Інформаційна модель - підсумковий документ: правила оформлення

Проведена оцінка ефективності всіх розроблених альтернативних варіантів майбутніх РR-кампаній дозволяє з них обрати найкращі, саме ті, що з найменшими витратами будуть найрезультативнішими. Тепер настає час гідно презентувати результати роботи РR-ника перед керівництвом підприємства з тим, щоб отримати дозвіл та фінансування на проведення обраного варіанту РR-кампанії. Звичайно, можна довго говорити на словах про те, як все буде красиво і гарно. Однак, на практиці слова - це добре, а струк-турований, переконувальний документ з ілюстративними таблицями, ескізами, сценаріями та розрахунками ефективності набагато краще. Тому підсумком роботи РR-ника з розробки проекту є інформаційна модель, яка акумулює в собі результати ситуативного аналізу, визначену одну чи кілька проблем, що постали перед підприємством, цілі, завдання, план проведення РR-кампанії, оцінку її ефективності, передбачені інформаційні поводи та проекти РR-матеріалів і заходів. Погоджена з керівництвом підприємства-замовника інформаційна модель є стартом для початку проведення РR-кампанії.

Правильне оформлення інформаційної моделі включає в себе:

• 1. Титульна сторінка, на якій зазначається тема та терміни проведення РR-кампанії, дата розроблення, реквізити замовника та виконавця. Може бути наведена яка-небудь додаткова інформація.
• 2. Вступ, де зазначається стратегічна маркетингова мета підприємства, мета РR-кампанії, завдання РR-кампанії, контактні аудиторії, період дії моделі.
• 3. Календарна сітка інформаційної моделі (табл. 9).
• 4. Інформаційні матеріали та макети (ескізи) для їх подання у ЗМІ, сценарії заходів тощо.
• 5. Висновок із зазначенням очікуваного результату. Інформаційна модель розробляється для того, щоб упорядковувати

надходження інформації до ЗМІ, уникати хаотичності її подання. Важливо уважно ставитися до дати відправлення матеріалів. Наприклад, одна компанія 26.12 відправила сім прес-релізів про свою нову продукцію. Скажіть, кому це потрібно? Ті, що хотіли придбати подарунки до Нового року, це вже зробили. Крім того, в редакціях ЗМІ теж працюють люди, які готуються до святкування Нового року. Це означає, що матеріали, які надходять у цей час, будуть прочитуватися не так ретельно. Отже, буде затримка з виходом інформації у світ. У спеціалізованих виданнях взагалі ця інформація вийде після 15.01, а це вже наступний рік. Отже, інформація, подана у прес-релізах, буде застарілою, оскільки датована минулим роком. Професійно цю інформацію потрібно було б подавати після різдвяних свят.

Таблиця 9

КАЛЕНДАРНА СІТКА ІНФОРМАЦІЙНОЇ МОДЕЛІ

Інформаційна модель дає змогу уникнути хаотичності в поданні матеріалів, оскільки часто на підприємствах релізи надсилаються з будь-якого приводу. Наприклад, виготовили молоток - прес-реліз, наклеїли на нього етикетку - прес-реліз, забили ним цвяха - прес-реліз. У такому разі створюється враження, що компанія вже занадто прагне стати відомою, але ніяких підстав для цього не має.

Розроблена та оформлена інформаційна модель дає підстави для старту РR-кампанії.