Теоретичні відомості

Зберігання інформації - одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним з найпоширеніших засобів такого зберігання є бази даних.

База даних - це файл спеціального формату, який містить інформацію, структуровану певним чином. Комплекс програмних засобів, які призначені для створення структури нової бази, наповнення її вмістом, редагування вмісту і візуалізації інформації, називають системою управління базою даних (СУБД). У даній роботі ми познайомимося з СУБД Microsoft Access і створимо за допомогою неї базу даних (файл) з назвою Biblioteka.mdb (mdb - це формат файлів(баз даних), створених за допомогою СУБД Microsoft Access).

База даних може мати такі об'єкти: таблиці, запити, форми, звіти. У даній роботі ми ознайомимося із таблицями.

Створення бази даних завжди повинно починатися з розробки структури її таблиць. Таблиці - це основні об'єкти бази даних, у них зберігаються дані.

У табличній структурі адрес даних визначається перетином рядків та стовпців. У базах даних стовпці називаються полями, а рядки - записами. Поля утворюють структуру бази даних, а записи складають інформацію, яка в ній міститься.

Поля - це основні елементи структури бази даних. Вони мають свої властивості. Від властивостей полів залежить, які типи даних можна вносити у поле, а які ні, а також те, що можна робити з даними, які містяться у полі.

Основні властивості полів таблиць баз даних на прикладі СУБД Microsoft Access:

• - имя поля - визначає, як варто звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць);
• - тип поля - визначає тип даних, що можуть міститися в даному полі (текстовий, числовий, дата/час, поле MEMO, грошовий, лічильник, логічний, поле об'єкта OLE, гіперпосилання);
• - размер поля - визначає граничну довжину (у символах) даних, що можуть розміщатися в даному полі, основна властивість текстового поля;
• - формат поля - визначає спосіб форматування даних в комірках, що належать полю, наприклад, для типу поля дата/час - короткий формат 19.06.94;
• - маска ввода - визначає форму, в якій вводяться дані в поле (засіб автоматизації введення даних);
• - подпись - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то як заголовок стовпця використовується властивість Ім'я поля);
• - значение по умолчанию - те значення, що вводитися в комірки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних);
• - условие на значение - обмеження, використовуване для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, що використовується, як правило для даних, що мають числовий тип, грошовий чи тип дата/час);
• - сообщение о ошибке - текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задана властивість Умова на значення);
• - обязательное поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.

Вищевказані властивості полів відносяться в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати або не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми.

Типи даних

Microsoft Access працює з наступними типами даних, які можуть міститися у полі:

• - текстовый - тип даних, який використовується для збереження звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів);
• - поле MEMO - спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту (до 65 535 символів);
• - числовой - тип даних для збереження числових даних. Воно також має свій розмір (байт, ціле, довге ціле, дійсне). В залежності від розміру поле має свої властивості, наприклад, для дійсного необхідного вказати розмір десяткової частини числа;
• - дата/время - тип даних для збереження календарних дат і поточного часу. Мають свої формати (повний, довгий, середній, короткий);
• - денежный - тип даних для збереження грошових сум. В цьому випадку комп'ютер відображає числа разом з грошовими одиницями;
• - счетчик - спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у поле) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання - для порядкової нумерації запису.
• - поле об'єкта OLE - спеціальний тип даних, який призначений для зберігання об'єктів OLE, наприклад мультимедійних (картинки, музичні кліпи та відеозаписи).

З організаційної точки зору у роботі з будь-якою базою даних є декілька режимів створення таблиць:

• - режим таблиці;
• - конструктор таблиці;
• - майстер таблиці;
• - імпорт таблиці.

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці.

У режимі конструктора користувач задає:

• - назви полів методом введення назв;
• - тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;
• - описи полів, які є необов'язковими;
• - властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.

При створенні структури таблиць одне поле (чи одну комбінацію полів) треба назначити ключовим. З ключовими полями комп'ютер працює особливо. Він перевіряє їх унікальність та швидше виконує сортування за такими полями.

Теоретичні відомості

У попередній роботі було створено таблиці, але тільки їх містять тільки найпростіші бази даних. Якби інформація зберігалась би у таких простих структурах, то для роботи з нею можна було обійтись без спеціальних систем управління базами даних. Основні переваги систем управління базами даних реалізуються при роботі не з окремими таблицями, а з групами взаємопов'язаних таблиць. Бази даних, які мають зв'язані таблиці, називають реляційними базами даних. Для створення зв'язків між таблицями СУБД Access має спеціальне діалогове вікно, яке називається Схема данных.

Інтерфейс завдання зв'язків між полями у схемі заснований на "перетягуванні" (переміщенні при натиснутій лівої кнопки миші) вибраного поля та "накладуванні" його на те поле, з яким повинен бути встановлений зв'язок. Для зв'язування відразу декількох полів їх слід переміщувати при натиснутій клавіші CTRL.

Виділяють декілька типів зв'язків між таблицями у схемі:

• - "один к одному" (1:1) - одному значенню поля в одній таблиці відповідає тільки одне значення поля в іншій.
• - "один ко многим" (1:оо) - одному значенню поля в одній таблиці відповідає декільком (одній чи більше) значень в іншій.