Інформація як елемент економічної діагностики

Необхідність регулювання результатів діяльності підприємства визначається його значною роллю у розвитку підприємства і гармонійному забезпеченні інтересів власників, персоналу та держави. Ефективність цього регулювання, як і ефективність будь-якої управлінської системи, значною мірою залежить від якості її інформаційної бази. Чим більше розширена операційна, інвестиційна та фінансова діяльність підприємства, тим вища роль якісної інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень у сфері формування та використання рівня результатів його діяльності.

Глибина і результативність економічної діагностики залежить від обсягу, своєчасності та якості використовуваної інформації.

Інформація – це упорядковані повідомлення про кількісний та якісний стан речей чи явищ, сукупність даних і знань про них. Вона може бути виражена за допомогою цифр, букв та інших символів. В економіці інформація відбиває процеси і явища господарської діяльності людей, закономірності функціонування ринку і його складових елементів тощо.

Для отримання, опрацювання, збереження і використання інформації витрачаються праця й матеріальні ресурси. Тому інформація має, крім споживчої, ще й вартість, яка повинна відшкодовуватися сторонніми її користувачами.

На цьому етапі слід з'ясувати основні вимоги, які ставляться до інформації. Вона повинна бути повного і різнобічною, своєчасною і доброякісною. Проте не завжди можна отримати все необхідне для виконання аналітичних досліджень. І якщо діагностика все таки проводиться в умовах певного браку даних, це не може зашкодити якості роботи і висновків. Проблеми з інформацією виникають не лише у разі її відсутності, перекручень, а й у зв'язку з обмеженням щодо порядку її використання, впровадженням різного роду комерційних та інших таємниць.

Формування системи інформаційного забезпечення регулювання результатів діяльності підприємства являє собою цілеспрямований підбір відповідних інформативних показників для аналізу, планування та прийняття стратегічних і оперативних управлінських рішень.

Інформаційна база економічного діагностування – сукупність інформації внутрішнього і зовнішнього характеру стосовно результатів і перспектив діяльності підприємства. Можливість формування та якісні ознаки інформаційної бази дослідження є вагомими факторами, оскільки доступ до певних джерел інформації обумовлює повноту і достовірність інформації, вибір методів дослідження, коректність.

Аналіз і діагностика фінансово-господарської діяльності підприємства вимагають відповідної підготовки й обробки вихідних даних, що класифікуються в такий спосіб.

• 1. Загальні відомості про підприємство.
• 2. Інформація про систему управління діяльністю підприємства, що включає дані:
  • – про вид (лінійна, функціональна, лінійно-функціональна, штабна, дивізіональна, матрична) і структуру управлінської системи (структурні організаційні схеми, штатні розклади);
  • – про процеси управління (комплекти положень про відділи, служби, посадові інструкції, функціональні таблиці, регламентацію прав, розпорядок робочого дня, графіки проведення нарад, технологічні карти масових адміністративних і інженерних процедур, системи оцінки якості роботи і контролю виконання, проекти поліпшення умов праці інженерно-технічних робітників і службовців, системи обробки зовнішнього і внутрішнього документообігу, підготовки розпорядницької документації, розмноження, доставки і збереження документації, секретарського обслуговування тощо);
  • – про оргтехніку (системи внутрішнього зв'язку і сигналізації, механізованого табельного обліку, диспетчеризації, механізації розрахунково-обчислювальних, креслярсько-графічних робіт, планування службових приміщень і робочих місць, меблі й устаткування службових приміщень).
• 3. Спеціальні дані про технологію виробничого процесу й основні виробничі результати: поставлені, сформовані керівництвом плани і програми; первинні документи (наряди, накладні, забірні карти, інвентаризаційні відомості, штатні розклади, особові рахунки, табелі виходу на роботу); креслярсько-графічна, проектно-кошторисна, технологічна документація.
• 4. Інформація про економічну діяльність підприємства.
• 5. Дані про фінансові результати. Дуже важливий етап нагромадження систематизованої інформації про фінансові результати. Зміст цього етапу полягає в тому, що цінність окремо взятого фінансового показника зростає в міру нагромадження інших. Наприклад, інформативність показника, що характеризує обсяг реалізації за квартал, підвищується, якщо існує вибірка подібних показників за останні два роки – тоді на основі існуючої динаміки можна будувати прогнози.
• 6. Інформація про трудові ресурси і соціальний розвиток підприємства.
• 7. Дані про загальну ефективність діяльності підприємства (матеріали спеціальних досліджень, результати аналізу резервів підвищення ефективності; результати техніко-економічних розрахунків; дані науково-дослідних установ; матеріали узагальнення передового досвіду, нормативи, типові розробки, міжгалузеві і галузеві методичні рекомендації, стандарти, технічна документація; матеріали зовнішнього відомчого, позавідомчого (державні органи, наукові установи, аудит) і суспільного контролю.

У ході економічного діагностування аналітику доводиться мати справу як із досить великими за обсягом інформаційними масивами, так і з обмеженою, неповною інформацією.

Показники інформаційного забезпечення управління підприємством формуються за рахунок зовнішніх та внутрішніх джерел інформації. Внутрішні, у свою чергу, поділяються на облікові і позаоблікові джерела.

Джерелами інформації для проведення економічної діагностики підприємства є:

• – баланс підприємства, ф. № 1;
• – звіт про фінансові результати, ф. № 2;
• – звіт про рух грошових коштів, ф. № 3;
• – звіт про власний капітал, ф. № 4;
• – звіт про фінансові результати, дебіторську та кредиторську заборгованість, ф. № 1-Б;
• – звіт з праці за попередній рік та за звітний період, ф. № 1-ПВ (строкова та заборгованість);
• – звіт про використання робочого часу, ф. № 3-ПВ;
• – чисельність окремих категорій працівників і підготовка кадрів, ф. № 6-ПВ;
• – звіт про витрати на виробництво продукції, робіт, послуг, ф. № 5-С;
• – розрахунок нормативу власних оборотних коштів;
• – розшифровка дебіторської та кредиторської заборгованості;
• – наявність парку обчислювальної техніки, ф. № 2-1НФ;
• – звіт про залишки та витрати матеріалів, ф. № 3-МТП (за півроку);
• – звіт підприємства про продукцію, ф. № 1-П;
• – звіт про рух коштів в іноземній валюті, ф. № 15-ЗЕЗ;
• – звіт про товарооборот, ф. №1-торг;
• – звіт про випуск, реалізацію та обіг цінних паперів, ф. № 2-Б;
• – декларація про прибуток;
• – декларація про ПДВ;
• – бізнес-плани;
• – матеріали маркетингових досліджень;
• – висновки аудиторських перевірок;
• – інша інформація.

Отримана із цих джерел первинна інформація опрацьовується, будуються аналітичні таблиці, розраховується система синтетичних та аналітичних показників тощо. На цій основі визначаються оптимальні співвідношення розподілу капіталу підприємства, основні резерви підвищення продуктивності праці, зниження собівартості продукції, найдешевші (найприйнятніші) джерела фінансування, резерви поліпшення ефективності використання основного та оборотного капіталу, оптимізується організаційна структура тощо. У кінцевому підсумку, на базі дослідження всіх сторін діяльності підприємства розробляються рекомендації з удосконалення господарського механізму, підвищення ефективності його функціонування, створення та впровадження технологій контролю за фінансово-економічним станом підприємств.

Фінансова звітність – це стандартна форма надання інформації про фінансовий стан підприємства на певну дату, ефективність його діяльності за певний період та перспективи розвитку. Метою складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства.

Перевагою показників цієї групи є уніфікованість, оскільки вони базуються на загальноприйнятих стандартизованих принципах обліку. Це дає змогу підприємствам застосовувати типові технології та алгоритми фінансових розрахунків за окремими аспектами формування і використання показників, а також порівнювати ці показники з показниками аналогічних підприємств та еталонними показниками. До переваги показників цієї групи можна також віднести чітку регулярність їх формування в установлені нормативні терміни. Високий ступінь надійності показників цієї групи – ще одна із переваг, оскільки звітність, сформована на базі фінансового обліку, надається зовнішнім користувачам і підлягає зовнішньому аудиту.

Водночас, інформаційна база, що сформована на основі фінансового обліку має певні вади. По-перше, вона відбиває інформативні показники лише по підприємству в цілому, що не дає змоги використовувати її у прийнятті управлінських рішень в окремих сферах діяльності, центрах відповідальності, видах продукції тощо. По-друге, вона характеризується низькою періодичністю розробки: як правило, один раз на квартал, а за окремими формами звітності тільки один раз на рік. По-третє, у цій інформативній базі використовуються лише вартісні показники, що утруднює аналіз впливу змін цін й інших факторів на формування показників.