Види контролю.

Розрізняють три види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль передує виконанню роботи. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і поведінки. Він охоплює оцінку всіх основних ресурсів: людських, матеріальних, фінансових і дає відповідь на питання: "Чи усе готово для виконання робіт у зв'язку з поставленою метою, що ще необхідно зробити?"

До трудових людських ресурсів можна віднести кількість виконавців, рівень їхньої кваліфікації, їхню фахову підготовку, уміння, навички, ділові, особисті й інші характеристики, що потрібні для відбору і розстановки працівників.

Матеріальні ресурси являють собою технічні засоби і різноманітні запаси для того, щоб забезпечити безперебійне функціонування даної організації.

Фінансові ресурси організації, як правило, відображаються в її бюджеті. Бюджет установлює граничні значення витрат і не дозволяє організаціям вичерпувати свої засоби до кінця.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо у процесі проведення робіт. Матеріали цього контролю використовують для оперативного регулювання і координації діяльності структурних підрозділів та окремих виконавців. Найчастіше об'єктом поточного контролю є підлеглі, а сам контроль традиційно є перевагою їх безпосередніх керівників. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволяють уникнути відхилення від намічених планів та інструкцій.

Поточний контроль базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаної мети. Для того щоб здійснити поточний контроль, апарату керівництва потрібний зворотний зв'язок.

Заключний контроль здійснюється після завершення робіт. У його завдання входить перевіряти правильність, законність і доцільність, здійснених витрат усіх видів ресурсів. Результати заключного контролю дозволяють оцінити виконані роботи, а також дати можливість керівникам використати накопичену інформацію у процесі розробки планів, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Важливу роль результати заключного контролю покликані відігравати при розробці методів мотивації працівників, коли винагорода за успішно виконану роботу є пропорційною досягненням у роботі.

Процес контролю дозволяє не лише виявити проблеми та реагувати на них так, аби досягти бажаної мети, а й допомагає керівництву вирішиш, коли необхідно вносити радикальні зміни в діяльність організації.

Процес контролю можна розділити на три чітко помітних етапи:

• – розробка показників, критеріїв, стандартів;
• – порівняння з ними досягнутих результатів;
• – прийняття необхідних коригувальних дій.

Схематично процес контролю можна подати наступним чином (рис. 3.4.):

Рис. 3.4. Схема процесу поетапного контролю

Перший етап контролю за своїм змістом тяжіє до процесу планування. Як правило, стандарти установлюються відповідно до цілей, часто підходячи їхнім кількісним вираженням. Розробку показників, критеріїв, стандартів, що характеризуються тимчасовими рамками і конкретними подіями, спрямовано на можливість оцінки ступеня або результатів виконання робіт. Перший етап виражає побажання або сподівання керівника. На другому етапі він порівнює з реально досягнутим, оцінює результати і намічає план подальших дій. Найважливіше правильно визначити розмір відхилення отриманих результатів від стандартів. Тут визначається масштаб припустимих відхилень, вимір результатів, передача інформації та її оцінки.

Керівники кожного рівня повинні встановлювати масштаб припустимих відхилень, тобто таких відхилень від критеріїв, що не викликають тривоги. Якщо масштаб великий, то система контролю реагує тільки на великі відхилення, якщо малий – то навіть на незначні.

Другий етап – етап контролю. При розробці системи контролю необхідно домагатися того, щоб вона спрацьовувала тільки за помітних відхилень від стандартів, коли відхилення можуть призвести до значного збитку.

Щоб бути ефективним, контроль повинен бути ще й економічним. Перевага системи контролю повинна бути більшою за витрати на її функціонування.

Витрати на систему контролю включають витрати часу, що витрачається керівником і співробітниками апарату управління на збір, опрацювання, аналіз і передачу інформації, а так само витрати на усі види робіт з організаційною й обчислювальною технікою, витрати на збереження, пошук і видачу інформації, використовуваної в контрольній діяльності.

Контрольна інформація повинна надходити до керівника і виконавців у терміни, необхідні для своєчасного прийняття управлінського рішення, а так само в достатніх обсягах і формі, зручній для використання та оцінки.

Третій етап. Після оцінки інформації керівник повинен прийняти тих або інших заходів. За результатами оцінки масштабу відхилень існує три варіанти поведінки керівника: нічого не починати діяти, усунути відхилення, переглянути стандарт. Якщо відхилення не перевищують припустимих розмірів, то найбільш доцільною лінією поводження є невтручання в хід виконання робіт. Якщо ж виявлено відхилення, що потребують відповідної реакції, проведені коригування повинні зосереджуватися на усуненні основних причин відхилення. Якщо ж застосовувані при контролі показники (стандарти) не відбивають суті процесів, що відбуваються, є завищеними або заниженими, необхідно вчасно провести їхнє коригування. Коригування можуть здійснюватися такими способами:

• – покращенням значення внутрішніх параметрів контрольованої організації;
• – удосконаленням функції управління;
• – удосконаленням технології управління.

При перегляді планів і програм роботи підрозділів, СГ обов'язково повинні переглядатися показники, критерії, стандарти. Останні повинні бути зрозумілими і досяжними.

Система контролю має бути ретельно продуманою. Основна її спрямованість – досягнення цілей організації, а не приховування одних зведень і прикрашання інших. Добре організований контроль представляє зворотній зв'язок, без контролю не може бути управління. Головними характеристиками ефективного контролю є: стратегічна спрямованість, орієнтація на результати, відповідність справі, своєчасність, гнучкість, простота, економічність.