Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow Українська мова професійного спілкування

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ДОКУМЕНТ ЯК ОСНОВНИЙ ВИД ПИСЕМНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

Документ, його функції. Класифікація документів

Документ (з лат. documentum - повчальний приклад, спосіб ведення) - це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська1.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

  • - видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
  • - не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
  • - бути точним, достовірним і переконливим;
  • - бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
  • - містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
  • - бути придатним для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на2:

  • 1. За способом фіксації інформації:
    • - письмові - рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;
    • - графічні - документи, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);
    • - фото- й кінодокументи - створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);
    • - фонодокументи - створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
  • 2. За призначенням:
    • - організаційні - документи, які закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);
    • - розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);
    • - інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ в установі. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і мають допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо)3.
  • 3. За назвою:
    • - заява;
    • - автобіографія;
    • - резюме;
    • - протокол;
    • - наказ;
    • - доручення;
    • - розписка тощо.
  • 4. За походженням:
    • - службові-документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;
    • - особисті - документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
  • 5. За місцем складання:
    • - внутрішні - документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;
    • - зовнішні - документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
  • 6. За формою:
    • - стандартні (типові) - документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;
    • - індивідуальні - документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
  • 7. За терміном виконання:
    • - нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

термінові - документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку "Терміново" або ,Дуже терміново".

  • 8. За ступенем гласності:
    • - несекретні (звичайні, для службового користування);
    • - секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - документи цього виду мають спеціальну позначку "Таємно" або , Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
  • 9. За стадіями створення:
    • - оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
    • - копії-це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
  • 10. За складністю:
    • - прості - містять інформацію з одного питання;
    • - складні - містять інформацію щодо двох і більше питань,
  • 11. За терміном зберігання:
    • - тимчасового зберігання-термін зберігання встановлюють у межах 10 років;
    • - тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;
    • - постійного зберігання - для цих документів не існує терміну давності.
  • 12. За технікою відтворення:
    • - рукописні;
    • - відтворені механічним способом;
    • - відтворені електронним способом.
  • 13. За спеціалізацією:
    • - загальні;
    • - з адміністративних питань;
    • - спеціалізовані - сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.

 
Увага, даний підручник має низьку якість розпізнавання
Для отримання якісного зображення скористайтеся завантаженням підручника
одним файлом в форматі Djvu на сторінці Зміст
<<   ЗМІСТ   >>