Презентації

Презентації спрямовані на ознайомлення аудиторії з продукцією підприємства або самим підприємством, підтримку його позитивного іміджу чи створення нового. Цілі проведення презентацій майже завжди пов'язані з масштабними заходами щодо завоювання нових ринків для тих товарів, які вже себе зарекомендували, або виведення на ринок нової продукції. Отже, презентація - захід, який проводиться певною організацією з метою представлення себе, своєї продукції, використовуваних технологій широким колам громадськості. Відповідно до цього велику роль відіграють ЗМІ, представники яких мають бути запрошені на презентацію і які в подальшому отриману інформацію в змозі поширити серед своїх аудиторій.

Залежно від поставлених цілей презентація може проходити в різних формах перед представниками різних контактних аудиторій і бути різною за тривалістю. Однак є певні загальні риси, притаманні всім презентаціям:

• 1. Перед початком презентації складається план її проведення, який включає в себе: мету, привід, очікувані результати, характеристику присутніх та їх чисельність (у тому числі журналістів із переліком ЗМІ, які вони представлятимуть), бюджет на проведення та сценарій.
• 2. Сценарій презентації являє собою похвилинно розписану послідовність дій всіх учасників та організаторів, починаючи від зустрічі гостей та завершуючи прощальним словом.
• 3. Розпочинає та завершує презентацію ведучий, основні функції якого - сказати вступні та завершальні слова, представляти учасників, пропонувати запрошеним взяти участь у тих чи тих заходах, запланованих під час проведення презентації, заповнювати непередбачені паузи, коментувати виступи, стежити за виконанням регламенту.
• 4. Крім ведучого та виступаючих на презентації, залежно від її масштабу, мають бути присутні "помічники". Краще, якщо це буде прес-група, яка спілкуватиметься з журналістами, домовлятиметься про проведення ін-терв' ю, роздаватиме додаткові інформаційні матеріали. Основні роздатко-во-інформаційні матеріали надаються запрошеним перед початком презентації.
• 5. Виступаючі на презентації вибираються з числа тих, хто добре володіє матеріалом і вміє "тримати аудиторію". Посада, статус, регалії, авторитет виступаючого теж відіграють значну роль. Чим вищу посаду обіймає виступаючий, чим більший його авторитет, тим більшу повагу серед запрошених він матиме. Краще, якщо першим виступаючим буде керівник підприємства.
• 6. На презентації представляється щось, що має матеріальний характер, те, що можна побачити, почути, покуштувати, унести з собою. Наприклад, якщо презентується нова технологія виготовлення продукції, потрібно розповісти й показати, як все відбувається, якщо це можливо - запропонувати запрошеним самим взяти участь у цьому процесі; якщо презентується сама фірма - запрошеним докладно розповідають про її діяльність, можуть зробити екскурсію по підприємству, надати можливість покуштувати продукцію; якщо це новий товар - пробні зразки, як правило, роздають як подарунки та ін.

Прес-тур, або День преси

Прес-туром називається захід, підготовлений службою PR спеціально для журналістів і розрахований на більш тривалий час, ніж презентація. Він може тривати 0,5-2 дні. Під час проведення прес-туру детально знайомлять журналістів з діяльністю підприємства, організовують екскурсії на виробництво, розповідають про продукцію, дають інтерв'ю.

Перед проведенням прес-туру до ЗМІ надсилаються запрошення, які часто є персональними, із зазначенням інформаційного приводу, часу та місця проведення, програми заходу. До запрошення можуть бути додані супровідні матеріали: брошури, проспекти про саме підприємство та його продукцію. Кожен із запрошених перед початком прес-туру отримує набір документів (медіа-кіт). Подальші дії відповідають програмі проведення заходу. Обов'язковими є: офіційне привітання, знайомство з гостями, наприкінці - прощальне слово з висловлюванням подяки за те, що журналісти були присутні на даному заході. В прес-тур можуть бути включені кілька презентацій.