Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

У розрахунках з організаціями в бюджетних установах використовуються такі види розрахунків:

• o шляхом попередньої оплати;
• o шляхом оплати після отримання ТМЦ чи послуг;
• o в порядку планових платежів.

Облік розрахунків за попередньою оплатою належать розрахунки з підприємствами, організаціями та фізичними особами шляхом попередньої оплати вартості товарів які установа отримає в майбутньому згідно умов договору.

При такій формі розрахунків розрахунки за товари чи послуги з юридичними та фізичними особами (крім підзвітних осіб) здійснюються після їх отримання. Попередня оплата дозволяється у випадках, визначених законодавством. Так, установи та організації, що утримуються за рахунок бюджету, можуть здійснювати передоплату тільки при закупівлі окремих видів товарів, визначених Постановою № 1404, зокрема:

• - на строк до одного місяця:
  • o Послуг пошти та зв'язку;
  • o Послуг з енергопостачання;
  • o Лікарських засобів і виробів медичного призначення;
  • o Транспортних послуг із залізничних перевезень;
  • o А також інші.
• - на строк не більше 3 місяців дозволяється попередня оплата:
• o Робіт з капітального будівництва, капітального ремонту, реконструкції та реставрації, придбання основних засобів і житла;
• o Науково-дослідних робіт та дослідно-конструкторських робіт;
• o Товарів,робіт і послуг у нерезидента;
• o Вакцин для профілактичних щеплень людей і тварин;
• o Програмного забезпечення і програмних продуктів;
• o А також деяких інших товарів та послуг.
• - на строк не більше 6 місяців:
  • o Товарів, робіт і послуг, пов'язаних із створенням уніфікованої телекомунікаційної системи диспетчерського контролю та автоматизованого керування гірничими машинами і технологічними комплексами на вугледобувних підприємствах;
  • o Обладнання для створення центру із застосування ПЕТ - технології з метою раннього виявлення онкологічних захворювань.
• - на строк до одного року - оплата періодичних видань;
• - на строк до 18 місяців - товарів, робіт і послуг, пов'язаних з придбанням та ремонтом повітряних суден.

Для проведення попередньої оплати бюджетні установи надають до органів Держказначейства наступні документи:

• - платіжні доручення;
• - підтвердні документи (договори, накладні, акти, тощо);
• - реєстр фінансових зобов'язань.

При проведенні авансових платежів наступний можливий тільки після подання до органів Держказначейства документів, що підтверджують отримання товарів за договором.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений рахунок 364 "Розрахунки з іншими дебіторами". Це активно-пасивний рахунок.

По дебету його відображають перераховану попередню оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при цьому кредитуються субрахунки 31, 32), а по кредиту відображають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в минулому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків).

Цей рахунок використовується також і при розрахунках за надані платні послуги (навчання, проживання в гуртожитках, здаванні в оренду майна, та інші). В цьому випадку по дебету відображається сума нарахування відповідної суми, а по кредиту - її погашення.

Так, відповідно до Інструкції № 242 на цьому рахунку відображаються операції з розрахунків:

• - з підприємствами, установами, організаціями, яким установа реалізувала товари, роботи, послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;
• - з нарахування орендної плати;
• - плати за користування гуртожитком студентами та учнями навчальних закладів.

Залишок на рахунку може бути як дебетовим так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове - у складі оборотних активів, а кредитове - у складі зобов'язань.

Таблиця 25

Кореспонденції рахунків за розрахунками попередньою оплатою

Продовження табл. 25

На практиці бувають випадки, коли на початок нового бюджетного року на реєстраційний рахунок установи повертається дебіторська заборгованість, що виникла в минулому році, наприклад, у зв'язку з неотриманням матеріалів, послуг тощо). Ця заборгованість відображається по дебету рахунків з обліку грошових коштів та кредиту обліку розрахунків з дебіторами.

Якщо такі суми заборгованості виникли по загальному фонду або спеціальному фонду бюджету (крім власних коштів), то бюджетна установа повинна перерахувати їх до відповідного (місцевого чи державного) бюджету. Адже кошти з бюджету виділяються на бюджетний календарний рік і ці надходження в межах календарного року відносяться на відновлення касових видатків, а повернені в наступному році установі вже не належать і перераховуються до відповідного бюджету. При цьому установа повинна списати цю заборгованість за минулий рік.

Дебіторська заборгованість минулих років, перерахована раніше за рахунок коштів спецфонду бюджету (якщо в поточному році асигнування за відповідним джерелом не передбачені), підлягає перерахуванню в дохід загального фонду бюджету.

Якщо в поточному бюджетному році повертаються суми дебіторської заборгованості минулого року, що виникли по власних коштах, то такі суми зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки і не підлягають сплаті до бюджету. При необхідності установа вносить зміни до кошторису спеціального фонду.

Таблиця 26

Кореспонденції рахунків

Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами по рахунку 364 ведеться позиційним способом окремо по кожному дебітору в розрізі КЕКВ в меморіальному ордері № 4 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами" ф. № 408.

Відомість відкривається окремо по спеціальному та загальному фонду. Записи здійснюються на підставі виписок казначейства чи установи банку та первинних документів про оприбуткування матеріальних цінностей чи актів виконаних робіт отриманих послуг. В кінці кожного місяця підраховується залишок по кожному дебітору та визначається залишок в цілому по установі. Цей же меморіальний ордер є і регістром синтетичного обліку.

Сума оборотів по меморіальному ордеру заноситься в головну книгу.

Суми дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду за нарахованими але не отриманими доходами за надані платні послуги відображаються в формах звітності № ф.7д, 7м "Звіт про заборгованість бюджетних установ". Також в пояснювальній записці до квартального звіту вказуються причини виникнення заборгованості і додається "Довідка про дебіторську заборгованість за загальним і спеціальним фондом" та розшифровка простроченої дебіторської заборгованості.