Місце регіональної інформаційно-аналітичної служби в системі інформаційної діяльності органів управління (на прикладі місцевих державних адміністрацій)

Ефективність роботи усієї системи органів виконавчої влади, в першу чергу, залежить від чіткості та збалансованості роботи цих органів на місцях.

Підвищується значення та роль саме інформаційної діяльності місцевих державних адміністрацій у забезпеченні ефективного взаємозв'язку між потребами суспільства та діяльністю держави. Важливими елементами в цьому процесі є забезпечення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб про діяльність цих органів та наявність чіткого, безперебійного, своєчасного та ефективного механізму циркуляції інформації в самих органах виконавчої влади задля забезпечення прийняття ефективних управлінських рішень [18, с.252].

У контексті підвищення ефективності управління регіоном, на сьогоднішній день особливої ваги набуває питання створення регіональної інформаційно-аналітичної служби (РІАС) при місцевих державних адміністраціях у їх прямому підпорядкуванні, метою діяльності якої є своєчасна, науково-обґрунтована підтримка процесів підготовки, прийняття управлінських рішень і забезпечення інформаційних потреб суспільства.

РІАС можуть виконувати замовлення із інформаційно-аналітичного забезпечення організацій, установ різних форм власності, юридичних та фізичних осіб і на комерційній основі згідно з договором, що є альтернативним варіантом розв'язання питання низького рівня фінансування програм інформатизації та розвитку інформаційної сфери регіону.

Функціонально інформаційно-аналітична служба в регіоні може складатися з таких базових підсистем (чи складових), наведених на рис. 8.

Рис. 8. Функції РІАС

До першої підсистеми функцій відносимо функції інформаційного пошуку, які включають у себе:

• o збір та аналіз даних, пошук і оцінку інформації з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій та можливостей Інтернет;
• o ідентифікацію та систематизацію інформації, її зберігання;
• o створення баз даних;
• o інформаційний супровід підготовки прогнозів розвитку галузей, підприємств регіону;
• o інформаційну підтримку проектів зі ступенем ризику;
• o інформаційну підтримку науково-дослідних робіт із проблем розвитку соціально-економічного потенціалу регіону.

Другою функціональною складовою вважаємо функції здійснення аналітично-методичної діяльності, а саме:

• o виявлення, опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;
• o моделювання проблем, вибір методів їх рішення, оцінка наслідків;
• o інформаційне та аналітичне рецензування планів, програм, результатів експертиз;
• o аналіз і прогнозування ситуацій, проблем у політиці, економіці, науці, виробництві, підприємницькій діяльності тощо;
• o мінімізація факторів ризику;
• o аналітична оцінка ініціатив, інновацій, розробка пропозицій щодо їх використання; аналіз рейтингів, кредитних історій об'єктів;
• o інформаційний супровід і аналіз суспільно-політичних акцій і процесів; підготовка зведених, тематичних, прогнозних, аналітичних матеріалів, довідок, доповідей, обгрунтувань, інших інформаційних продуктів [18, С. 254].

Третя підсистема функцій включає в себе функції технічного забезпечення та захисту інформації, серед яких:

• o організаційно-технологічна реалізація процесів інформатизації в регіоні; програмне забезпечення;
• o створення інформаційно-пошукових програм; забезпечення захисту інформації; забезпечення телекомунікацій та автоматизації; випуск аналітичних збірників, довідників тощо.

Для реалізації вищенаведених функцій доцільно в структурі інформаційно-аналітичної служби в регіоні створити відповідні відділи [18, С. 254]:

• o відділ інформаційного пошуку та інформаційних ресурсів;
• o аналітично-експертний відділ;
• o відділ технічного забезпечення (див. рис. 9).

Рис. 9. Структурна схема РІАС в системі органів виконавчої влади

Визначальним у процесі створення та функціонування інформаційно-аналітичної служби є практичний розподіл основних напрямків діяльності:

• o для забезпечення інформаційних потреб фізичних та юридичних осіб у структурі інформаційно-аналітичної служби доречним є створення "Центру інформаційної підтримки", який надасть можливість фізичним і юридичним особам отримувати різного роду інформаційні послуги (в тому числі і при настанні надзвичайних ситуацій);
• o вважається за доцільне окремо сформувати "Науково-аналітичний центр" для вивчення, узагальнення, прогнозування ситуації в регіоні, формулювання альтернативно-конкурентних проектів управлінських рішень і надання необхідної аналітично-прогнозної, методичної інформації, як, у першу чергу, керівництву місцевих державних адміністраціях, так і юридичним, фізичним особам, підприємствам, установам, організаціям різних форм власності (на комерційній основі);
• o задля відкритості та прозорості діяльності місцевих державних адміністраціях та з метою формування їх позитивного іміджу корисним вбачається виокремлення в структурі інформаційно-аналітичної служби "Прес-центру" (який може включати і відповідний відділ облдержадміністрації).

Як складову діяльності інформаційно-аналітичної служби розглянемо забезпечення управлінських рішень керівництва місцевих державних адміністрацій. Пропонуємо виділити такі основні напрямки такої діяльності РІАС, а саме:

• o підготовка та інформаційно-аналітичне забезпечення стратегічних рішень керівництва місцевих державних адміністрацій;
• o щоденна, поточна робота з підготовки інформаційно-аналітичної основи для управлінських рішень - оформлення документів, офіційних доповідей, інформаційних, аналітичних довідок тощо.

Основу діяльності першого напрямку складає аналіз і оцінка поточних подій у всіх основних сферах суспільного, соціально-економічного життя регіону, зокрема, виявлення тенденцій і прогноз розвитку ситуацій, формулювання проблем, стратегічних завдань, що вимагають відповідної реакції від керівництва місцевих державних адміністрацій.

Другий напрямок реалізується в щоденній роботі інформаційно-аналітичної служби. її результати є інформаційною і науковою основою для прийняття управлінських рішень. Це - підготовка регулярних аналітичних довідок, аналітичних оглядів, експрес-аналізів, що відображають найбільш важливі події, інших документів, які заслуговують на увагу керівництва місцевих державних адміністрацій.

Місцеві державні адміністрації взаємодіють та координують свою інформаційно-аналітичну діяльність із органами місцевого самоврядування та центральними органами виконавчої влади, що діють на території регіону при використанні інформаційних ресурсів загального користування, забезпеченні інформаційної безпеки, здійсненні інформаційного обміну. Саме місцеві органи виконавчої влади повинні вивчати, аналізувати інформацію; прораховувати, прогнозувати подальший можливий розвиток подій; формувати "каталоги рішень", як механізми або схеми для розв'язання ситуацій, які повторюються рік у рік, і тільки потім інформувати "Центр". Інформаційні потреби центрального і регіонального рівнів зазвичай розміщені в різних площинах, тому важливим завданням регіонального управління є оптимізація інформаційних зв'язків, зусиль і витрат на забезпечення збору, обробки і подання інформації на центральний рівень.

Актуальним напрямом діяльності регіональної інформаційно-аналітичної служби в системі органів виконавчої влади є створення багаторівневих інформаційних зв'язків між центральними та місцевими органами виконавчої влади, між областю та районами (в окремо взятому регіоні). Тільки їх наявність забезпечить прийняття та реалізацію науково обгрунтованих, ефективних управлінських рішень, від якості яких залежить результативність державного управління в цілому. Пропонуємо схему РІАС в системі органів виконавчої влади [18, С. 256] (див. рис.9):

Інформаційна діяльність місцевих державних адміністрацій являє собою інформаційний образ регіону, що адекватно відображає реальну і ретроспективну ситуацію, особливості та тенденції розвитку окремого регіону.

Одним із основних завдань інформаційно-аналітичної служби в регіоні є формування позитивного іміджу місцевих державних адміністрацій (МДА) через:

• o оперативне поширення офіційної інформації про діяльність МДА;
• o організацію підтримки в пресі політичних, соціальних та економічних ініціатив, програм і проектів;
• o створення умов для зустрічей представників МДА з регіональними та центральними засобами масової інформації;
• o моніторинг повідомлень у засобах масової інформації про діяльність МДА, надання їм оцінки, у випадку необхідності застосування заходів щодо виправлення помилок (із врахуванням виступів відповідальних працівників інформаційно-аналітичної служби з відповідними спростуваннями або коментарями);
• o підготовку відповідей на запити засобів масової інформації, критичні зауваження з проблем діяльності місцевих державних адміністрацій, його підрозділів і служб;
• o виступи від імені місцевих державних адміністрацій із оцінкою і коментарем різних екстремальних, надзвичайних ситуацій, що трапилися на території регіону тощо [66].

З метою забезпечення доступу громадян до інформації, забезпечення прозорості процесів управління регіональній інформаційно-аналітичній службі необхідно: постійно інформувати громадськість про роботу МДА; налаштувати ефективний зворотній зв'язок між місцевими органами виконавчої влади та громадськістю регіону; залучати громадськість до участі в процесі обговорення і прийняття місцевими державними адміністраціями управлінських рішень, пов'язаних із інтересами різних соціальних груп; налагодити моніторинг діяльності МДА та кожного посадовця, зокрема шляхом оцінювання ефективності його діяльності (через анонімне оцінювання наданих управлінських послуг); посилити громадський контроль за ефективністю та якістю надання управлінських послуг; організувати роботу цілодобової "гарячої лінії" щодо проблем управлінського обслуговування населення; запровадити принцип "одного вікна" при розгляді та вирішенні звернень громадян; організувати обговорення соціальних ініціатив у засобах масової інформації, налагодити соціальну рекламу; запровадити щорічні премії "За найбільш конструктивну критику діяльності місцевої державної адміністрації" та "За найкращу громадську ініціативу" тощо.

На вирішення зазначених проблем спрямовує свою діяльність "Прес-центр" у структурі інформаційно-аналітичної служби.

Постійні завдання, вирішення яких є основою діяльності регіональної інформаційно-аналітичної служби, реалізуються у: розв'язанні управлінських завдань стратегічного характеру, пов'язаних, як правило, з перспективами розвитку регіону; вирішенні управлінських завдань оперативного тактичного характеру, орієнтованих на поточне організаційне і фінансово-ресурсне забезпечення виконання планів і проектів; вирішенні надзвичайних, екстремальних управлінських завдань, пов'язаних із необхідністю запобігання й усунення наслідків впливу руйнівних природних чи техногенних факторів, виникненням і неконтрольованим розвитком гострих соціально-політичних проблем і конфліктів тощо.

Кожний із зазначених режимів прийняття рішень повинен бути забезпечений відповідною інформаційно-аналітичною підтримкою.

Таким чином, інформаційно-аналітична служба в регіоні - це інтегрована система інтелектуальної підтримки прийняття управлінських рішень; сукупність засобів, методів, виконавців, які забезпечують необхідним інформаційно-аналітичним супроводом весь процес управління в регіоні; реалізація політики в сфері доступу громадян до інформації [18, С. 258].