Управління в умовах надзвичайних ситуацій

Поняття функцій управління.

Діяльність керівника як функція управління.

Поняття "функція" має декілька значень. У філософії – це ж шле, яке залежить від іншого та змінюється у міру зміни цього іншого явища. В математиці – це закон, за яким кожному значенню змінної величини (аргументу) відповідає деяка визначена величина, а також сама ця величина. Якщо розглядається об'єкт, то функції – це його роль та значення. Наприклад, гроші виконують функції загального еквіваленту, платежу, накопичення, обміну. З точки зору процесу діяльності СГ, під функціями розуміють призначення, коло його діяльності.

У свою чергу діяльність керівника також має низку відносно самостійних напрямків роботи, які обумовлюють функції управління. Для досягнення цілей організації і виконання поставлених завдань в межах кожного функціонального напрямку роботи керівники будь-якого рівня повинні виконувати управлінські функції. Такі функції було визначено ще на початку XX століття засновниками так званої адміністративної школи управління. Як видно (рис. 3.1.) до основних функцій управління відносяться планування, організація, мотива-

Рис. 3.1. Основні функції управління

ція і контроль. В той же час більш детальний аналіз дозволяє виділити в межах кожної основної функції декілька складових. Так функція планування передбачає також і прогнозування, функція організації об'єднує і дві інші – координації і регулювання, а функція контролю об'єднує ще й облік та аналіз. Дані функції показані в їхній логічній послідовності. В той же час на практиці керівники, як правило, здійснюють одночасно кілька функцій.

Це пов'язано з тим, що, по-перше, діяльність організації є безперервною та поєднує цілу низку достатньо самостійних напрямків роботи. По-друге, паралельно виконуються декілька завдань. Всі вони потребують і планування, і організації роботи виконавців, і мотивації, і контролю.

Планування як функція управління.

Планування – розподіл функцій та ресурсів, докладний опис і погодження передбачуваних дій. В основі плану лежить управлінське рішення. Перед початком планування керівник повинен максимально конкретизувати своє рішення і завдання, висловити всі міркування, що виникають у результаті власних роздумів, і дати оцінку пропозиціям, що висуваються іншими.

Процес планування містить наступні елементи: уточнення мети та розвиток ідей. Керівник конкретизує визначену старшим начальником мету з урахуванням ситуації, можливостей, особистостей виконавців, розуміння ситуації, методів керування. Він по змозі повинен виключити невизначеність, точно сформулювати мету і досягти того, щоб часткові цілі підпорядкованих підрозділів відповідали загальній меті.

Планування припускає також розвиток ідеї, що складає основу рішення. Деталізація ідеї не повинна бути стереотипною. В той же час вона не мусить мати і багато варіантів. Багатоваріантність не завжди сприяє успіху, не завжди полегшує виконання завдань, а навпаки, часто ускладнює їх. Одне із завдань планування полягає в тому, щоб зробити нові ідеї зрозумілими, доступними, відчутними в конкретних формах реалізації, близькими кожному виконавцеві. Будь-яка цілеспрямована діяльність потребує планування. В тому чи іншому вигляді свою діяльність планує кожна людина. Плануванню відводиться важливе місце в діяльності будь-якої організації. Як правило, для здійснення планування в СГ створюються відповідні структурні підрозділи або, принаймні, передбачаються відповідні штатні посади.

Планування є однією з головних функцій діяльності будь-якого керівника. За допомогою планування керівники спрямовують і координують зусилля всіх підпорядкованих підрозділів СГ для досягнення поставлених цілей. Головними цілями будь-якого планування є усунення невизначеності, зосередження уваги на основних завданнях, організація раціонального функціонування організації, полегшення контролю діяльності. Загальними вимогами до планування є: цільовий характер, законність, науковість, комплексність, безперервність, об'єктивність.

Планування дозволяє забезпечити ритмічність в роботі, створити передумови для ефективного використання сил та засобів під час виконання завдань за призначенням, добитися кращої взаємодії в рамках єдиної системи цивільного захисту, підвищити відповідальність виконавців і полегшити контроль. Результатом планового процесу є план. План – це документ, що охоплює весь комплекс діяльності організації або окремі її складові на визначений (плановий) період. План є однією з основних форм подання управлінських рішень. Головний зміст плану складає опис дій, які представляють зв'язану просторово-часову послідовність заходів, які реалізують рішення і приводять до досягнення мети. Фактично у плані відбивається комплекс прийнятих раніше управлінських рішень, які показують що, кому, в які терміни, з якими результатами, за допомогою яких засобів і способів, з використанням яких ресурсів необхідно виконати.

Плани можна класифікувати за різними ознаками. За характером планових рішень плани можуть бути детермінованими, стохастичними, варіантними. Детерміновані рішення є повністю визначеними. Стохастичні носять імовірнісний характер. Варіантні плани передбачають заходи для різних можливих варіантів розвитку ситуації. За тривалістю планового періоду розрізняють довгострокові, середньострокові, короткострокові, поточні та оперативні плани. В основі довгострокових планів лежать довгострокові цілі. Такі плани охоплюють період у 5 і більше років. Заходи, що плануються в них, є, як правило, укрупненими та відбивають напрямки розвитку СГ. Середньострокові плани охоплюють період від 1 до 3 років. Вони є більш детальними та конкретизують напрямки розвитку. Короткострокові плани охоплюють період в один плановий рік. Вони лежать в основі організації діяльності. Поточні плани складаються на півріччя, квартал, місяць. Оперативні – на декаду, тиждень, добу, зміну. Короткострокові плани перекриваються довгостроковими. Безперервність планування обумовлена, по-перше, безперервністю процесу діяльності і, по-друге, постійною невизначеністю майбутнього, що викликана непередбаченими змінами в зовнішнім середовищі. Крім того, у планах можуть бути наявними помилкові рішення, які необхідно корегувати.

З класифікацією планів за тривалістю планового періоду тісно пов'язана класифікація за призначенням. Розрізняють стратегічні плани та тактичні. Стратегічні плани – це бачення організації в майбутньому, бачення її місця та ролі в розвитку СГ, відповідній сфері діяльності, а також основних шляхів та способів досягнення цього майбутнього стану. Такі плани виконуються не у вигляді детально розроблених показників, а у вигляді начерку, погляду на майбутнє, що здійснюється на основі прогнозів розвитку відповідних галузей науки, техніки. Стратегічне планування є повністю прерогативою вищого керівництва. Тактичні плани є деталізацією стратегічних планів та реалізують тактику діяльності СГ на конкретний період.

Залежно від адресата можна виділити плани СГ, плани структурних підрозділів та особисті плани. Прикладами особистих планів є план входження в посаду, індивідуальний план роботи викладача тощо.

Плани розробляються за різними напрямками діяльності (реагування на надзвичайні ситуації, інспектування об'єктів, фінансування, матеріально-технічне забезпечення, закупівлі та інші), на різні періоди часу (5 років, рік, півріччя, квартал, місяць), в розвиток різних цілей (розвитку, удосконалення тощо). Планування представляє особливу функцію, що передує діяльності з виконання інших функцій управління й значною мірою сприяє їхньому виконанню.

Враховуючи специфіку діяльності СГ у НС, слід наголосити на важливості планів ліквідації надзвичайних ситуацій. Такі плани, будучи розробленими заздалегідь, дозволяють у випадку виникнення надзвичайної ситуації на відповідному об'єкті діяти не всліпу, а за планом, діяти оперативно, рішуче та ефективно. Прикладами таких планів є плани пожежогасіння, плани локалізації і ліквідації аварійних ситуацій.

Важливу роль в управлінні силами при ліквідації масштабних надзвичайних ситуацій відіграють планові документи, які розробляються на основі рішень відповідних старших начальників. їх якість певною мірою залежить не лише від якості оцінок обстановки, своїх можливостей і правильності проведених розрахунків, а й від мистецтва управління конкретного керівника.