Телеграма

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, телеграфом.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках" коли інші види зв'язку не можуть забезпечити вчасного повідомлення інформації адресатові.

Залежно від призначення службові телеграми бувають внутрішні і зовнішні.

Внутрішні службові телеграми поділяються на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім - з помітками "Звіт" і т. ін.

До категорії термінових належать телеграми, оплачувані за терміновим тарифом, службові з помітками: Термінова; Метео, а також Термінова телефонна розмова. Всі інші вважаються звичайними. Вимоги до оформлення

• 1. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи в однині.
• 2. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й - до відділення зв'язку; 2-й - до справи (копія),
• 3. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).
• 4. Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметників майже немає, прислівники вживаються рідко. Заперечення не не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді скорочень крпк, км вживають лише тоді, коли вони впливають на зміну змісту.
• 5. У тому разі, коли телеграми надсилають службові особи, котрі перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату видання паспорта.
• 6. Телеграми пишуться на друкарських машинках, на комп'ютерах великими літерами з двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.
• 7. Між окремими словами роблять пропуск на два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.
• 8. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.
• 9. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.
• 10. Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то вихідний номер другої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді - у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити службової телеграми:

• 1) назва виду документа (телеграма);
• 2) відмітка про категорію та вид телеграми;
• 3) адреса;
• 4) текст;
• 5) номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);
• 6) вихідний номер;
• 7) підпис;
• 8) адреса відправника;
• 9) дата відправлення.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА

Термінова

Київ Видавництво Либідь Бойко Харківський університет поштою

ПРОСИМО ПРИЙНЯТИ ЗАМОВЛЕННЯ ПІДРУЧНИКИ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ВИКОНАННЯ СПОВІСТІТЬ РЕКТОРАТ ЗЛЕНКУ

161042 Харків Стуса 2

Ректорат університету

Зленку В.О.

Дата

Печатка

Телефонограма

ТЕЛЕФОНОГРАМА - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном. Телефонограми використовують для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один з видів усної ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

• 1) назва документа - заголовок;
• 2) номер і дата телефонограми.

Слово Телефонограма, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передачі;

• 3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми;
• 4) назва організації і службової особи - одержувача телефонограми;
• 5) текст телефонограми має бути таким стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми може бути не більше 50 слів;
• 6) підпис службової особи - керівника організації або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);
• 7) у графах передано і прийнято зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, і номери їхніх телефонів.

На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми.

Зразок

Телефонограма №_від " "_20_р.

Від кого_ Телефон_Передав_

Кому_Прийняв_

год хв_

(текст) (підпис)