ВІЗИТ ДО ОФІСУ. ПОВЕДІНКА ГОСПОДАРЯ ТА ГОСТЯ
Збираючись з візитом до фірми, установи, з якою працює ваша компанія, не забувайте про те, що ваша поведінка під час зустрічі не тільки відображатиме вашу особистість, а й впливатиме на ваших партнерів, з якими ви зустрічаєтесь. Так само ваші вміння зустріти гостя і поводитися з ним у вашому власному офісі зможуть багато розповісти про ваші світські та ділові навички.
У цілому візит до офісу не є чимось надзвичайно окладним: існуючі щодо нього правила — прості і конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офісі, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підґрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі.
Зведений етикет візиту визначає основні правила поведінки як для хазяїна офісу, так і для гостя.
ЕТИКЕТ ВІЗИТУ
| СИТУАЦІЯ
|
ДІЇ ГОСПОДАРЯ
|
ДІЇ гостя
|
|
| Час візиту
|
Не заставляйте вашого гостя чекати у приймальні, це не найцікавіше місце вашого офісу. До того ж, час вашого гостя так само важливий, як і ваш власний
|
Приходьте вчасно, або за кілька хвилин раніше для того, щоб мати додатковий час для отримання перепустки, роздягання в гардеробі (якщо він в)
|
|
| Прибуття
|
Детально поясніть, як найкраще дістатися до місця призначення, назвавши оптимальний маршрут. Точно зорієнтуйте гостя, де розташований ваш кабінет, офіс. За необхідності внесіть ім'я гостя в список на перепустку. Зустріньте гостя при вході або у приймальні (це може зробити ваш помічник/секретар) та проведіть в офіс. Якщо використовуєте ліфт, притримайте двері для гостя (гість заходить першим). Якщо ви використовуєте двері, які обертаються, хазяїн проходить першим, щоб мати можливість вказати гостю напрямок подальшого руху
|
За необхідностіуточніть ваш маршрут перед виходом. При вході до установи або у приймальні хазяїна назвіть своє ім'я, організацію, яку ви представляєте, а також ім'я особи, до якої ви прийшли. За необхідності запропонуйте свою бізнес-картку
|
|
| СИТУАЦІЯ
|
ДІЇ ГОСПОДАРЯ
|
ДІЇ ГОСТЯ
|
| Привітання
|
Привітайтеся, посміхнувшись та потиснувши руку. При зустрічі в кабінеті/індивідуальному робочому місці — підніміться та вийдіть із-за столу
|
Аналогічні дії для привітання
|
| Верхній одяг, головний убір
|
Повісьте верхній одяг та головний убір гостя
|
Почекайте, поки господар покаже, де повісити верхній одяг та головний убір. Якщо таке місце не буде вказано, покладіть речі на сусідній з вашим стілець
|
| Розміщення
|
Запропонуйте сісти, вказавши місце, яке буде не тільки комфортним, а й достатньо зручним для ведення записів. При цьому гість і хазяїн мають сидіти як рівні, а стіл не повинен бути бар'єром між ними
|
Почекайте, доки господар не вкаже вам місце, де сісти (можливо, вам запропонують перейти в інше приміщення). Не кладіть нічого на стіл хазяїна — це його територія. Портфель або сумку краще за все поставити на підлогу. Якщо ви бажаєте переставити запропонований стілець або крісло, зробіть це тільки з дозволу хазяїна офісу
|
|
|
|
|
|
|
|
| СИТУАЦІЯ
|
ДІЇ ГОСПОДАРЯ
|
ДІЇ гостя
|
| Неформальна бесіда
|
Тривалість неформальної бесіди — від 3 до 5 хвилин, після цього переходьте до справ (ви можете запропонувати гостю каву, чай, і воду або сік)
|
ініціатива належить господарю, якщо він запропонував зустріч; у протилежному випадку ініціатива за гостем.
|
| Початок бесіди
|
Зразу, якщо цього не було зроблено при призначенні зустрічі, визначте час, який ви можете відвести для бесіди з вашим гостем
|
3 розумінням поставтеся до можливих змін у часових рамках зустрічі
|
| Бізнес-картки
|
Запропонуйте гостю свою картку, а також картку організації, яку ви представляєте
|
Попросіть картку хазяїна офісу/органі за ції, яку вія представляє, якщо її вам не запропонували. Якщо бізнес-картки знаходяться у спеціальній підставці (хо-лдері), перед тим, як взяти одну, запитайте дозвіл у хазяїна офісу
|
| Паління
|
Запитайте дозвіл у гостя (мВи не будете заперечувати?")
|
Намагайтеся утриматися від паління
|
| Перерви у бесіді
|
Не відволікайтеся на телефонні дзвінки та на інших візитерів, якщо вони тільки не пов'язані з якоюсь екстремальною, терміновою справою. Якщо ж до вашого кабінету
|
Якщо хазяїв офісу вимушений переговорити по телефону, запитайте (це можливо зробити і за допомогою відповідних жестів), чи хотів би вів вести розмову без присутності сторон-
|
| СИТУАЦІЯ
|
ДІЇ ГОСПОДАРЯ
|
ДІЇ ГОСТЯ
|
|
|
хтось зайшов, коротко представте присутніх
|
ніх (чи треба вам вийти). Якщо до кабінету хазяїна хтось зайшов, привітайтеся, піднявшись
|
| Прощання
|
За відповідних умов позитивно оцініть факт зустрічі, її результати. Проведіть гостя до приймальні (до ліфта або до виходу). Якщо візитер затримується, вибачившись, скажіть, що ви обмежені у часі (ваш помічник/секретар може нагадати вам про наступну заплановану зустріч)
|
Піднявшись, потисніть руку. Не затримуйтесь без потреби, не затягуйте бесіду. При сприятливих, позитивних результатах зустрічі можливе написання лис-та-подяки
|
|
Етика та Естетика 
