Термін зберігання бухгалтерських фінансових звітів і балансів

Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (р. III, ст.8) передбачає відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження розроблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), яка здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Аналогічну вимогу висуває Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 87. П. 6.7. вказує "зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи".

Усі підприємства незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до держархіву за місцем свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду. Надалі експертиза відбувається щороку.

На підприємстві створюється експертна комісія за рішенням або наказом керівника. Вона діє на підставі Положення про комісію розробленого на підприємстві з урахуванням вимог Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 р. № 1227/8, та відповідно Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.07.2007р. № 1004.

До складу експертної комісії входить керівник служби діловодства та архіву, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці держархіву. Головою експертної комісії призначають заступника керівника підприємства, а секретарем - керівника архіву. Засідання експертної комісії проводять не рідше ніж раз на рік і вважають правомочними, якщо на них присутні не менше 2/3 складу комісії. Рішення приймають більшістю голосів та оформлюють протоколом, який підписує голова (заступник) і секретар комісії, а набуває чинності воно з моменту затвердження протоколу засідання експертної комісії керівником підприємства.

Усі документи, закінчені в діловодстві, групують у справи відповідно до погодженої номенклатури з документів одного або групи споріднених питань. У справи вміщують лише оригінали або (у разі їх відсутності) засвідчені копії документів. їх групують у справи за рік. Заборонено включати до справ постійного зберігання (документів Національного архівного фонду) чернетки, особисті документи, розмножені копії та документи, які підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня).

До оформлення справ висуваються такі вимоги: аркуші необхідно нумерувати, за необхідністю має бути внутрішній опис документів, засвідчувальний напис, справи - підшиті або оправлені та із заповненим титульним аркушем. Потрібно щоб документи зберігали свій вигляд та не отримали пошкоджень.

До архіву підприємства передаються фінансові звіти за описом, який ведуть кілька років поспіль за єдиною нумерацію. Кожного року формують річний розділ. До нього вносять усі справи, що зберігають у структурному підрозділі, у т.ч. і незавершені протягом календарного року.

У кінці опису складають підсумковий запис, у якому зазначають (цифрами і літерами) кількість справ, що є в описі, їх перший і останній номери, а також особливості нумерації. У річний розділ заносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках наприкінці розділів опису кожного наступного року ставиться відмітка "Документи з цього питання також у розділі за_рік, №_",а графи 4,5 опису не заповнюється. Підписує опис справи у 2 примірниках укладач із зазначенням своєї посади, потім погоджує з керівником служби документаційного забезпечення і затверджує у керівника підрозділу. Перший примірник опису піде за справами до архіву, а другий - зашиється у відділі для контролю.

Приймання - передачу кожної справи проводять у присутності працівника підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ роблять позначки про прийняття тієї або іншої справи.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси потрібно зберігати у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

На підприємстві виділяється окреме приміщення (архів)для зберігання бухгалтерських документів, регістрів та звітності. За ведення архіву несе відповідальність головний бухгалтер.

Квартальні і річні бухгалтерські звіти повинні бути переплетені в окремі папки, які містять перелік матеріалів і сторінок, на яких вони розташовані. По закінченні термінів зберігання звітів, вони підлягають передачі в державний архів або ліквідації, про що складається відповідний акт.

Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5 "Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів" бухгалтерська звітність підприємств повинна зберігати в такі терміни (табл. 2.3).

Таблиця 2.3. Перелік документів, облікових регістрів, звітності та терміни їх зберігання