Здійснення змін у процесах з метою підвищення їх ефективності

Ефективне впровадження систем електронного документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управління, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановка виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.

Головною проблемою при впровадженні електронної системи є її масштабність: система не може бути впроваджена "з нуля", оскільки стосується всіх основних сторін діяльності. Одночасне впровадження може викликати довгострокову зупинку у діяльності товариства, проте в наступній своїй діяльності підприємство значно спростить та прискорить свою роботу з ведення документів. Таким чином, перед розгортанням етапів впровадження системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність усіх ланок підприємства до застосування якісно нових технологій.

Наступною особливістю СЕД є впровадження її повсюди, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, в іншому випадку ефективність від її використання буде мінімальною.

На цьому етапі може виникнути з дуже великою вірогідністю ще одна з основних проблем упровадження – консерватизм персоналу. Негативна дія даного фактора підсилюється слабким кадровим складом. Звичайно, така поведінка працівників обумовлена не тільки небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Стикаючись із подібними питаннями можна звести нанівець усі спроби впровадження СЕД. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Тому запуск комплексної інформаційної системи в ТОВ "Алекса" вимагає досягнення, насамперед, психологічної готовності працівників до перебудови бізнес-процесів і перенавчання.

Логіка організації документообігу відрізняється від паперової. І ось у чому полягає. Робочий процес поділяється на завдання – окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згідно зі своїми посадовими інструкціями, у певній послідовності.

Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт його виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. Потім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформацію, яка повинна бути внесена за результатами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація.

Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. У результаті в організації формується інформаційний потік, пов'язаний із виконавцями та їхніми функціями.

Шаблони та екземпляри документів зберігаються в електронному архіві.

Спроектовані в товаристві бізнес-процеси містять послідовність виконання завдань та інформацію, яка передається між учасниками, інструкції з порядку операцій із фінансовими і матеріальними ресурсами.

Поняття "бізнес-процес" – ключове поняття так званої про- цесної моделі управління. Наведемо кілька його взаємодоповнюючих визначень.

Бізнес-процес – це сталий інформаційний процес (послідовність робіт), який належить до виробничо-господарської діяльності організації. Він містить ієрархію взаємопов'язаних функціональних дій, які реалізують одну (або кілька) із бізнес – цілей компанії у інформаційній системі компанії (напр., управління, аналіз випуску продукції, ресурсне забезпечення випуску продукції, причому під продукцією слід розуміти товари, послуги, рішення, документи).

Бізнес-процес – порядок дій, який постійно повторюється, для виконання або вирішення окремого завдання; послідовність дій, за допомогою якої входи (ресурси) перетворюються на виходи (результат), корисні для споживача.

Бізнес-процес – це сукупність кількох пов'язаних між собою процедур або функцій, які спільно реалізують деяке завдання бізнесу або політичну мету (зазвичай у контексті організаційної структури, яка описує функціональні ролі і відносини).

Як приклад, можна навести такі бізнес-процеси у системі документообігу товариства:

• – реєстрація і опрацювання вхідних та вихідних документів;
• – підтримка внутрішнього документообігу;
• – формування і виконання доручень;
• – повний цикл узгодження документів, робота з угодами.

Бізнес-процес "Реєстрація і опрацювання вхідних документів" складається з послідовності дій: "зареєструвати документ" (секретар) – "направлення на резолюцію" (секретар) – "накладання резолюції" (керівник) – "спрямування до виконавця" (керівник) і т.д.

Опис бізнес-процесу складається з опису його операцій та з опису умов переходу між операціями

До опису бізнес-процесу включають інформацію:

• – про виконавця операції;
• – про опис завдання, яке повинен виконати виконавець;
• – про типи об'єктів, над якими виконується операція.

Опис умов переходу між операціями містить дані про:

• – початкову операцію;
• – наступну операцію;
• – умову переходу.

Таким чином, одержуємо єдину систему, в якій здійснено інтеграцію співробітників та інформації (документа): кожен виконавець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить результати виконання.

Вирішення цих питань у рамках перспективних програм підвищення кваліфікації співробітників підприємства "Олекса" дасть змогу побачити реальні результати тільки через певний період.

Наступною проблемою впровадження СЕД може виступити фактор керівництва. Тут можливі різні варіанти наслідків, які будуть залежати від наявності чи відсутності волі керівника. При цьому в кращому випадку система може виявитися впровадженою або тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому випадку вона не буде впроваджена зовсім.

Поведінка керівника зумовлюється острахом перед наслідками впровадження такої системи, адже робота кожного працівника, незалежно від посади, стає прозорою. Іноді керівники не мають бажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи, а воліють мати справу з живими людьми, а не з документами, у зміст яких необхідно вчитуватись.

Ще одним при цьому важливим фактором є досягнення психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі.

Наступною проблемою при впровадженні СЕД є постійні структурні зміни в організації, що спричинюють слабку формалізацію бізнес-процесів. Наявність таких рухів усередині організації може призупинити чи відкласти впровадження СЕД. Адже передача масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший дуже часто супроводжується втратою інформації, що є неминучим наслідком при будь-яких структурних і кадрових перестановках. Уже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію подібних структурних змін (рис.6.9.).

Ще однією проблемою є необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів. Електронні документи, які мають правові наслідки, можна супроводжувати паперовими копіями з "реальним підписом" та "мокрою печаткою".

Головне – розуміти, що метою впровадження СЕД є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування організації. Роздруковувати необхідно буде тільки кінцеві продукти роботи, повністю підготовлені паперові документи й тільки в одній копії, а це дозволить істотно знизити обсяг паперових документів.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів та поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Тому ще одним питанням, пов'язаним із запровадженням системи документообігу є організація взаємодії із зовнішнім середовищем. Особливо це стосується обміну документами з іншими підприємствами, державними організаціями або відомствами, з якими йде постійне тісне співробітництво.

Послідовність переведення документації в електронну форму

Етапи переведення паперових документів в електронну форму з метою реалізації електронного документообігу наступні:

1. Сканування документів і створення електронних копій у вигляді зображення (образ документа), отримання растрового зображення креслення.

Документи скануються й піддаються мінімальній первинній обробці (наприклад, усувається перекіс, проводиться обережне – щоб уникнути втрати інформації – очищення від дефектів оригіналів).

Документи високої і середньої якості скануються в монохромному режимі й зберігаються в одному з форматів – tif або bmp.

Документи поганої якості ("синьки", п'яті копії оригіналів і т.п.) краще скануються в напівтоновому режимі. Розмір цих файлів набагато більший, але завдяки цьому зберігається інформація, яка може загубитися при монохромному скануванні.

Сканування потрібно проводити на якісних сканерах – придатні результати дає тільки професійне устаткування. Не слід сканувати документи великих форматів на офісних сканерах формату А4, тому що витрати часу і якості дуже швидко зведуть подібну економію нанівець.

При скануванні потрібно пам'ятати про співвідношення "dpi/розмір файла". Чим вища роздільна здатність сканування, тим точніше растрове зображення, більше його розмір та необхідні для його обробки ресурси. Кваліфікований майстер сканування шукає золоту середину: щоб розмір був "реальним" і якість збереглася.

При скануванні великої кількості документів однакової якості бажано організувати процес пакетної (автоматизованої) обробки за заданим сценарієм. У процесі сканування виконується візуальний контроль якості.

2. Розпізнавання сканованих документів – переведення зображення у текстовий документ. На цьому етапі відбувається

Рис. 6.9. Модель взаємодії елементів системи електронного документообігу

• • фільтрацію для монохромних, кольорових і напівтонових зображень;
• • усунення перекосу – автоматичне визначення або введення кута вирівнювання;
• • корекцію по рамці – корекція зображення відповідно до відомих розмірів рамки (формату креслення);
• • калібрування – усунення лінійних і нелінійних спотворень;
• • використання сітки чи довільного набору калібрувальних пар;
• • автоматичний вибір оптимального способу калібрування.
• • зміну фізичних розмірів, роздільної здатності зображення, дзеркальне відображення, кадрування (обрізка зображення з одночасним вилученням його частини, що виходить за рамку кадру).

Коли підприємство "Олекса" буде перетворювати паперовий архів технічної документації в електронну форму, то після вищенаведених етапів підприємство повинно виконати векторизацію (повну або часткову) та завантажити отримані дані у векторний редактор.

Векторизація – це процес перетворення растрової графіки, одержаної в результаті сканування, на векторну графіку, якою, як правило, користуються в САПР. Відповідні елементи растрового зображення перетворюються на векторні об'єкти: відрізки, дуги, полілінії.

Нині векторизація стає все більш інтелектуальною. Ще зовсім недавно програма-векторизатор розпізнавала тільки елементарні об'єкти – лінії, дуги та полілінії. Потім векторизатор почав "навчатися", розпізнавати растрові символи.

Векторизація буває автоматичною і напівавтоматичною. При напівавтоматичній векторизації в креслення вставляється растрове зображення як підкладка і проводиться послідовне (об'єкт за об'єктом) перетворення растрових даних на векторні об'єкти. Вибравши тип об'єкта, наприклад лінію, курсором миші вказуємо послідовно на відрізки, які тут же оцифровуються до першого перетину і перетворюються на векторні об'єкти. Аналогічно можна векторизувати дуги, кола, полілінії.

Складніше йде справа з невеликими текстовими фрагментами. Тут потрібно вказати базову точку початку тексту, далі ввести текст з клавіатури і, виділивши растровий фрагмент, видалити його з креслення, замінивши векторним об'єктом.

Автоматична векторизація дозволяє перетворювати на векторний формат все растрове зображення або його вибраний фрагмент.

Автоматична векторизація дає задовільні результати тільки на кресленнях високої і середньої якості. Зображення невисокої якості перед векторизацією необхідно поліпшити шляхом корекції растрового зображення.

Завантаження одержаних даних у векторний редактор і подальша робота з ними виконується за одним з двох варіантів:

• • повне перетворення креслення до векторного представлення;
• • гібридний варіант, що передбачає сумісне використання відсканованого креслення і векторних об'єктів, створених засобами AutoCAD.

При повному перетворенні креслення до векторного представлення векторизації підлягають всі необхідні елементи паперового оригінала. По завершенні векторизації з електронного креслення видаляється растрове зображення і залишаються лише векторні об'єкти.

Гібридний варіант передбачає використання в одному і тому ж кресленні фрагментів растрового зображення паперового оригіналу (або його частини) та векторних елементів креслення. Останні можуть бути створені засобами програмного забезпечення САПР, наприклад, AutoCAD.

Це один із найпростіших способів використання “старих” креслень без їх повної векторизації, яка може виявитися досить трудомісткою й істотно збільшити час створення нового креслення.

Гібридне редагування – це одночасна робота з растровою і векторною графікою за допомогою технології, максимально наближеної до векторної. Растрові креслення – це не просто картинки: в сучасних гібридних редакторах вони наділяються "інтелектом" векторних файлів.

Для вирішення описаних вище завдань підприємство "Олекса" мусить використовувати програмне забезпечення, яке зведене в таблицю 6.18.

Таблиця 6.18

Види програмного забезпечення

Підприємству "Олекса" також необхідно скористатись програмним забезпеченням Autodesk CAD Overlay.

З точки зору переведення документації товариства в електронний вид документи умовно поділяють на кілька типів, як це подано на рис. 6.10.

Рис. 6.10. Класифікація документів з тонки зору переведення в електронну форму

Переведення кожного із видів документів в електронну форму має такі особливості:

• – для фотографій достатньо їх електронного зображення;
• – при переведенні текстів – їх необхідно розпізнати, можливо відновити форматування;
• – при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос.

Переваги та недоліки зберігання документа, переведеного в електронну зведені в таблицю 6.19.

Таблиця 6.19.

Переваги та недоліки способів зберігання інформації

У процесі перетворень вивчено та проаналізовано, наскільки підприємство адаптоване до вимог ринку, як і за рахунок чого можна поліпшити його діяльність, що для цього необхідно зробити, тощо. Таким чином, бенчмаркетингові дослідження дали можливість підприємству "Олекса" стати на рівні з кращими відповідно до вимог ринку.

Якщо вченийне взмозі пояснити 8-річному хлопчику, чим він займається, то він шарлатанктивний процес

К. Воннегут