Діловодство в початковій школі

• 7.1. Загальні положення діловодства в школі
• 7.2. Організаційно-розпорядча документація школи
• 7.3. Докуметація із особового складу
• 7.4. Вимоги й особливості ведення вчителем початкових класів шкільної документації

Ключові поняття: документ, документування в закладі освіти, шкільна документація, номенклатура справ, організаційно-розпорядча документація, статут, положення, посадова інструкція, інструкція з техніки безпеки, інструкція з охорони праці, наказ, розпорядження, витяг із наказу (розпорядження), постанова, вказівки, ухвала, протокол, витяг із протоколу, акт, довідка, доповідна записка, службове (ділове) листування, документація із особового складу, особова картка, особова справа (досьє), трудова книжка, штатно-посадова книга, контракт, резюме, автобіографія, характеристика, доручення, алфавітна книга, класний журнал, журнал групи подовженого дня.

Загальні положення діловодства в початковій школі

Хороше управління – це мистецтво зробити проблеми настільки цікавими та їх рішення настільки конструктивними, що будь- хто захоче зайнятися ними

Пол Хокен

Ділова сфера – одна із необхідних сфер діяльності директора школи. Саме за допомогою ділових паперів встановлюють офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами освіти й вищими державними органами управління. За сучасних умов успіх діяльності керівника навчального закладу чималою мірою визначає не лише його обізнаність із документами, що регламентують різні аспекти управління в освітній галузі, але і його вміння розробляти та впорядковувати ділові папери.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їхнього здійснення або за підсумками, тобто під час створення управлінських документів.

Відповідальність за організацію і правильне ведення діловодства покладено на директора школи.

Документ – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людей.

Документування в закладі освіти – це кількісна й якісна характеристика стану навчально-виховного процесу, його змістовного й кадрового забезпечення, фінансово- господарських операцій тощо, виражена словами, тобто мовними засобами.

В енциклопедії освіти документація шкільна визначається як "сукупність ділових документів, які є носіями інформації про школу". Український педагогічний словник трактує це поняття як "запис відомостей про навчально-виховну й навчально-виробничу діяльність школи. Стан матеріальної бази, про особовий склад, педагогічних кадрів і учнів. Ці відомості узагальнюються у формах шкільного обліку й звітності". Ведення документації та організація документообігу відіграють важливу роль у функціонуванні навчального закладу.

Систематизація справ школи сприяє правильному веденню документації, своєчасному обробленню первинної інформації, спрощенню обліку, дотриманню принципів доступності й співставлення облікових даних.

Засадами систематизації документів є номенклатура справ. Номенклатура справ – це обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їхнього зберігання, який складають для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їхнього обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Номенклатуру справ структурного підрозділу складають на підставі ґрунтовного вивчення документів із усіх питань його діяльності.

Розміщення справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості питань для вирішення, із урахуванням взаємозв'язку документів, що перебувають у конкретних справах.

Першою, як правило, розміщують групу справ, яка містить документи вищих установ, далі – групу організаційно- нормативної документації (статути, положення тощо), потім – розпорядчу документацію самої установи (постанови, накази, розпорядження тощо), планово-звітну документацію і листування. У групі листування першими розміщують справи листування з органами Вищого рівня.

Наприкінці ділового року номенклатуру справ обов'язково закривають підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник.

Зведену номенклатуру справ щороку переглядають, аналізують і уточнюють. Після внесення змін номенклатуру справ передруковують і затверджують в установленому порядку.

Документаційна діяльність школи ґрунтується на таких засадах:

• – нормативні документи, що становлять правову базу діяльності школи;
• – організаційно-правова документація – статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції;
• – розпорядча документація – накази, рішення колегіальних органів (педагогічної ради, ради школи, батьківського комітету, піклувальної ради);
• – службові листи;
• – документи, що стосуються особового складу школи;
• – документи, що стосуються організації навчально- виховного процесу школи (перспективний, річний план школи, календарний план; поурочний план; класні журнали, щоденник учня; зошити; табелі успішності учнів);
• – фінансово-господарські документи (технічний паспорт школи, інвентарні списки основних засобів, книга складського обліку матеріалів, книга обліку бібліотечного фонду, штатний розпис школи, акти ревізій тощо).

Перелік обов'язкової ділової документації школи:

• – ліцензія на право проведення освітньої діяльності загальноосвітнім навчальним закладом (стосується тільки приватних загальноосвітніх навчальних закладів);
• – ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов'язаної з наданням професії;
• – матеріали державної атестації загальноосвітнього навчального закладу;
• – свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу;
• – матеріали державної підсумкової атестації учнів;
• – статут загальноосвітнього навчального закладу;
• – книга наказів з основної діяльності;
• – книга наказів із кадрових питань;
• – книга обліку руху учнів;
• – алфавітна книга записів;
• – журнали обліку вхідного і вихідного листування;
• – книга протоколів засідання педагогічної ради;
• – книга обліку педагогічних працівників;
• – книга обліку трудових книжок працівників;
• – книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту;
• – книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту;
• – книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот;
• – книга обліку наслідків внутрішньошкільного контролю (ведуть директор і його заступники);
• – книга протоколів загальних зборів (конференцій) колективу школи;
• – книга протоколів ради школи.
• – книга протоколів піклувальної ради, батьківського комітету й учнівського комітету (якщо такі створені);
• – класні журнали (1-4 класи, 5-9 класи, 10-12 класи);
• – журнал груп подовженого дня;
• – журнал обліку пропущених і заміщених уроків;
• – журнали обліку роботи гуртка, факультативу, секції тощо;
• – журнал обліку звернень і заяв громадян;
• – контрольно-візитаційна книга;
• – особові справи й медичні картки учнів;
• – особові справи педагогічних працівників;
• – табелі успішності учнів;
• – план роботи на поточний навчальний рік;
• – перспективне прогнозування розвитку матеріально- технічної бази, кадрового забезпечення і навчально-виховного процесу школи;
• – навчальні плани й навчальні програми;
• – атестаційні матеріали педагогічних працівників;
• – списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню;
• – учнівські квитки для учнів 1-4, 5-9, 10–12 класів;
• – статистична звітність (форми № 1, № 3, № 83 РВК та інші) ведеться відповідно до вимог і рекомендацій органів державної статистики;
• – нормативно-правова документація з питань охорони праці й техніки безпеки, яка ведеться відповідно до вимог Кодексу Законів України про працю, нормативно-правових актів Міністерства праці й соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України;
• – конституція України, Закони України "Про освіту" й "Про загальну середню освіту";
• – нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки України й місцевих органів управління освітою з питань організації навчально-виховного процесу в школі;
• – акт прийому передачі школи;
• – акти державного інспектування школи;
• – трудові книжки працівників, які ведуться відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту України від 29.06.1993 р № 58);
• – розклад уроків для учнів 1-4 та 5-11(12) класів;
• – графік роботи гуртків, секцій, об'єднань тощо;
• – графік проведення позакласних заходів;
• – типові правила внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України;
• – наочність з Правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.