Повна версія

Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні системи і технології на підприємствах

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Бюджетування та його реалізація в корпоративних інформаційних системах

Підприємство може мати блискучу стратегію, але якщо у нього відсутні сучасні інструменти її реалізації, то воно навряд чи матиме успіх на ринку.

Підприємство щорічно планує фінансову діяльність на основі розробленого та прийнятого бюджету, в якому відображені всі напрями підприємницької діяльності, грошові потоки та основні фінансові показники стратегічної, оперативної та інвестиційної діяльності.

Бюджет - це деталізований план, що описує мобілізацію та використання різних ресурсів упродовж певного часового періоду.

Бюджетування - це система формування бюджетів підприємства, його структурних підрозділів чи окремих об'єктів (виробів, видів діяльності тощо) з метою збалансування та забезпечення оптимальної структури доходів і витрат, надходжень та видатків, активів і пасивів.

Процес бюджетування також включає контроль розподілу грошових коштів за статтями витрат для забезпечення ресурсів достатнім фінансуванням упродовж всього періоду. Нині бюджетування здійснюється за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Планування бізнес-процесів діяльності підприємства є одним з ключових кроків на шляху від розроблення стратегії управління до безпосереднього її виконання. Використання методів планування (ERP, MRP, нормування) та ВІ-платформ, що підтримують функції планування, має відповідати поточним цілям і можливостям підприємства. Серед різних видів бюджетів підприємства важливу роль в контексті розвитку і становлення нової економіки відіграють ІТ-бюджети.

Нематеріальні активи неможливо враховувати аналогічно до матеріальних. Для цього існують сучасні ІТ-інструменти, що дають змогу встановити причинно-наслідкові зв'язки в досягненні стратегічних цілей, створити інструменти реалізації стратегії.

Базові вимоги стосовно рішення для автоматизації бюджетування такі:

  • o миттєва інтеграція даних;
  • o доступ до планових даних з різних місць ^еЬ-інтерфей-си, портал);
  • o можливість моделювання різних сценаріїв;
  • o можливість створення версій планів;
  • o бюджетування "знизу-вгору" (автоматична агрегація інформації) і "зверху-вниз" (розподіл інформації);
  • o гнучка і точна система електронної звітності;
  • o інтеграція з інструментами стратегічного планування;
  • o контроль і аналіз виконання бюджету: план/факт, звітність;
  • o можливість інтеграції з обліковими системами тощо. Наскільки важливе розуміння до підходів бізнес-моделей

виробництва і використання інтелектуальної власності, можемо продемонструвати на прикладі використання програмного забезпечення. У рішеннях щодо фінансування ІТ-відділів державних установ, що базуються в основному на використанні закритої інтелектуальної власності, витрати на програмне забезпечення (ліцензійні виплати) становлять від 50 до 80 % основних статей витрат. Проте, якби за базис витратної частини ІТ-бюджетів були взяті різні форми інтелектуальної власності, у тому числі відкритої, відкрите програмне забезпечення, то це вивільнило б кошти на інші цілі майже в половину (на навчання ІТ-персоналу, адміністрування, апаратне забезпечення) і суттєво зменшило б вартість державних проектів інформатизації, особливо у сфері науки, освіти, публічних послуг.

ІТ-бюджетування дає можливість підприємствам планувати щорічні операційні витрати, а також такі вкладення коштів, як купівля серверів чи обладнання, зберігання даних.

При складанні бюджету керівництву необхідно оцінити цілі ІТ-департаменту на майбутній рік на підставі вимог, що подаються різними користувачами. Для забезпечення повного виконання бюджету має розроблятися план стосовно досягнення поставлених цілей. Таким чином, процес бюджетування дає керівництву можливість сконцентрувати увагу на основних напрямах розвитку діяльності ІТ-підрозділу і підтримки розвитку пріоритетів інформаційно-аналітичного забезпечення відомства.

Керівництву ІТ-підрозділу рекомендується розробляти одразу два види бюджетів - кошторис поточних витрат і бюджет капіталовкладень. Кошторис поточних витрат дає компанії змогу враховувати витрати на функціонування і підтримку ІТ-інфраструктури протягом певного періоду бюджетного року організації. Бюджет капіталовкладень зазвичай складається на більший період (від трьох до п'яти років) і включає витрати на придбання таких активів, як сервери і мережеве устаткування. Обидва бюджети ІТ-підрозділу мають переглядатися і затверджуватися виконавчим керівництвом компанії.

Відповідальним за підготовку бюджетів ІТ-підрозділу є фінансовий директор компанії. При розробленні ІТ-бюджетів необхідно враховувати всі кошти, що надходять до компанії. Під час складання бюджету фінансовий директор вказує опис процесу та інформацію, яку мають надати керівники кожного з відділів. У невеликій компанії процеси можуть не бути формально затвердженими, проте у великих організаціях фінансовий директор повинен надати керівникові кожного з підрозділів список необхідних документів, вказати дату й перелічити умови надання необхідної інформації. Також корисною може бути підготовка керівництва стосовно розподілу бюджету між керівниками відділів з метою допомоги їм коректно скласти вимоги щодо необхідних ресурсів. У такому документі мають відображатися умови за договором про рівень сервісу (SLA) і розробку ІТ-бюджету. Менеджерам має надаватися достатня кількість часу для того, щоб зібрати і надати необхідну інформацію (наприклад, місяць). При розробленні бюджету повинні обов'язково враховуватися такі чинники:

  • 1. Тенденції розвитку за минулий звітний період. Для оцінки вимог щодо фінансування необхідно досліджувати рівень сервісу за минулі звітні періоди.
  • 2. Угоди про рівень сервісу (SLA), який надається кожному з підрозділів. Такі угоди дають змогу зазначати рівень сервісу, що надається користувачам, а також витрати на надання відповідного рівня сервісу.
  • 3. Організаційні вимоги ІТ-підрозділу (навчання співробітників та модернізація устаткування). Значні перетворення ІТ-інфраструктури можуть задіяти певні ресурси, які також необхідно планувати, причому завчасно.
  • 4. Організаційні зміни, приміром, появи нових видів діяльності, послуг аутсорсингу.
  • 5. Тенденції у галузі промисловості й економіки. Необхідно враховувати вплив на ІТ-послуги, що можуть надавати зміни в галузі промисловості або економіці в цілому.
  • 6. Особливі вимоги, такі як розробка власного ПЗ. Залежно від асортименту продуктів, що розробляються, ІТ-підрозділу потрібні значні обсяги різних ресурсів.
  • 7. Задоволеність користувачів. Фінансовий директор може проводити дослідження на предмет якості надання сервісів за минулий звітний період. Дослідження рівня задоволеності користувачів можуть допомогти в коректному визначенні необхідного рівня сервісу, що надається службою технічної підтримки.

Вирізняють такі переваги бюджетування:

  • - бюджетування є засобом планування діяльності ІТ-підрозділу, змушує всі відділи ІТ-підрозділу здійснювати жорстке планування робіт за звітний період;
  • - бюджетування забезпечує наявність достатніх коштів, необхідних для функціонування ІТ-підрозділу, протягом всього звітного періоду;
  • - бюджетування дає співробітникам можливість визначати вартість послуг, які надаються ними. Доведення інформації про бюджет до відома персоналу дає змогу стимулювати мотивацію співробітників стосовно досягнення в бюджеті певної мети;
  • - бюджетування дає керівникам ІТ-підрозділів можливість здійснювати аналіз альтернативних сервісів, здатних зменшити витрати і/або збільшити рівень сервісу;
  • - бюджетування капіталовкладень дає ІТ-менеджерам змогу здійснювати довгострокове планування;
  • - бюджет є основою" яка може використовуватися для оцінки фактичних витрат за звітний період; це дозволить оцінювати ступінь виконання бюджету ІТ-підрозділу на кінець звітного періоду і відповідним чином вносити у план необхідні коригування;
  • - бюджетування є інструментом для оцінки ефективності роботи ІТ-підрозділу в термінах фінансових показників.

Система бюджетування - це передусім комплексне поняття, що включає відразу кілька елементів: методологію, персонал, інформаційну систему, а також відповідні бізнес-процеси. Будучи комплексним управлінським процесом, бюджетування надає такий самий комплексний вплив на діяльність апарату управління. Серед основних функцій системи бюджетування виокремлюємо: планування і координацію; прийняття рішень і делегування повноважень; оцінку діяльності; оцінку та переоцінку тенденцій; взаємодію та мотивацію персоналу; контроль і аналіз.

Розглянемо зазначені вище функції бюджетування детальніше. Планування і координація. Це основні функції системи бюджетування. З одного боку, бюджет конкретизує стратегічні корпоративні плани, а з іншого - консолідує інформацію тактичного й оперативного характеру. Таким чином, в бюджеті немов би пов'язуються стратегічний та оперативно-тактичний тренди планування. Тому корпоративний бюджет встановлює певні межі, усередині яких приймаються подальші управлінські рішення. Розвиток підприємства стає планомірним і передбаченим, оскільки вірогідність неадекватних кроків зводиться до мінімуму.

Ухвалення рішень і делегування повноважень. Грамотно поставлена система бюджетування має на увазі чіткі процедури прийняття управлінських рішень і відповідне розмежування відповідальності. Право (і обов'язок) прийняття рішень делегується саме тому менеджерові, який відповідає за відповідну сферу діяльності. Знижується навантаження на керівників вищого рівня - їм більше не потрібно витрачати час на прийняття рішень, що перебувають у компетенції підлеглих. Стосовно менеджерів середньої ланки, то в умовах відсутності зайвого втручання "зверху" вони отримують нові можливості для вияву ініціативи і реалізації свого потенціалу.

Оцінка діяльності. Показники виконання бюджету можуть слугувати характеристиці поточної позиції підприємства і якості бізнесу. Досягнення запланованих показників і відсутність негативних відхилень факту від плану свідчать про стабільність і стійкість. Навпаки, істотні відхилення факту від плану свідчать або про недосконалість системи планування, або недостатню передбачуваність самого бізнесу.

Оцінка і переоцінка тенденцій. Як відомо, побудова бюджетів ґрунтується на прогнозах. Тому корпоративний бюджет відображає стан "зовнішнього середовища", точніше - оцінку його динаміки в майбутньому. Моніторинг виконання бюджету й аналіз відхилень можуть надати допомогу у випадках, коли базові очікування, прогнози і тренди вимагають переосмислення. Це відбувається як через погрішності у первинних прогнозах, так і при зміні зовнішніх тенденцій.

Взаємодія і мотивація персоналу. Діяльність щодо формування, коригування, контролю та аналізу бюджету передбачає тісне спілкування співробітників практично всіх служб підприємства. Крім того, бюджет має надавати мобілізуючу дію і забезпечувати зацікавленість персоналу в досягненні запланованих показників.

Контроль і аналіз. Регулярне зіставлення досягнутих результатів з запланованими дає можливість аналізувати відхилення і своєчасно ухвалювати необхідні рішення. Зовнішні умови можуть змінюватися, при цьому до корпоративного бюджету також повинні вноситися необхідні коригування. Причому варіації зовнішнього середовища мають сприйматися системою бюджетування окремо від відхилень, що виникли за причинами внутрішнього характеру.

Функції бюджетування різноманітні і достатньо складні з погляду обсягу обробки інформації. Різні інструменти бюджетування забезпечують різний рівень якості інформації.

Часто для цілей бюджетування використовуються звичайні електронні таблиці. Це один з найбільш простих доступних інструментів. Електронні таблиці незамінні для малого бізнесу; вони можуть принести користь і на середніх підприємствах, які тільки починають формувати систему бюджетування. Проте у міру залучення до цього процесу нових підрозділів, ускладнень методології та зростання обсягу даних, електронні таблиці як інструмент бюджетування швидко досягають межі своїх функціональних можливостей. Крім того, електронні таблиці не автоматизують процес взаємодії різних підрозділів при формуванні бюджету, що збільшує період підготовки планів.

Ще одна категорія систем, яку використовують для бюджетування, - корпоративні системи управління. Такі системи називають транзакційними, оскільки їх основне призначення - планування, облік і обробка операцій. Проте розробники ERP-систем визнають, що їх системи не забезпечують виконання абсолютно всіх функцій управління, тому для окремих, детальніших і специфічних завдань (у тому числі і для бюджетування) рекомендується використовувати спеціалізовані програмні продукти, як надбудова над-корпоративною системою управління. За останні роки спеціалізовані системи бюджетування набули значного поширення і сьогодні розглядаються як окремий клас автоматизованих систем, до яких належить система Hyperion Pillar.

Функціональність спеціалізованого програмного забезпечення дає можливість повністю подолати обмеженість корпоративних систем, оскільки воно спочатку розроблялося для завдань бюджетування. Такий програмний продукт містить необхідну для бюджетування функціональність, зокрема спеціальну. До спеціальних функцій програмних продуктів бюджетування відносять: ведення аналітичних звітів і класифікаторів, опис фінансової структури і принципів взаємодії, розрахунок показників діяльності, аналіз відхилень та ін. Реальна працездатність цих функцій підтверджується досвідом численних підприємств - користувачів такої системи. Спеціалізована система бюджетування досить легко інтегрується з іншими системами управління, зокрема системами класу ERP, адже саме ERP-система оперує внутрішніми даними відділів і департаментів і, таким чином, виконує роль постачальника інформації для системи бюджетування. Для забезпечення такої інтеграції є різні способи. Наприклад, Hyperion Pillar, крім

"традиційних" способів (імпорт/експорт через текстові файли, електронні таблиці, вбудований ODBC-драйвер), дає змогу організувати інтеграцію з ERP-системами за допомогою спеціального пакета Hyperion Application Link через спеціальні адаптери.

Як показує досвід провідних міжнародних компаній, поєднання спеціалізованої системи бюджетування з корпоративною системою класу ERP є найкращим рішенням, яке забезпечує комплекс функцій бюджетування, що так необхідні для повноцінного управління сучасним підприємством.

Висновки

У розділі розглянуто поняття і загальну характеристику корпоративної інформаційної системи. Це система управління бізнес-процесами підприємства, яка підтримує функціонування підрозділів, забезпечуючи розподілену обробку інформаційних потоків уздовж усієї технологічної ланки процедур управління. Представлено класифікацію КІС, висвітлено її етапи впровадження та експлуатації.

КІС - один зі стратегічних напрямів економічного розвитку, на основі якого зосереджуються величезні інтелектуальні та фінансові ресурси країн, регіонів, корпорацій. Головним у стратегії автоматизації корпорації має бути її стратегія бізнесу: місія корпорації, напрями і модель бізнесу. Важливою особливістю є також ступінь відповідності пріоритетів автоматизації і стратегії бізнесу, а саме: які цілі мають бути досягнуті: зниження вартості продукції, збільшення кількості або асортименту, скорочення циклу; розробка нових товарів і послуг - вихід на ринок, перехід від виробництва на склад до виробництва під конкретного замовника з урахуванням індивідуальних вимог.

Серед КІС, представлених в Україні, найбільш відомі SAP, Scala, Axapta, Concorde XAL, Baan, SyteLine, J.D. Edwards, Oracle E-Business Suite, iRenaissance CS та інші інформаційні системи: Галактика, "1С:Предприятие", Парус, Флагман,

ALFA, БЕСТ-ПРО, ABACUS тощо. Рішення корпоративних інформаційних систем допомагають підприємствам у всьому світі удосконалювати стосунки з клієнтами, розширювати спільну діяльність з партнерами і підвищувати ефективність діяльності компаній у всіх сферах бізнесу.

 
<<   ЗМІСТ   >>