Повна версія

Головна arrow Педагогіка arrow Управління початковою школою

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Документація із особового складу

Хорошим керівником або лідером вас роблять не знання, а те, що ви собою представляєте

Іцхак Адізес

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називають документацією із особового складу.

Документація із особового складу – найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності й акуратності під час оформлення, ведення і забезпечення зберігання протягом тривалого періоду.

У процесі роботи з документами із особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події та обставини трудової діяльності й особистого життя) громадян (Закон України "Про інформацію") належать до категорії конфіденційної інформації.

Особова картка – це затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст служби персоналу на підставі опитування особи, яку приймають на роботу (постійну, тимчасову або сезонну), і документів: паспорта, трудової книжки, диплома, посвідчення, прав на керування транспортними засобами тощо.

Облікову особову картку ведуть на всіх працівників, яких приймають на постійну або сезонну роботу. Всі записи в картці виконують на підставі документів, які надає працівник.

Особові картки працівників школи комплектують за прізвищами в алфавітному порядку. Із особових карток створюють картотеку особового складу всіх працівників школи.

Після звільнення працівника його особову картку зберігають у навчальному закладі протягом двох років, а потім передають до архіву для зберігання протягом 75 років.

Особова справа (досьє) – це відбір різних документів, які характеризують біографічні, ділові й особисті якості працівника. Вона необхідна для вивчення, відбору й використання персоналу в навчальному закладі. Кожній особовій справі надають порядковий номер, який відповідає номеру в штатно-посадовій книзі.

Особову справу працівника комплектують із таких документів: опис документів; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; заява про приймання на роботу; копії документів про призначення на посаду; атестаційні листи; копії наказів про заохочення і покарання; витяги з розпорядчих документів про призначення, переведення, звільнення.

Особовий листок або картка з обліку кадрів є одним із основних документів у особовій справі. Він відображає автобіографічні дані про працівника, його трудову діяльність, сімейний стан, наявність урядових нагород, перебування за кордоном тощо. Правильність заповнення особового листка обліку кадрів обов'язково звіряє інспектор з персоналу із оригіналами (або копіями) документів працівника: паспортом, трудовою книжкою, дипломом (посвідченням), військовим квитком тощо.

Трудова книжка є основним документом, який підтверджує загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи. Законом заборонено мати одній особі кілька трудових книжок.

Трудову книжку заводять на працівника, якого вперше приймають на роботу. Її заповнюють у присутності прийнятого на роботу не пізніше тижневого строку після підписання наказу про зарахування на роботу. Записи до трудової книжки здійснюють на підставі паспорта й документів про освіту й професію. На титульній сторінці трудової книжки вказують прізвище, ім'я і по батькові повністю, без скорочень, дату народження (вказують число, місяць і рік). Дані про освіту (середня, середня спеціальна, вища) і спеціальність чи професію вказують на підставі атестатів, дипломів, сертифікатів, а також довідок, якщо освіта незакінчена вища.

На титульній сторінці обов'язково ставлять підпис особи, відповідальної за видання трудових книжок, і печатку організації, де книжку вперше було заповнено. Запис на наступних сторінках трудової книжки починають із запису назви організації.

До інших облікових документів щодо особового складу належить штатно-посадова книга, що є основним робочим документом служби персоналу, який свідчить про стан укомплектованості школи і її підрозділів працівниками всіх категорій, персоналу.

Книга визначає якісний склад працівників на певний час (рік, квартал, місяць). Для цього потрібно порівняти штатний розклад (потребу) зі штатно-посадовою книгою (фактична укомплектованість).

Штатно-посадова книга дає можливість оперативно дати відповідь щодо укомплектованості якісним і кількісним складом персоналу школи.

Контракт – це правовий документ, який засвідчує певну домовленість між партнерами (організацією чи установою і працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності. Трудовий контракт (договір) – документ, який фіксує погодження сторін про установлені трудові правовідносини й регулює їх. Сторонами трудового контракту є організація (роботодавець) і працівник (контрактант).

Контракт слід укладати в письмовій формі. Письмова форма контракту підвищує гарантії сторін щодо реалізації досягнутих домовленостей із найважливіших умов праці.

Резюме – документ, який містить короткі відомості про щось або біографічного плану. Резюме містить назву виду документа, дату, прізвище, ім'я, по батькові, посаду й поштову адресу претендента, телефон, текст, підпис.

Автобіографія документ, у якому особа, яка складає його, надає опис свого життя та діяльності. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Пишуть її, як правило, від руки на аркуші чистого паперу або на спеціальному бланку під час вступу на роботу й в деяких інших випадках. Форма викладу – розповідна (від першої особи). Всі відомості подають у хронологічному порядку (від дати народження до дати написання документа).

Характеристика – офіційний документ, у якому сформульовано громадську думку про працівника як члена колективу й висловлено її в офіційній формі за підписами представника адміністрації та колективу. Якщо працівник просить надати йому характеристику, адміністрація зобов'язана це зробити.

У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини.

Перша частина – це анкетні дані, які поміщають за назвою документа, де вказано прізвище, ім'я і по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту (ці відомості розміщують справа стовпчиком).

Друга частина – дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на певному підприємстві, службове переміщення, посада на дату складання документа).

Третя частина – власне сама характеристика, тобто оцінювання моральних і ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлення до товаришів по роботі.

Четверта, заключна, частина – висновок, у якому вказано призначення характеристики.

Доручення – документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені підприємства чи окремого громадянина. Доручення поділяють на офіційні й особисті. Офіційні можуть видавати на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських посередницьких, транспортних операцій тощо. Особисті складають особи, які передають власні права іншим особам. Це може бути право на одержання заробітної плати, поштового переказу й інших операцій.

Бухгалтерський облік здійснюється і ведеться відповідно до нормативних документів Мінфіну України й Міносвіти і науки України.

Особливої уваги слід приділити оформленню документів з особового складу учнів.

Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожному загальноосвітньому навчальному закладі. У ній записуються всі учні навчального закладу в алфавітному порядку, незалежно від класу, в якому вони навчаються. Щорічно до неї заносяться відомості про учнів нового прийому.

Для кожної літери відводяться окремі сторінки. Номер запису учня у книзі є одночасно номером його особової справи.

Вибуття учня (закінчення ним навчального закладу) оформляється наказом директора із зазначенням причин вибуття. У алфавітній книзі записується номер і дата наказу, вказується причина вибуття. Якщо учень, який раніше вибув, знову повернувся у даний навчальний заклад, то дані про нього записуються як про такого, що прибув вперше.

Після використання усіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється у новій книзі в порядку наступних номерів. Виправлення у книзі підтверджуються підписом директора закладу й скріплюються печаткою.

Термін зберігання алфавітної книги – 50 років.

Особова справа учня – номенклатурний документ установленного зразка, куди поряд із анкетними даними вносяться підсумкові оцінки успішності учня за роки навчання. Особова справа супроводжує учня протягом усього його навчального шляху від першого до одинадцятого класу.

Особова справа учня заводиться з моменту вступу його в навчальний заклад. До неї заносяться такі дані: загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності за кожен клас, записи про нагороди (похвальні листи, похвальні грамоти, золота або срібна медаль).

Особові справи учнів I-IV класів ведуть учителі початкових класів, V-XII класів – класні керівники. Особова справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі (наприклад, № В/128 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на літеру В під №128).

У разі вибуття учня з навчального закладу особова справа видається на підставі письмової заяви батькам або особам, що їх заміняють. Після закінчення учнем навчального закладу його особова справа зберігається 5 років.

Стан особових справ учнів доцільно перевіряти в червні, оскільки протягом літа можливі зміни (перехід дітей з однієї школи до іншої, перехід на нове місце роботи вчителів), а довідку є сенс прочитати й провести її обговорення у вересні нового навчального року.

Хотілося б зазначити, що особова справа учня – це своєрідна візитна картка школи. Саме за цим документом, а ще за щоденником учня оцінюють школу, в якій навчалася дитина.

 
<<   ЗМІСТ   >>