Повна версія

Головна arrow Педагогіка arrow Управління початковою школою

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Організаційно-розпорядча документація в школі

Бажання керувати та командувати в чужій для себе сфері є тиранією

Сергій Довлатов

Організаційно-розпорядчу документацію класифікують таким чином:

  • організаційно-правова – статут, ліцензія, штатний розпис, положення, посадова інструкція, правила. Такі документи визначають правовий статус й основні завдання організації, структуру й обов'язки працівників;
  • розпорядча – наказ, розпорядження, рішення, вказівка, доручення. Такі документи визначають зміст діяльності підлеглих;
  • організаційно-інформаційна – протокол, акт, лист, доповідна й пояснювальна записки, довідка, звіт, характеристика.

Розглянемо окремі документи.

Статут – документ, яким визначають порядок створення загальноосвітнього навчального закладу й основні засади його функціонування. Ним оформляють створення установи. У статуті визначають назву, статус, засновників (власників) організації, основну мету, завдання, особливості діяльності, управління, структуру тощо. Статут підписує керівник і затверджує власник майна. Потім обов'язково реєструють в органах виконавчої влади, Міністерства фінансів (податкова інспекція), після чого новостворений навчальний заклад може розпочинати свою діяльність (див. додаток Р).

Текст статуту складається із таких розділів:

  • 1. Загальні положення: назва, юридична адреса, засновники (власники), на підставі чого створено навчальний заклад, на підставі чого діє організація, чим керується організація у своїй діяльності.
  • 2. Мета й завдання навчального закладу.
  • 3. Основні організаційні засади діяльності, структура, функції.
  • 4. Права й обов'язки членів навчального закладу, суб'єктів діяльності.
  • 5. Управління навчальним закладом.
  • 6. Матеріально-технічна база й фінансово-економічне забезпечення.
  • 7. Порядок утворення, реорганізації чи ліквідації навчального закладу.
  • 8. Міжнародне співробітництво й зовнішньоекономічна діяльність.
  • 9. Контроль за діяльністю навчального закладу.

Формуляр статуту містить: герб, назву відомства, навчального закладу, гриф затвердження, назву виду документа, дату й місце видання.

Положення – нормативно-правовий або локально-правовий акт, що визначає основні правила організації і діяльності навчального закладу, структурних підрозділів організації, тимчасових комісій, груп тощо.

Розрізняють положення про навчальний заклад і його структурні підрозділи, філії з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенцій і про організацію окремих аспектів діяльності чи проведення різних заходів.

Положення розробляє і підписує директор школи. Положення розробляють на підставі відповідних типових галузевих положень (якщо такі є) і затверджує вищий орган управління (якщо це передбачено нормативними документами або дія положення виходить за межі компетенції керівника).

В освітній діяльності користуються такими положеннями, як Положення про загальноосвітній (дошкільний, позашкільний) навчальний заклад, про бібліотеку загальноосвітнього навчального закладу, про психологічну службу в системі освіти України, про раду загальноосвітнього навчального закладу, про піклувальну раду загальноосвітнього навчального закладу тощо. Інша група положень стосується окремих напрямів (аспектів) діяльності: про державну підсумкову атестацію, Типове положення про атестацію педагогічних працівників, про допризовну підготовку молоді, про конкурсне приймання до гімназій, ліцеїв і спеціалізованих шкіл, про індивідуальну форму навчання, про золоту й срібну медалі тощо.

Під час розроблення положень про структурні підрозділи використовують, як правило, таку структуру документа:

  • – загальні положення;
  • – мета й основні завдання;
  • – функції;
  • – права й повноваження;
  • – внутрішня структура;
  • – взаємозв'язки;
  • – відповідальність;
  • – управління і фінансування.

Інструкція – нормативно-правовий акт, що розробляється у межах компетенції керівника на виконання законів, положень, інших нормативних актів вищого керівництва, або збірка правил, які регламентують діяльність навчального закладу з окремих питань чи діяльність окремих посадових осіб.

В освітніх установах використовують:

  • – посадову інструкцію;
  • – інструкцію з техніки безпеки;
  • – інструкції з окремих аспектів діяльності (ведення ділової документації, переведення учнів, облік дітей, які мешкають в мікрорайоні школи тощо).

Посадові інструкції розробляють на посади спеціалістів, що передбачені штатним розписом відповідного загальноосвітнього навчального закладу. Організаційно-правовий статус, права, обов'язки й відповідальність керівників підрозділів визначають у відповідних положеннях про ці підрозділи.

Посадові інструкції затверджує директор школи. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце й роль працівника діяльності підрозділу, межі його повноважень і відповідальності.

З огляду на ці вимоги рекомендується така структура посадової інструкції: загальна частина; посадові обов'язки; права; відповідальність.

У правому куті першої сторінки інструкції розташовують слово "Затверджено", підпис керівника про її затвердження, вказують посаду, ініціали та прізвище керівника, а також дату затвердження.

У заголовку посадової інструкції наводять повну назву посади й структурного підрозділу. Наприклад: "Посадова інструкція заступника директора школи з навчально-виховної роботи".

Загальна частина посадової інструкції визначає:

– основну мету діяльності. Наприклад: "Забезпечує

організацію навчально-виховного процесу";

  • – порядок призначення на посаду й припинення виконання посадових обов'язків;
  • – кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги);
  • – підпорядкованість (вказують посадову особу, якій безпосередньо підпорядковано працівника);
  • – наявність підпорядкованих (вказують посади працівників, підпорядкованих цьому працівнику);
  • – перелік основних актів законодавства, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник.

У посадових інструкціях рекомендуємо вказувати пункт про те, кого працівник заміщує на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто заміщує його.

Посадові інструкції належить переглядати у разі зміни функцій працівників або структури відповідного структурного підрозділу.

Інструкції з охорони праці розробляють на підставі відповідних типових інструкцій для професій чи видів робіт. Як правило, вони мають таку структуру:

  • – загальні вимоги;
  • – до початку роботи;
  • – під час роботи;
  • – після закінчення роботи;
  • – небезпека під час роботи.

Наказ – це розпорядчий документ, який видає керівник на правах одноосібності й у межах своєї компетенції.

Інструкцією з ведення ділової документації передбачені такі вимоги до наказів:

  • – об'єктивність (попереднє ретельне вивчення проблем, висвітлених у наказі);
  • – конкретність (визначення термінів, виконавців);
  • – реальність (матеріально-технічне, фінансове й організаційне забезпечення);
  • – нормативність (відповідність чинному законодавству, межам компетенцій керівника);
  • – несуперечливість (узгодженість із раніше виданими розпорядженнями та наказами, відсутність повторів і дублювання).

Наказ – це розпорядчий документ, правовий акт, який керівник видає для вирішення оперативних, організаційних, кадрових, фінансових і господарських питань.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією), або поки не буде виконаний чи не закінчиться термін його дії, вказаний у наказі.

Накази бувають індивідуальними й нормативними. Індивідуальні накази пов'язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення та стягнення, переведення на іншу роботу тощо). Нормативні накази це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Відповідно до цього розрізняють два види наказів:

  • – за особовим складом (для навчальних закладів окремо для учнів і персоналу) – пов'язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо);
  • – з питань основної діяльності – це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Текст наказу складається, як правило, з констатувальної і розпорядчої частини.

Констатувальна частина складається зі вступу, де вказують причину видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументацію (викладають основні факти), й висновку (мета видання наказу). Розпорядча частина містять конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, виконавці, відповідальні тощо). Констатувальну частину друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. Констатувальна частина може починатися словами: "З метою...", "Відповідно до...", "Навиконання...".

Розпорядчу частину починають зі слова НАКАЗУЮ (його друкують великими літерами без абзацного відступу та лапок), після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст управлінських дій, що мають бути виконані. Залежно від кількості управлінських дій, документованих у наказі, розпорядча частина має бути поділена на пункти, у кожному з яких вказують конкретне завдання, дію, визначають виконавців (відповідальних осіб), строк виконання. Виконавці також можуть бути названі узагальнено: "керівникам методичних об'єднань", "заступникам директора". Кожен пункт починається із зазначення певної дії, яку записують дієсловом (здійснити, забезпечити, підготувати, розробити та інше). Строк виконання наводять або в кожному пункті наказу, або виокремлюють в один узагальнений для всіх дій пункт.

В останньому пункті наказу найчастіше зазначають особу, на яку покладено контроль за його виконанням.

Розпорядження – ще один вид розпорядчої документації. Це службовий документ, який видає керівник навчального закладу переважно з оперативних питань повсякденної господарської діяльності або адміністративної роботи.

Під час складання і оформлення розпоряджень дотримують вимог, наведених для наказів з основної або адміністративно- господарської діяльності. Так само обов'язковими вимогами для розпорядження є наявність дати, реєстраційного індексу, заголовка. Текст розпорядження складається з двох частин: констатувальної і розпорядчої. Розпорядчу частину починають зі слова ПРОПОНУЮ або ЗОБОВ'ЯЗУЮ. Нижче з абзацу формулюють текст, в якому фіксують дії, що мають бути виконані.

Витяг із наказу (розпорядження) – це засвідчена копія частини тексту відповідного розпорядчого документа.

Постанова – це документ, який фіксує рішення колегіальних органів управління. Постанови видають Кабінет Міністрів України, державні комітети, місцеві державні адміністрації, ради місцевого самоврядування, комісії тощо.

Вказівки – розпорядчий документ, який готують керівники організацій. Вказівки – правові акти керівників єдиноначальних органів державного управління інформаційно- методичного характеру, пов'язані з виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Ухвала – правовий акт, який приймають місцеві ради, держадміністрації, виконавчі комітети. Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо. В ухвалі зазначено територію, коло осіб, наяких її поширено, конкретних посадових осіб, установи, зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Протокол – документ колегіальних органів, в якому фіксують місце, час і проведення засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів й ухвали (постанови) з питань обговорення.

В інструкції з ведення ділової документації зазначено, що протокол – це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради, зборах, нарадах й органах шкільного самоврядування тощо.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. У навчальному закладі протоколами оформляють: засідання педагогічної, методичної ради, ради навчального закладу, методичного об'єднання; наради при директорові; батьківські збори, збори трудового колективу; засідання атестаційних комісій, засідання органів учнівського самоврядування та інші.

Датою протоколу є дата проведення засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Місцем засідання вважається населений пункт, заголовок включає вид засідання і назву вида документу. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

Вступна частина складається з прізвищ голови та секретаря засідання, кількості присутніх і відсутніх на засіданні, порядку денного й переліку питань, які розглядаються на засіданні із зазначенням доповідачів.

Питання порядку денного повинні формулюватися в називному відмінку, їх розміщують за їхньою важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядають останніми. Кожен пункт порядку денного нумерують, записують із нового рядка. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про що?".

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: "Слухали", "Виступили", "Постановили". Текст протоколу, який фіксує виступи, має бути точним, стислим, зрозумілим. Оформлення виступів у протоколі здійснюють як у вигляді прямої мови, так і непрямої.

Витяг із протоколу є точною копією частини тексту з оригіналу протоколу, яка стосується певного питання порядку денного. Витяги з протоколів використовують для доведення прийнятих на засіданні колегіальних органів навчального закладу рішень до зацікавлених осіб або організацій.

Під час складання витягу з протоколу з оригіналу документа до витягу без будь-яких змін і скорочень переносять такі реквізити: назву навчального закладу, дату протоколу, реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту. Особливість оформлення витягу з протоколу полягає у відтворенні тексту. Із вступної частини протоколу до витягу переносять прізвища й ініціали голови та секретаря засідання, присутніх і запрошених. З порядку денного вибирають лише ті питання, вирішення яких цікавить замовника витягу з протоколу (при цьому порядкові номери цих пунктів порядку денного залишають без змін).

З основної частини протоколу до витягу переносять тільки той розділ або кілька розділів, що стосуються відповідних питань порядку денного.

Акт – це службовий документ, складений групою осіб або спеціально уповноваженою особою для засвідчення встановлених нею фактів, пов'язаних з діяльністю організації або окремих працівників. У деяких випадках акти не тільки фіксують встановлені факти або події, але й містять висновки, рекомендації і пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій тощо).

Акти відрізняються широким розмаїттям щодо свого призначення і змісту: здавання – приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів тощо); готовності навчального закладу до роботи нового навчального року; обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки, умов праці, результатів діяльності тощо); випробування (зразків, систем, технологій); виділення для знищення (матеріальних цінностей, документів); порушення встановлених правил; ревізії, інвентаризації; розслідування нещасних випадків, аварій; ліквідації організації тощо.

Головне під час складання акта – встановлення фактичного стану справ і його правильне відображення. Акт складають на підставі робочих записів, які ведуть під час роботи комісії або групи осіб, він містить фактичні дані, кількісні показники й інші відомості.

Довідка – це службовий документ, який містить узагальнену інформацію з певного аспекту діяльності навчального закладу. Довідки містять опис тих чи інших фактів і подій. Довідки поділяють на дві групи: інформаційного характеру, які містять відомості службового змісту, та юридичні, які засвідчують юридичний факт і видають зацікавленим громадянам і організаціям. Розрізняють внутрішні (готують за дорученням керівника навчального закладу) й зовнішні (готують для органів управління, інших організацій. Візує зовнішню довідку керівник закладу) довідки.

Найбільш розповсюдженими є особисті довідки, які видають громадянам для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку.

Довідка – це документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих службових осіб. У діловодстві школи найчастіше складають довідки, що засвідчують роботу й оплату праці співробітників.

Доповідна записка – документ, адресований керівнику навчального закладу або органу управління, який містить інформацію про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками й пропозиціями автора. Доповідні записки можуть бути звітними, інформаційними, ініціативними.

Службове (ділове) листування – узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телефонограма, електронне повідомлення тощо), що використовують як інструмент оперативного інформаційного обміну між організаціями. Це засіб зв'язку між навчальним закладом та іншими організаціями й посадовими особами. Ділове листування часто використовують для перемовин, з'ясування претензій, у випадках, коли перемовинам треба надати офіційного статусу, зафіксувати його етапи тощо.

Службові листи складають від імені навчального закладу або посадової особи. Ділові приватні листи надходять від громадян, здебільшого, із запитами про надання різних довідок або висловленням скарг. У документообігу навчального закладу виділяють вхідні (які надходять до навчального закладу) та вихідні листи (які надсилають навчальним закладом).

Книга протоколів засідань педагогічної ради. Вона ведеться в усіх навчальних закладах, де є педагогічна рада. У ній фіксуються всі питання, які розглядаються на засіданні педагогічної ради, а також прийняті рішення. Книга протоколів засідань педагогічної ради навчального закладу зберігається 25 років.

Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу ведеться аналогічно до книги протоколів педагогічної ради.

Книга обліку трудових книжок працівників загальноосвітнього навчального закладу ведеться у всіх закладах. Трудові книжки зберігаються у директора закладу. Зберігається дана книга у справах закладу 50 років.

Журнал обліку пропущених і замінених уроків вчителями (зберігається 5 років) ведеться заступником директора загальноосвітнього навчального закладу з навчально-виховної роботи.

Книга наказів ведеться у тих загальноосвітніх навчальних закладах, де є не менше 3-х працівників. У ній записуються накази й розпорядження з питань навчально-виховного процесу (про вивчення стану викладання навчальних дисциплін, якість знань, умінь і навичок учнів, виконання нормативних документів про освіту тощо), про розподіл посадових обов'язків між керівництвом закладу, педагогічного навантаження вчителів, класного керівництва, стимулювання їх праці.

Наказами по навчальному закладу оформляються рішення педагогічної ради навчального закладу про переведення в наступний клас, допуск учнів до екзаменів, про закінчення учнями навчального закладу, нагородження їх золотими, срібними медалями, Похвальними листами, грамотами. Книга наказів зберігається у справах закладу 50 років.

У контрольно-візитаційну книгу (зберігається 10 років) заносяться зауваження і пропозиції осіб, що перевіряли роботу загальноосвітнього навчального закладу. У записах вказуються їх прізвища й ініціали посада, дата.

Книга запису наслідків внутрішнього контролю (зберігається 3 роки). Її ведуть директор навчального закладу та його заступники з навчально-виховної роботи (кожен окремо). У ній записують результати внутрішньошкільного контролю.

У загальноосвітньому навчальному закладі ведеться така фінансово-господарська документація:

  • 1. Технічний паспорт школи.
  • 2. Інвентарні списки основних засобів.
  • 3. Акт на відведення і закріплення земельної ділянки.
  • 4. Книга складського обліку матеріалів.
  • 5. Книга обліку бібліотечного фонду.
  • 6. Відомості про видачу витратних матеріалів.
  • 7. Відомості оперативного обліку малоцінних і швидкозношувальних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.
  • 8. Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу.
  • 9. Акти ревізій і перевірки фінансово-господарської діяльності.
 
<<   ЗМІСТ   >>