Техніка ревізійного вивчення документів

Послідовність документальної перевірки визначається завданням ревізії, наявністю у ревізора необхідних відомостей про господарство, що перевіряється, отриманих у процесі підготовки до ревізії і попереднього ознайомлення з ревізованим об'єктом. Мета перевірки бухгалтерських документів - забезпечити контроль за надходженням і реалізацією товарно-матеріальних цінностей. Тому важливо з'ясувати, як документи забезпечують обґрунтованість та юридичну доказовість проведених фінансово-господарських операцій і як за їх допомогою здійснюється поточний контроль за роботою матеріально відповідальних осіб.

Важливою є також документальна перевірка звітності. Це можна пояснити тим, що звітність є системою показників, які відображують результати господарської діяльності і є важливим матеріалом для її вивчення та виявлення внутрішніх резервів, а отже, дієвим інструментом управління господарством, засобом контролю за господарською і фінансовою діяльністю.

Мета документальної перевірки - з'ясувати реальність, законність і господарську доцільність операцій, перевірити правильність їх документального оформлення, виявити порушення фінансової і кошторисної дисципліни, факти безгосподарності та зловживань.

Одним із прийомів вибіркової перевірки бухгалтерських реєстрів є суцільне дослідження одного боку рахунка, а зворотний бік піддають лише вибірковій перевірці.

Методи дослідження документів - аналіз, синтез, аналогія, індукція, конкретизація, порівняння, економіко-математичні методи тощо (Рис. 2.3).

Рис. 2.3. Методи дослідження документів

Загальнонаукові методи - це сукупність принципів і категорій матеріалістичної діалектики та загальнонаукової теорії пізнання. Застосовуються свідомо і цілеспрямовано. Спираються на знання загальних, універсальних законів розвитку суспільства та особливих, специфічних законів.

Частково наукові методи дослідження розроблені на основі досягнень економічних і юридичних наук, досвіду слідчої, контрольно-ревізійної і судово-експертної практики. До них належать методи: розрахунково-аналітичні, документальні, органолептичні, узагальнення, оцінювання та реалізації результатів. На практиці значну увагу приділяють безпосередній перевірці документів щодо правильності заповнення їх реквізитів. При цьому здійснюють такі операції:

• o оглядають документи на предмет їх підклеювання, підчищення, травлення, дописування та іншого втручання в записи;
• o перевіряють підроблення за особливостями почерку та особистими підписами, що можуть значно відрізнятися в одних і тих самих або різних документах;
• o визначають дотримання правил складання та оформлення документів;
• o зіставляють відображені в документі операції з фактичними даними;
• o порівнюють різні примірники одного документа, копії документа з оригіналом, перевіряють номери документа у книзі реєстрації тощо.

Основними способами перевірки документів є такі:

1. Хронологічний

^ передбачає розгляд документів за датами (днями, місяцями), за порядком розміщення документів у папках, при меморіальних ордерах, звітах, зведених накопичувальних відомостях. Такий спосіб перевірки малоефективний, оскільки при цьому розпорошується увага ревізорів на різнорідних за економічним змістом господарських операціях, порушується процес їх планомірного і глибокого вивчення, проте його успішно застосовують за умов застосування меморіально-ордерної форми обліку під час ревізії підприємств, що виконують незначний обсяг роботи.

2. Систематизований

^ розглядають документи за економічно однорідними господарськими операціями у розрізі окремих ділянок. Особливо ефективний за журнально-ордерної форми обліку, коли економічно однорідні первинні документи згруповані й підшиті за окремими журналами-ордерами й рахунками синтетичного обліку. Запис господарських операцій у журналах-ордерах за кредитовою ознакою забезпечує ефективну перевірку списання господарських засобів підприємства і кореспонденції рахунків. Одночасно поєднується наочне узагальнення однорідних господарських операцій і процесів з детально поглибленою перевіркою їх за первинними документами. Систематизація однорідних операцій у журналах-ордерах сприяє оперативному здійсненню взаємного контролю.

3. Комбінований

Що полягає в дослідженні документів, яке поєднує хронологічний і систематизовані способи, тобто кілька документів перевіряються у послідовності, в якій вони підшиті, а інші - за економічно однорідними операціями;

4. Вибірковий

За якого ревізор за певною схемою відбирає частину документів для їх вивчення.

Крім того проводять перевірки документів:

• 1) формальну - визначають правильність складання документів;
• 2) фактичну, мета якої переконатися, що операції, відображені в документах, справді були здійснені;
• 3) аналітичну (нормативну) - з'ясовують законність господарських операцій порівнянням з чинними нормами, лімітами, планами або кошторисами і для визначення економії чи перевитрат;
• 4) юридичну - визначають відповідність чинному законодавству відображених у документах господарських операцій (господарську операцію можна вважати законною, якщо її зміст не суперечить чинним законам, постановам, нормативним актам);
• 5) економічну - для визначення доцільності господарських операцій, з'ясовуючи, яку економічну вигоду, користь вони дають, чи було при цьому складено економічно обгрунтовані розрахунки та якими є кінцеві результати.

Суцільно перевіряють касові і банківські операції, розрахунки з підзвітними особами, вексельні операції, власний капітал і забезпечення зобов'язань, доходи та фінансові результати, витрати, про що зазначають у програмі ревізії або в робочому плані ревізора (бригади ревізорів). Однак, якщо вибірковою перевіркою виявлено серйозні порушення або зловживання, то ревізію у цій сфері діяльності проводять суцільним способом.

Вибірково перевіряють записи про обіг і залишки в журналах, ордерах, відомостях, розроблювальних таблицях.