Офісний менеджмент - Навчальні матеріали онлайн

СУТНІСТЬ ТА ОСОБЛИВОСТІ ОФІСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ Управлінська діяльність як специфічна складова суспільного виробництва Сутність, зміст, предмет, об'єкт та особливості офісного менеджменту Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства. Види та класифікація управлінської діяльності Ролі менеджера Вимоги до менеджерів Мотиви до зайняття менеджерських посад. Розумові здібності Ділові якості Особистісні риси Вимоги до антикризового менеджера СУТНІСТЬ, ЗМІСТ ТА НАПРЯМКИ НАУКОВОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ОФІСНОЇ ПРАЦІ Поняття і завдання наукової організації праці Зміст і напрямки наукової організації праці Складові основи наукової організації праці Режим праці та відпочинку Розподіл і кооперація праці Основні види розподілу та кооперації праці на підприємстві Особливості наукової організації управлінської праці Професійна орієнтація та професійний добір (відбір) працівників ОРГАНІЗАЦІЯ ВЗАЄМОДІЇ ТА ПОВНОВАЖЕНЬ. РОЗПОДІЛ ТА КООПЕРАЦІЯ ОФІСНОЇ ПРАЦІ Організація взаємодії як функція менеджменту. Делегування повноважень Складіть повний перелік своїх обов'язків і зробіть це письмово Користування Вашим переліком Подивіться на ці запитання очима свого начальника Вивчіть загальний підхід до вирішення даної проблеми Визначте, як вплине передача повноважень на ваших підлеглих Довідайтеся про здібності й характер кожного з Ваших підлеглих Встановіть технічну компетентність Визначте здатність ваших підлеглих керувати роботою Визначте і використовуйте риси характеру підлеглих Використовуйте передачу частини своїх повноважень як засіб стимулювання підлеглих Використовуйте передачу своїх повноважень для згуртування включених у групу осіб Використовуйте передачу частини своїх повноважень так, щоб підсилити загальну взаємну зацікавленість підлеглих Не намагайтеся передати підлеглим повноваження, якими вони вже користуються завдяки своєму положенню Набирайте своїх помічників з урахуванням думки групи Не показуйте підлеглим своїх почуттів Практикуйте передачу частини своїх повноважень при кожній можливості Уявіть себе в кріслі керівника Передавайте свої повноваження підлеглим, керуючись інтересами не власного престижу, а винятково справи Використовуйте передачу повноважень як засіб посилення впевненості підлеглих у власних силах Будьте готові підтримувати підлеглих Беріть до уваги можливість помилок Намагайтеся зробити вашу критику ефективною Не користуйтеся владою, яку Ви передали підлеглим Беріть на себе відповідальність за всі рішення, які підлеглі прийняли у відповідності з даними їм повноваженнями Встановіть надійні методи звіту і контролю Влада й повноваження та Empowerment Основні види та принципи професійно-кваліфікаційного розподілу й кооперації управлінської праці Організація розподілу повноважень Організація взаємин між лінійними й штабними повноваженнями Лінійні повноваження й координація Нормативні акти, які регламентують організацію взаємодії і повноважень Форма й зміст Розподіл функцій між менеджером і підлеглими Розподіл функцій між членами загального керівництва Організація командної роботи Етичні проблеми лідерів творчих команд Інтрапренерські (командні) структури Подолання опору змінам Запровадження нововведень і трансформація організації Зміни як дестабілізатор організаційної системи Різноманітність проти самозбереження Необхідність підтримки трансформації Людський фактор Національні особливості людського ресурсу Західний підхід до людського фактора Управління людським фактором Модель поведінки Невідповідності стосовно моделі Реалії стратегії Внутрішні компоненти Фактор вірогідності Ефективність змін Проблеми змін Виявлення незадоволеності поточним станом Забезпечення участі працівників у змінах Організація системи винагород на підтримку змін. Надання часу і можливостей для дистанціювання від стереотипів минулого Формування чіткого уявлення про майбутній стан організації Використання системного підходу Розробка організаційних механізмів перехідного періоду Формування механізмів зворотного зв'язку Забезпечення підтримки всіх груп влади всередині фірми Формування стилю поведінки, орієнтованої на лідерство Навмисне використання символів і термінології змін Визначення точок стабільності ПЛАНУВАННЯ ОСОБИСТОЇ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА Встановлення особистих цілей менеджера Методи планування роботи менеджера Вибір пріоритетності справ. Принципи встановлення пріоритетності при опрацюванні управлінських рішень Перспективні, річні, місячні та поточні (оперативні) плани Тайм-менеджмент. Планування часу Раціональні методи і засоби планування і виконання управлінської роботи Раціоналізація витрат часу на регулярно повторювані роботи Планування роботи за допомогою методу "Альпи" Планування за системою Б. Франкліна "Пряме" планування за допомогою картотек і щоденників обліку часу Типові помилки при організації планування часу Боротьба зі стресами для вивільнення часу менеджера Поняття стресу Біологічні Соціально-культурні Психодинамічні Свідомі Дослідні Духовні Загальні підходи і стратегія боротьби зі стресом Подальші кроки НОРМУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ПРАЦІ. ОБЛІК ТА АНАЛІЗ РОБОЧОГО ЧАСУ Види норм і завдання нормування управлінської праці Методи нормування праці Особливості часу як ресурсу Облік та аналіз робочого часу. Фотографія та само-фотографія робочого дня Раціональне використання часу менеджером Як визначати і виправляти трудові навички Як скласти бюджет часу і не порушити його Практичні поради, що допоможуть перетворити ваш кабінету місце, де можна розумно використовувати свій час Хто на кого працює? Передача ініціативи ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧИХ МІСЦЬ В ОФІСІ Поняття робочого місця менеджера та його організація Вимоги до планування та обладнання робочих місць Організаційне оснащення робочих місць Створення автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів Автоматизацій роботи менеджера Автоматизовані робочі місця адміністративно-управлінського персоналу Характеристика основних видів забезпечення автоматизованих робочих місць Забезпечення комфортних та безпечних умов праці Фактори, що загрожують здоров'ю Забезпечення безпеки праці Попереджувальні заходи й підготовка умов роботи Перевірки й дослідження Навчання техніці безпеки й мотиваційним програмам Раціоналізація режиму праці Режим роботи й програми якості життя на виробництві Гнучкий графік Вигоди й проблеми гнучкого часу Керування гнучким часом Частковий найм й розподіл місць Проблеми управління в умовах часткового найму й поділу місць Працювати поза офісом — ефективно чи ні? ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОФІСНОЇ РОБОТИ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ Визначення документа. Види документів та їх класифікація Документування та документальне забезпечення офісної роботи Робота з документами Поняття офісного документообігу Складання номенклатури та формування справ Поза-офісне зберігання документів Доставка документів Умови зберігання. Безпека Строки зберігання документів Приймання, розгляд і реєстрація документів Приймання документів Розгляд документів Реєстрація документів Робота з вихідними документами Організація контролю за виконанням документів Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян Особистий прийом громадян Типові помилки в роботі з документами Як навчитися працювати з документами. Наскільки продуктивна Ваша "паперова робота"? Ваша мета - мінімум документів Як же можна вирішувати службові питання без паперів? Стислість - сестра таланту Чи можна бути гранично коротким і при цьому дотриматися всіх правил ділової етики? Як ще можна скоротити своє ділове листування? Правила "паркування" документів Щоранку Ви починаєте з перегляду документів, що надійшли. Найчастіше це віднімає занадто багато часу. Що робити? Як побудована система "паркування" документів? Що робити з 10% документів, що залишилися після розбирання столу? Чи можна скоротити кількість документів у підшивці? Комп'ютер - друг або ворог?Чи може комп'ютер бути ворогом? Типові помилки в роботі з документами ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, ЗБОРІВ, ДІЛОВИХ ПЕРЕГОВОРІВ Технологія підготовки проведення нарад і зборів Класифікація ділових нарад та методика їх раціонального проведення Технологія ефективного проведення зборів Підготовка і проведення ділових бесід та переговорів Принципи проведення ділових бесід Стратегія і тактика ведення переговорів Як зробити переговори максимально ефективними Ви можете стати об'єктом маніпуляцій Маніпуляція фактами Маніпуляція повноваженнями Маніпуляція зобов'язаннями Психологічний тиск Етика блефу Сила є — розуму не треба? Тактика "холодної війни" Емоційний блеф Головний козир Як проводити збори і наради Навіщо Вам потрібні наради і чи потрібні Ви на нараді?Існують так звані планові наради. Здасться, що вони повинні дисциплінувати співробітників. Чи вірно це?Що може бути альтернативою нарадам?Правила проведення нарад Як підвищити ефективність нарад? Повістка наради Персональний склад присутніх Час і місце проведення наради Як "не випасти" із графіку наради?Що потрібно врахувати при виборі місця проведення наради?Яким основним вимогам повинне відповідати приміщення для проведення наради?Що ще варто врахувати при підготовці наради?Тривалість наради Підведення підсумків Роль і функції голови наради Типові помилки при проведенні нарад Управління потоком відвідувачів, техніка їх прийому Основи взаємодії керівника й секретаря-референта Про пресу Телефон Відвідувачі та методи "боротьби" з ними Перешкоди у спілкуванні. Рівні ділового спілкування основних правил спілкування зі ЗМІ ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОФІСНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ Підсистема інформаційного забезпечення менеджменту та класифікація інформації Класифікація інформації Використання інформації в основних функціях менеджменту. Постановка управлінського обліку в офісі Управлінський облік у системі управління організацією Елементи системи управлінського обліку. Процес становлення управлінського обліку Основи організації та структура інформаційних технологій Основи організації інформаційних технологій Структура інформаційних технологій Комп'ютерні системи інформаційного менеджменту. Концепція електронного офісу Система здійснення угод і операцій Управлінські інформаційні системи Системи підтримки рішень Системи, що базуються на знаннях та експертні системи Побудова інформаційних систем А. Визначальна стадія Б. Стадія розвитку В. Стадія встановлення і введення в дію Розробка (доробка, переробка) систем користувачем Концепція електронного офісу Інформаційна безпека об'єкта управління Дані засновані на фактах Організація системи доступу до відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства (фірми) та системи їхньої безпеки КУЛЬТУРА УПРАВЛІННЯ. КУЛЬТУРА МЕНЕДЖЕРА Поняття культури управління Роль культури менеджменту та її основні функції і складові Складові культури управління Загальні положення та основні поняття корпоративної культури Поняття корпоративної культури Основні принципи й типи корпоративної культури Фірмові стандарти як частина корпоративної культури Компоненти корпоративної культури Стадії розвитку корпоративної культури Стадія зародження Управлінська етика та її складові Етичні цінності й місія організації Ділова етика як вид професійної етики Моральний клімат в організації Імідж офісу, імідж менеджера Стереотипи сприйняття дійсності Природа іміджу Корпоративний імідж Імідж менеджера Сугестія іміджу Впевненість Зовнішній вигляд Кольори в одязі Гарні манери Делікатність Ввічливість Тактовність і чуйність Скромність Погляд Голос і мови Оцінка голосу Міміка й жести Перебудова іміджу Основні поняття про етикет у роботі менеджера Поняття про етикет Правила розмови Як поводитися за столом Буфет Порядок подачі вин Сервіровка столу Візитні картки Етикет, якого дотримуються в листах