Постановка і реструктуризація управлінського обліку в організації

10.4.1. Управлінський облік у системі управління організацією

Під управлінським (або внутрішнім) обліком звичайно розуміється ідентифікація, збір, реєстрація, узагальнення, аналіз і передача внутрішнім користувачам інформації, необхідної для керування організацією.

Така інформація буває затребуваною в процесі підготовки даних, необхідних для прийняття управлінських рішень, що згодом відображаються у планах різного рівня, а також при контролі виконання планів. Тому можна вважати, що управлінський облік є системою інформаційного забезпечення процесів планування і контролю на всіх рівнях управління: починаючи від стратегії і закінчуючи оперативними бюджетами.

Можна відзначити дві головні особливості управлінського обліку - орієнтація на користувача інформації й оперативність надання даних. Орієнтація на користувача - визначеного менеджера організації - характеризує сутність управлінського обліку. При цьому потреби менеджерів в інформації для прийняття рішень і контролю залежатимуть, по-перше, від функціональної області, в якій вони спеціалізуються, по-друге, від їхнього становища в організаційній структурі управління підприємством. У зв' язку з цим система управлінського обліку в конкретній організації може бути побудована різними способами, що враховують цю специфіку.

Наприклад, це може бути комплексна інформаційна система, що забезпечує менеджерів на всіх рівнях управління необхідною інформацією про стан кожної з основних функціональних областей, таких як виробництво, продажі, фінанси і т. ін. Разом з тим, це може бути і локальна система, що формує дані для обмеженого кола менеджерів (наприклад, система показників діяльності служби головного інженера) або в рамках обмеженої функціональної області (наприклад, оперативний облік виробництва або фінансових показників діяльності).

Багато менеджерів вважають, що управлінський облік є підсистемою бухгалтерського обліку й обмежується сферою фінансів. При цьому створюється уявлення про існування загальної методики внутрішнього обліку, подібної до правил бухгалтерського обліку. Однак управлінський облік - це скоріше підхід до організації інформаційної системи підприємства, орієнтованої на користувача, ніж універсальна методика. Система управлінського обліку може не стикатися з бухгалтерією і не оперувати фінансовими показниками. Рішення про конфігурацію системи управлінського обліку повинен приймати керівник організації, виходячи з існуючих потреб в інформації для керування і наявних ресурсів, що можуть бути використані для побудови внутрішньої інформаційної системи.

Друга особливість управлінського обліку - оперативність - обумовлена тим, що інформація для прийняття рішень і контролю буде корисна тільки в тому випадку, коли вона вчасно передається користувачам. При побудові складних систем управлінського обліку, що охоплюють усі рівні управління, вимога оперативності диктує необхідність автоматизації облікових процедур, оскільки ручна обробка даних не дозволяє забезпечити своєчасність отримання інформації.

Елементи системи управлінського обліку

Система управлінського обліку повинна містити такі елементи:

• o центри (зони) відповідальності;
• o контрольовані показники;
• o первинні документи управлінського обліку;
• o облікові регістри для групування даних;
• o форми управлінської звітності;
• o облікові процедури збору, обробки і представлення інформації користувачам.

Організація обліку по центрах відповідальності дозволяє вимірювати результати діяльності лінійних менеджерів, оперативно відслідковувати відхилення фактичних значень показників від цільових і виявляти їх причини (це управління за відхиленнями). Під центром відповідальності ми розуміємо посадових осіб організації, яким делеговані повноваження і відповідальність за виконання певних функцій управління і для яких встановлені цільові значення контрольованих показників. Приміром, при побудові управлінського обліку в сфері фінансів можуть виділятися центри відповідальності за доходи і витрати, прибуток та інвестиції. Якщо система управлінського обліку обмежується окремим структурним підрозділом підприємства, то центри відповідальності можуть бути виділені за результатами декомпозиції функціональних областей діяльності. Наприклад, у службі головного інженера на промисловому підприємстві можуть бути виділені центри відповідальності за досягнення цільових показників у таких областях:

• o технологічне забезпечення;
• o промислова безпека й екологія;
• o технічне обслуговування і ремонт устаткування;
• o технічний розвиток і прикладні наукові дослідження;
• o забезпечення виробництва певними ресурсами (електроенергія, газ, вода тощо).

Для того щоб дані управлінського обліку формувалися цілеспрямовано, необхідно чітко визначити склад контрольованих показників по центрах відповідальності.

При цьому мають бути виконані такі дії:

• 1. Визначення основної мети діяльності підрозділів організації, що охоплюються системою управлінського обліку. Мета діяльності підрозділу визначається загальною (стратегічною) метою організації, її місією.
• 2. Декомпозиція основної мети діяльності на її складові підцілі і завдання. У результаті декомпозиції визначають набір завдань, для кожної з яких може бути поставлений у відповідність вимірник досягнення результатів - грошовий або натуральний показник. При цьому також відбувається поділ підцілей і завдань по рівнях управління (стратегія, плани по реалізації стратегії, бюджети). Залежно від потреб менеджменту управлінський облік може формувати показники як для всіх рівнів управління, так і для якогось окремого рівня (наприклад, облік за бюджетними показниками).
• 3. Далі по кожному завданні визначається набір показників, що відображають результат його виконання. Практика показала доцільність виділення двох груп показників - ключових і допоміжних. Ключові показники оцінюють діяльність підприємства (підрозділу, служби і т.ін.) у цілому, тобто характеризують ступінь досягнення основної мети. Допоміжні відображають ступінь виконання вимог і обмежень по досягненню цілей. Наприклад, у функціональній області "екологія" ключовим показником може бути рівень викидів в атмосферу, допоміжним - відхилення від установлених нормативів викидів у навколишнє середовище.
• 4. Після розробки низки контрольних показників необхідно розподілити їх між виділеними раніше центрами відповідальності. При цьому встановлюється відповідність між складом розв' язуваних завдань у рамках центра відповідальності і вимірниками кінцевого результату його діяльності.
• 5. Завершальним етапом є визначення цільових значень контрольних показників, які є предметом планування. Вони можуть виступати як показники, що відбивають результат виконання планів (наприклад, значення доходів, витрат, прибутку у фінансовому плані), або відправною точкою для розробки планів. Наприклад, визначення цільового рівня рентабельності продажів є підставою для розробки плану заходів щодо його досягнення.

Завдання управлінського обліку - формування фактичних даних про значення контрольованих показників і надання їх зацікавленим особам усередині організації.

Іншим важливим моментом є визначення облікових періодів, тобто інтервалів часу, по закінченні яких стає доступною інформація про значення контрольованих показників. Очевидно, чим коротшими будуть облікові періоди, тим вищою оперативність управлінського обліку. Разом з тим, слід враховувати, що вибір коротких облікових періодів істотно ускладнює процедури управлінського обліку, збільшує його трудомісткість і висуває підвищені вимоги до професійної підготовки й інтенсивності роботі персоналу, зайнятого в обліковому процесі.

Процес становлення управлінського обліку

Становлення управлінського обліку в організації має бути ініційоване вищим керівництвом, яке попередньо повинно усвідомити свої потреби в інформації для управління. Для цього доцільно створити робочу групу, керівник якої повинен мати авторитет в організації, при цьому йому надаються широкі повноваження щодо одержання необхідної інформації від підрозділів. Як правило, процес формалізації потреб і становлення управлінського обліку відбувається за участю зовнішніх консультантів, що також входять до складу робочої групи.

У процесі становлення управлінського обліку необхідно вирішити такі завдання:

• o визначити функціональні області, в яких передбачається побудова або реструктуризація управлінського обліку;
• o виявити елементи існуючого в організації внутрішнього обліку в межах виділених функціональних областей і оцінка їх адекватності реальним господарським процесам, а також інформаційним потребам менеджменту;
• o розробити концепції управлінського обліку в організації і плану заходів щодо його побудови;
• o розробити структуру зон відповідальності менеджерів;
• o визначити основні елементи системи управлінського обліку та їх регламентація;
• o впровадження системи управлінського обліку в організації і консультаційний супровід процесу дослідної експлуатації.

Найважливішою вимогою ефективного функціонування системи управлінського обліку в організації є її регламентне забезпечення.

У процесі становлення управлінського обліку розробляється "Положення з управлінського обліку і звітності", в якому мають відображатися:

• o цілі і завдання системи управлінського обліку, базові принципи її побудови, основні поняття;
• o опис структури центрів відповідальності;
• o склад контрольованих показників по центрах відповідальності й алгоритм їх визначення;
• o форми первинних документів і звітних документів;
• o процедури підготовки й опрацювання первинних документів;
• o графік документообігу управлінського обліку.

Після завершення підготовки регламентів починається етап впровадження системи управлінського обліку. Воно передбачає навчання працівників; апробацію процедур управлінського обліку на реальних даних одного облікового циклу за участю розробників системи; корегування регламентів за результатами їх дослідного (пробного) використання; затвердження постійних регламентів; адаптація існуючих або впровадження нових систем автоматизації управління підприємством.