Інформаційні потоки логістики

В основі управління матеріальними потоками лежить обробка інформації, що циркулює в логістичних системах, тому одним із ключових понять логістики є поняття про інформаційні потоки (1П).

Інформаційний потік – це кероване явище циркуляції у логістичній системі, а також між логістичною системою та зовнішнім середовищем повідомлень, необхідних для управління і контролю логістичних операцій у процесі цілеспрямованого застосування їх. Інформаційні потоки відрізняються за формою існування, зоною існування, характером супроводу матеріальних потоків ті періодичністю [29].

За формою існування інформаційні потоки можуть мати якісні та векторні форми існування. У сучасній інформатиці використовують такі якісні форми інформаційних потоків, як:

• – паперовий документ – оформлений бланк замовлення, накладна, подорожній лист і т. д.;
• – електронний документ – електронне повідомлення, база даних на магнітних або лазерних дисках і т. д.;
• – візуальний документ – фотографії, відеокасети, кіноплівки, телебачення;
• – вербальні (усні) повідомлення – мовлення, радіо, телефон тощо.

У процесі циркуляції інформаційні потоки можуть змінювати векторну форму свого існування – бути динамічним при передачі, обробці і т. д., або бути статичним під час зберігання, аналізу інформації [21].

Щодо зони функціонування інформаційних потоків відносно до логістичної системи потоки можуть бути:

• – зовнішніми, існуючими поза середовищем логістичного ланцюга, але пов'язаними із інформаційними процесами можливими майбутніми взаємодіями:
• – внутрішніми, існуючими у середовищі логістичної системи для забезпечення зв'язків потоків;
• – перехідними, що здійснюють зв'язок логістичної системи із зовнішнім середовищем. Ці інформаційні потоки, у свою чергу, можуть бути поділені на вхідні та вихідні залежно від вектора переміщення інформації.

Відносно матеріальних потоків, які супроводжуються інформаційними потоками, останні можуть бути: продуктовими, відображаючи фізичну характеристику матеріального потоку; операційними, коли розкривається зміст зміни стану матеріального потоку; дільничними або системними, залежно від обсягу опису. Розрізняють три варіанти взаємодії транспортних і інформаційних потоків: інформація випереджає, супроводжує та пояснює транспортно-матеріальний потік. За транспортно-матеріальним потоком може проходити інформація назустріч щодо прийому вантажів за кількістю і якістю, претензії та взаєморозрахунки.

За періодичністю виникнення ІП поділяють на безперервні, дискретні, бліц-потоки та разові. Безперервні ІП сповіщають учасників логістичного процесу про поточний стан матеріального потоку, наприклад, швидкість руху транспортного засобу. Більшість ІП носять дискретний характер із заданою періодичністю, визначеною користувачем або технічними характеристиками інформаційних засобів. Необхідність у бліц-потоках виникає при відхиленнях логістичного процесу від планового, а разові ІП забезпечують додаткову інформацію щодо підтвердження логістичних операцій або надають додаткову уточнювальну інформацію.

Інформаційні потоки характеризують якісними і кількісними показниками [25]. До основних якісних характеристик ІП належать:

• – джерело виникнення;
• – векторна спрямованість;
• – пункт обробки інформації;
• – пункт та спосіб зберігання.

Серед основних кількісних характеристик ІП виділяють :

• – обсяг інформаційного потоку;
• – швидкість передачі інформації;
• – швидкість обробки інформації;
• – час проходження інформації.

У логістичній інформаційній системі формуються три основні групи інформаційних потоків:

• – планування і координації виробничої діяльності;
• – транспортної діяльності та розміщення запасів;
• – оперативної діяльності, пов'язаної з управлінням транспортуванням та вантажопереробкою, постійним контролем за цими процесами;
• – керування, пов'язане із коригуючими діями управлінських структур при порушеннях плановості процесів.

Інформаційний процес переробки цих видів ІП реалізується за такими основними функціями, як:

• а) переміщення потоків інформації у рамках логістичної інформаційної системи, накопичення інформації, фільтрація потоків з метою їх групування та її зберігання в базах даних;
• б) об'єднання та розподіл інформаційних потоків у структурі логістичних інформаційних систем та у мережах комунікацій для створення запитів і звітів, перетворення інформації, пов'язане з виконанням логістичних операцій та різні інформаційні перетворення – копіювання, систематизація, пошук, керування інформаційними потоками.

Інформаційне забезпечення транспортної логістики повинне відповідати таким вимогам:

• 1. Системність обслуговування з урахуванням характеру діяльності користувача, розв'язуваних задач при керуванні транспортно-логістичними процесами, якісне задоволення інформаційних потреб.
• 2. Надійність обслуговування в належні терміни та у придатному для користувача вигляді.
• 3. Повнота інформаційного обслуговування виконуючих транспортно- логістичних процесів та доведення необхідної інформації до конкретного споживача.
• 4. Диференційованість, що полягає у наданні кожному споживачеві інформації, яка відповідає вирішенню поставлених задач.

Багатоплановість інформаційного забезпечення у рамках логістичних структур вимагає її ієрархічної будови. Ієрархічна структура інформаційного забезпечення транспортної логістики за функціональним призначенням умішує п'ять рівнів:

• – стратегічне планування, яке посідає вищий рівень ієрархії і завданням якого є інформаційна підтримка розробки та вдосконалення логістичної стратегії. Прийняті тут рішення нерідко являють собою природне продовження рішень попереднього рівня, але при цьому носять більш загальний, менш структурований та більш довгостроковий характер. Прикладами можуть слугувати рішення про утворення стратегічних союзів; рішення про напрями розвитку фірми та оптимальне використання ринкових можливостей; рішення про підвищення рівня обслуговування споживачів. Для стратегічного планування потрібна інформація всіх попередніх рівнів, яка повинна втілюватися у господарських планах різних підрозділів і в різноманітних моделях прийняття рішень, на підставі чого можна оцінювати і зіставляти альтернативні стратегії;
• – аналіз тактичних рішень, який слугує для оцінювання можливих наслідків прийнятих рішень і тим самим допомагає менеджерам виявляти, аналізувати і зіставляти стратегічні та тактичні альтернативи у логістиці. Типові об'єкти аналізу на цьому рівні – маршрути і графіки руху транспортних засобів, керування запасами, розміщення інфраструктурних підрозділів логістики, витрати і вигоди різних конфігурацій логістичної мережі, вертикальна інтеграція використання логістичних посередників у ланцюгу поставок, стратегічне управління запасами, забезпечення координації вхідних /вихідних матеріальних та інформаційних потоків, стримування та завантаження потужностей, логістичні й виробничі потреби, потреби у постачанні... На цьому рівні перед інформаційною системою стоять завдання створення та підтримки баз даних, моделювання, аналіз і остаточне оцінювання (у формі звіту або довідки) безлічі альтернативних рішень. Аналіз рішень, як і управлінський контроль, має тактичну спрямованість, але тільки в даному випадку оцінюванню піддаються майбутні тактичні рішення. Необхідність досліджувати безліч різноманітних варіантів означає, що аналіз рішень не може бути занадто структурованим та повинен володіти відносною гнучкістю;
• – управлінський контроль, що становить другий рівень ієрархії, завданням має забезпечувати оцінювання результатів діяльності та відповідну звітність. Оцінка результатів слугує інструментом зворотного зв'язку, завдяки якому керівництво може судити про те, наскільки рівень логістичного сервісу та використання ресурсів відповідає поставленим цілям. Тому для управлінського контролю характерні чіткі критерії оцінювання з орієнтацією на тактичні рішення та міжфункціональні взаємодії. На цьому грунтується оцінка минулих результатів і альтернативних варіантів розвитку. До складу критеріїв оцінювання зазвичай входять фінансові показники рівня обслуговування споживачів, показники продуктивності та якості. Зокрема, це можуть бути такі специфічні критерії, як транспортні чи складські витрати в розрахунку на вагу вантажу (вартісний показник), оборотність запасів (показник ефективності використання активів), норма насичення попиту за одним замовленням (показник рівня сервісу), число оброблених вантажних упаковок за робочу годину (показник продуктивності), задоволеність споживачів виконанням замовлень (показник якості).

Дуже важливо, щоб інформаційна система не просто видавала звіти, що містять оцінку досягнутих результатів, але і вміла виявляти виняткові (екстрені) ситуації, що вимагають особливої уваги менеджерів. Така управлінська інформація необхідна для виявлення потенційних проблем з виконанням замовлень. Наприклад, якісна інформаційна система повинна бути здатна на підставі прогнозу потреб і надходжень заздалегідь передбачати можливий дефіцит запасів.

Деякі критерії оцінювання визначено цілком чітко (скажімо, вартісні показники), інші не мають настільки певних характеристик (показників рівня сервісу). Наприклад, рівень обслуговування споживачів можна вимірювати за внутрішніми даними (з позицій підприємства) або за зовнішніми (з позицій клієнтів). Внутрішні дані більш доступні, тоді як зовнішні отримати набагато складніше, оскільки для цього потрібен повномасштабний і безперервний контроль за всіма операціями з розбивкою по окремих споживачах;

– система обслуговування угод та операцій, яка забезпечує надання інформації клієнтам, обслуговування транспортних угод від прийому заявок, виділення запасів, комплектування і відправка замовлень, ціноутворення та виставляння рахунка. Функціональний цикл виконання замовлення підтримується серією інформаційних операцій. Систему обслуговування угод вирізняють формалізований порядок дій, міжфункціональні взаємозв'язки, великі обсяги роботи та оперативне реагування на якісне виконання повсякденних завдань. Через високу структурованість і великі обсяги операцій особливого значення набуває продуктивність інформаційної системи, інформаційна підтримка системи обслуговування угод обходиться дорого через значну чисельність користувачів системи, потребу в надійному інформаційному обміні, великі обсяги необхідних операцій та неабияку складність використовуваного програмного забезпечення. Витрати на цьому рівні інформаційних систем досить чітко визначені та забезпечують стабільний прибуток та віддачу.

За своїм змістом ця ієрархічна структура розподіляється територіально на мікро- та макрорівень (рис. 1.7). Макрорівень охоплює логістичні потоки та задачі у рамках національних територій, промислових районів, промислово- транспортних вузлів і комплексів.

На мікрорівні інформаційно охоплюються виробничі та транспортні підприємства певного локального рівня, забезпечуючи технологічні та споживчі операції, такі як:

• – планування логістичних потреб;
• – управлінський контроль;
• – аналіз рішень;
• – стратегічне планування;
• – інтеграція з учасниками логістичного ланцюга.

Рисунок 1.7 – Територіальний розподіл інформаційної структури логістики

На рівні окремого підприємства інформаційні логістичні системи підрозділяються на три підсистеми, що відповідає ієрархічній структурі системи управління підприємством.

Перший рівень – робоче місце, на якому здійснюється логістична операція та формується інформація щодо ходу операції та її результатів. Це може бути водій, комірник, експедитор, які виконують певну частину логістичного завдання.

Другий рівень – ділянка, цех, склад, де розміщуються робочі місця і відбувається транспортування вантажів. На підприємствах транспорту це оперативно-диспетчерський рівень, що відповідає за виконання планових завдань з перевезень та реагує на стан їх виконання.

Третій рівень – підсистема планування, обліку та аналізу, що відповідає за поточне планування, формування угод, тарифів, визначення та оцінювання показників діяльності підприємства.

Інформація, що надходить з цих трьох рівнів, інтегрується у єдину інформаційну систему з вертикальною і горизонтальною ієрархією. Вертикальна інтеграція забезпечує зв'язок між плановою, диспетчерською та обліковою підсистемами за допомогою вертикальних інформаційних потоків. Горизонтальною інтеграцією вважається зв'язок між окремими підрозділами однієї підсистеми за допомогою горизонтальних інформаційних потоків.

Інфраструктура кожного з логістичних елементів системи складається із відповідного технічного та програмного забезпечення [4].