Інформаційні документи

• 1. Акт.
• 2. Відгук.
• 3. Довідка.
• 4. Службові записки.
• 5. Звіт.
• 6. Службові листи.
• 7. Телеграма.
• 8. Телефонограма.
• 9. Факс.
• 10. Оголошення.
• 11. Протокол.
• 12. Витяг з протоколу.

Переважна більшість документів, які відправляються із установ та надсилаються (надходять) до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації.

Інформація, яка міститься в цих документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт

комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.

• 3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.
• 4. Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації, 2-й - керівникові організації, 3-й підшивають до справи.
• 5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.

Зразок

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОСТІ ЗАТВЕРДЖУЮ

БУДІВЕЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ Директор комбінату

Київський азбестоцементний Р.М. Стеценко

комбінат

АКТ

12.10.98 № 12 м. Київ

Установлення продуктивної потоково-механізованої технологічної лінії для виробництва азбестоцементних волокнистих листів

Підстава: Наказ директора комбінату від 10.09.98 № 101

Створено комісію в складі:

Голова - керівник лабораторії технології листових матеріалів СІ. Марченко.

Члени комісії - головний технолог комбінату Д.М. Петриченко, старший інженер лабораторії Ю.В. Симченко.

Присутні: заступник директора заводу № 1 Н.Л. Матвійчук, головний інженер комбінату М.П. Родін.

У період з 10.10.96 до 12.10.98 комісія провела роботу з метою встановлення фактичної продуктивності технологічної лінії для виготовлення азбестоцементних волокнистих листів на заводі № 1.

Технологічну лінію прийнято до експлуатації Державною комісією в грудні 1996 р. із середньою сталою годинною продуктивністю 800 листів. За час, що минув з моменту прийняття лінії до експлуа-

АКТ - документ, складений однією чи кількома особами, що підтверджує встановлені факти, події. Акти складають після прийняття завершених будівельних об'єктів, під час проведення випробувань нової техніки та обладнання, в разі нещасних випадків, при зміні керівництва та при інших подіях.

Часто акти складають за раніше встановленою формою. За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства. Відповідно до змісту фіксованого матеріалу акти бувають:

законодавчі: містять рішення щодо законів, указів, постанов;

адміністративні: підтверджують факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

Реквізити акта:

• 1) автор документа (назва відомства, організації);
• 2) назва виду документа (акт);
• 3) номер;
• 4) дата, місце складання чи видання;
• 5) гриф затвердження;
• 6) заголовок до тексту;
• 7) підстава (наказ керівника чи відомства);
• 8) склад комісії;
• 9) присутні (перелічують прізвища і посади);
• 10) текст;
• 11) відомості про кількість примірників акта, місце зберігання їх;
• 12) перелік додатків до акта;
• 13) підписи членів комісії та присутніх.

Вимоги до оформлення акта

• 1. Заголовок до тексту має включати короткий зміст актованого факту чи події.
• 2. Текст складається з двох частин: вступної, в якій вказують підстави для складання акта, перераховують членів комісії, їхні посади, прізвища, ініціали, та констатуючої, в якій зазначають мету і завдання, описують сутність і характер виконаної роботи, встановлені факти, вносять пропозиції, роблять висновки.
• 3. Дата акта має відповідати дню факту, що актується.
• 4. Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації, 2-й - керівникові організації, 3-й підшивають до справи.
• 5. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні, а також присутні.

Зразок

МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОСТІ ЗАТВЕРДЖУЮ

БУДІВЕЛЬНИХ МАТЕРІАЛІВ Директор комбінату

Київський азбестоцементний P.M. Стеценко

комбінат

АКТ

12.10.98 № 12 м. Київ

Установлення продуктивної потоково-механізованої технологічної лінії для виробництва азбестоцементних волокнистих листів

Підстава: Наказ директора комбінату від 10.09.98 № 101

Створено комісію в складі:

Голова - керівник лабораторії технології листових матеріалів СІ. Марченко.

Члени комісії - головний технолог комбінату Д.М. Петриченко, старший інженер лабораторії Ю.В. Симченко.

Присутні: заступник директора заводу № 1 Н.Л. Матвійчук, головний Інженер комбінату М.П. Родін.

У період з 10.10.96 до 12.10.98 комісія провела роботу з метою встановлення фактичної продуктивності технологічної лінії для виготовлення азбестоцементних волокнистих листів на заводі № 1,

Технологічну лінію прийнято до експлуатації Державною комісією в грудні 1996 р. із середньою сталою годинною продуктивністю 800 листів. За час, що минув з моменту прийняття лінії до експлуатації, її продуктивність значно підвищилася. Для уточнення продуктивності лінії і визначення якості продукції, що випускається, комісія розглянула такі матеріали.

• 1. Відомості про роботу технологічної лінії за весь період експлуатації.
• 2. Результати роботи лінії за перший - третій квартали 1997 р.
• 3. Фізико-механічні показники.

Ґрунтуючись на аналізі наданих матеріалів і на результатах роботи технологічної лінії заводу № 1, комісія відповідно до Вказівок з проведення одночасного обліку наявних виробничих потужностей діючих промислових підприємств визначила годинну продуктивність лінії - 4000 листів, що відповідає річній потужності ЗО млн. листів.

Комісія пропонує встановити потужність технологічної лінії розміром ЗО млн. листів на рік.

Складено в трьох примірниках: 1-й примірник - комбінатові; 2-й примірник - лабораторії; 3-й примірник - заводові № 1.

Голова комісії Д.М. Марченко

Члени комісії СІ. Петриченко

Ю.В. Симченко