннях і зловживаннях; копії основних документів, які підтверджують вказані в акті зловживання і порушення; документ, що підтверджує передачу матеріалів слідчим органам.

Під час передачі матеріалів судово-слідчим органам для притягнення винних до відповідальності може бути порушене питання про вжиття заходів щодо забезпечення громадянських позовів, а керівникові підприємства, де проведено ревізію, пропонується пред'явити до винних осіб громадянські позови щодо відшкодування завданого збитку.

Якщо винні особи не притягуються до кримінальної відповідальності за завданий матеріальний збиток або кримінальну справу припинено, потрібно запропонувати керівникові підприємства, де проводилася ревізія, пред'явити громадянські позови до осіб, винних у завданому матеріальному збитку.

Контрольно-ревізійні органи повинні мати ділові контакти з органами слідства під час розслідування ними справ за матеріалами ревізії. Відмова в порушенні кримінальної справи чи постанова слідчих органів про припинення кримінальної справи, порушеної за матеріалами ревізії, можуть бути оскаржені у встановленому законом порядку.

Контрольно-ревізійні органи мають здійснювати контроль за виконання заходів щодо усунення виявлених ревізіями недоліків і порушень та виконання рішень, зазначених у наказі.