Функції координації і регулювання в управлінській діяльності.

У процесі функціонування організація може натрапити на деяку невідповідність між всіма елементами створеної системи або механізму досягнення цілей, що об'єктивно вимагає уточнення дій виконавчих елементів, спрямованих на досягнення узгодженості, оптимальності й ефективності. Таке "налаштування системи" отримало назву функції координації і регулювання.

Організаційна функція тісно пов'язана з цими двома функціями. Можна вважати, що для нормальної організації та її ефективної роботи якраз і є необхідною реалізація керівником організаційної функції у поєднанні з функціями координації та регулювання. Існують два види координації: вертикальна і горизонтальна. Вертикальна координація діє в напрямі зверху униз за командним ланцюгом і за ланцюгом розподілу повноважень від керівника більш високого рангу ієрархічних щаблів до керівників більш низького рівня (якщо розглядається один окремий напрямок діяльності – оперативно-рятувальний чи профілактичний. Завдання вертикальної координації полягає в тім, щоб забезпечити розуміння політики організації і сприйняття її цілей, а також забезпечити ефективний зв'язок і збалансованість усіх напрямів діяльності СГ.

Досить часто виникає необхідність забезпечення високої міри скоординованості внутрішніх зусиль СГ. У цьому випадку виникає необхідність посилення горизонтальної координації. Горизонтальна координація забезпечує ритмічність роботи кожного елемента системи і співпрацю між ними на одному рівні ієрархії управління. (Робота кожного відділу СГ, ОЕ, цеху, ланки, взаємодія між ними, між службами одного рівня, хоча і за різними напрямками діяльності).

На відміну від планування, спрямованого більш на виконання стратегічних завдань, координація належить до тактики управління. Основними принципами координації є: раціональність або мінімальна кількість зв'язків і узгоджень між елементами системи, що координується, достовірність або забезпечення надійності інформації, чіткість і оперативність або швидкість реакції кожного елемента системи, що координується, на сигнали прямого і зворотного зв'язку. Тобто чим більш чіткою є управлінська структура СГ, тим ефективніше буде здійснюватись управління її елементами; чим менше етапів буде проходити інформація, тим менше ймовірність її перекручування.

Функція регулювання забезпечує виконання поточних заходів, пов'язаних з усуненням відхилень від заданого режиму функціонування організаційної системи. Здійснюється вона у процесі оперативного управління організацією шляхом диспетчеризації на основі контролю та аналізу цієї діяльності.

Мотивація як функція управління.

Протягом всієї історії розвитку людського суспільства велися пошуки стимулів, що спонукають мотиви, за допомогою яких можна було б змусити людей плідніше працювати, швидко й ефективно виконувати доручення. Взагалі уся діяльність людини (керівника чи виконавця) обумовлена реально існуючими потребами. Люди завжди намагаються у своєму житті або чогось досягти, або, навпаки, чогось уникнути, тобто мотивують якимось чином свою поведінку та діяльність. Іноді трапляється так, що керівником СГ знайдене рішення складної проблеми, розроблені шляхи його реалізації, є необхідні ресурси, перед усіма співробітниками поставлені конкретні завдання. Успіх справи, на перший погляд, забезпечений і залишається тільки сподіватись на результати. Але їх немає, а у працівників відсутнє бажання й ентузіазм виконувати поставлені завдання. Чого ж не вистачає для вирішення проблеми? Справа в тім, виконавці також повинні бути зацікавленими у виконуваній роботі або, іншими словами, для успішного виконання управлінського рішення потрібно мотивувати працю робітників. Мотивація – це процес спонукання себе й інших до діяльності, спрямованої на досягнення особистих, колективних або суспільних цілей. Вміщує два поняття: мотив і стимул. Під мотивом розуміється психічне явище, що спонукає і спрямовує діяльність людини. Мотив (фр. motif) – це усвідомлення і внутрішнє пояснення особистістю її поводження у відношенні до цінностей і норм. Мотив – це внутрішнє бажання людини задовольнити свої потреби. Виникнення мотивів пов'язано з необхідністю задоволення потреб. І хоча дати чітке визначення потреби неможливо, її прояв виражається в подовжені людини і спонуканні її до визначених конкретних дій. На рис 3.3. показано спрощену модель мотивації через потреби.

Рис. 3.3. Схема моделі мотивації через потреби

Недостатність чогось, що викликає потребу, викликає спонукання, що виражається надалі в поведінці людини, спрямованій на задоволення потреби. При цьому якщо цілі досягнуто, то людина одержує задоволення. При неповному задоволенні або його відсутності сила спонукання може також змінюватися: або посилюватися, або послаблюватись. У житті цей процес відбувається набагато складніше і залежить від якостей конкретної людини. Психологи вважають, що потреби умовно можна розділити на дві категорії – первинні та вторинні.

Первинні – це фізіологічні потреби, такі як сон, дихання, пересування, їжа тощо. Вторинні набуваються людиною протягом усього життя і виявляються у психологічних особливостях окремої особистості. Це потреба в успіху, визнанні, самовираженні, повазі тощо. Довгі роки вважалося, що в основі підвищення ефективності праці людини лежить рівень заробітної платні. Проте це не завжди так. Встановлено, що створення мотивації, тобто внутрішнього спонукання до діяльності, є результатом впливу складної сукупності потреб, що постійно змінюються. Вплив мотивації на поводження людини залежить від множини чинників, багато в чому є індивідуальним і може змінюватися під впливом зворотного зв'язку з боку діяльності іншої людини (керівника чи підлеглого).

До останнього часу у практиці управління одним з основних понять мотивації діяльності людей було поняття "стимулювання" (від лат. Stimulus – загострена палиця, якою поганяли тварин), тобто спонукання до дії працівника у вигляді заохочення або покарання. Стимул – це можливість отримання засобів для задоволення своїх потреб за виконанням певних дій. Проте стимулювання відрізняється від мотивації насамперед тим, що воно представляє лише один із засобів для здійснення мотивування. Фахівці з управління відзначають, що чим вище рівень культури, освіти, чим вище кваліфікація і досвід працівників, чим вище рівень міжособистісних відносин, тим рідше використовується стимулювання.

При розгляді теорії мотивації прийдеться оперувати терміном "винагорода". Під ним розуміється усе те, що людина вважає цінним для себе. У зв'язку з тим, що навіть у людей одного кола цінності можуть сильно різнитися, оцінки значущості винагороди також можуть різнитися. Винагороди підрозділяють на зовнішні і внутрішні. Зовнішні винагороди даються адміністрацією – це можуть бути гроші, подарунки, просування по службі. Внутрішні винагороди пов'язані із задоволенням від виконання роботи, трудовими успіхами, радістю спілкування. На відміну від зовнішніх, ці винагороди дає сама робота.