Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow Референтна справа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Передмова

Сучасне суспільство все більше потребує кваліфікованих спеціалістів з такої важливої сфери управлінської діяльності як референтна справа. Лише на перший погляд може здатися, що професія секретаря-референта досить проста і працювати ним зможе будь-хто. Заглибившись в суть справи, розуміємо, що ця праця потребує не тільки відмінних фахових знань, але і багатьох особистих якостей, які є далеко не в кожного.

Аналіз навчально-методичної літератури з дисципліни, виданої останніми роками, свідчить про недостатність опрацювання багатьох питань і проблем, що виникають. Потрібна певна систематизація знань, відповідність викладу матеріалу навчальним програмам. Крім того, секретар-референт – професія, яка вимагає постійної праці над своїми фаховими вміннями і навичками, бо умови роботи цього працівника постійно змінюються. Отже, про сталість і достатність знань у цій сфері годі говорити. Наше навчальне видання по можливості враховує ці важливі аспекти.

Посібник, звичайно ж, у першу чергу потрібний студентам, які вивчають референтну справу. Безперечно, він допоможе і викладачам. Та, за авторськими переконаннями, практично жодній сучасній діловій людині не обійтися без основ знань, викладених у роботі, оскільки всі ми так чи інакше причетні на своїх робочих місцях до управлінської діяльності, до сфери документообігу, до проведення ділових заходів тощо. То ж не сумніваємося в користі даного видання.

Документно-інформаційне забезпечення управління

Секретар-референт як професія: загальні вимоги та кваліфікаційна характеристика

  • 1.1. Загальна характеристика професійної діяльності секретаря-референта
  • 1.2. Кваліфікаційні вимоги, вимоги професії до особистості працівника
  • 1.3. Роль секретяря в системі управління організацією
  • 1.4. Технічне та програмне забезпечення робочого місця

Загальна характеристика професійної діяльності секретаря-референта

В сучасних умовах глобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвитку стосунків ділового партнерства (в тому числі і закордонних контактів) помилковим було б думати, що професія секретаря-референта обмежується прийманням відвідувачів, відповідям на дзвінки, носінням документів на підпис керівникові. Так було в недалекому минулому. Сьогодні ж секретар – це універсальний (і свого роду унікальний!) фахівець, що може практично все. Саме секретар – обличчя фірми, права рука керівника підприємства. Він є координуючим центром організації, установи чи підприємства. Тому сучасні підприємства, організації неможливо собі уявити без секретаря.

Спеціалісти цієї професії активно допомагають керівникам різних рангів якісно і організовано вирішувати поставлені перед ними завдання. Кваліфікований секретар повинен проявити свої ділові, організаторські і комунікативні якості. Постійно спілкуючись з різними відвідувачами, знайомлячись з новою інформацією, він має можливість підвищити свій інтелектуальний та культурний рівень, розширити свою обізнаність та коло інтересів, збільшити свою професійну компетентність. Поєднання розумової праці з організаторськими вміннями роблять цю професію особливо цікавою, її відносять до найбільш перспективних професій нового типу, в яких основою кваліфікації є високий рівень загальної і спеціальної освіти.

Для високоякісного рівня роботи він повинен володіти відповідними знаннями із найрізноманітніших галузей науки і техніки, зокрема, інформатики, педагогіки, психології, документознавства, етики і естетики, мовознавства та ін. Звідси і складність професії, труднощі в роботі, особливо початківця. Легко працювати тільки поганому секретарю, але такі, як правило, довго не затримуються на цій посаді. Зайве наголошувати, що секретар – це імідж компанії, зрештою, її фінансова успішність і стабільність. Ділові партнери, спілкуючись насамперед із секретарем, складають думку про всю організацію, і потім цю думку дуже важко змінити. Часом перша зустріч у приймальні з некомпетентним грубим секретарем буває і останньою. А солідний партнер міг би принести фірмі відповідний прибуток. Все це вимагає від професії секретаря величезної відповідальності.

Отже, секретар завжди має ретельно та продумано виконувати свої обов'язки. Спокійно, розсудливо, але водночас і швидко вирішувати питання у межах своєї компетенції. Кваліфікований секретар має бути завжди в курсі багатьох питань.

Крім того, специфіка секретарської роботи полягає в паралельному виконанні двох і більше, не пов'язаних між собою робіт. Це можуть бути, наприклад, операції з документами, прийом відвідувачів, розмови по телефону, прийом факсу тощо. Здебільшого ці функції доводиться поєднувати. Це спонукає до самодисципліни, до правильного розподілу часу й уваги. З роками досвід допомагає працювати швидко і безпомилково. Врахуємо при цьому, що все належить виконувати на високому професійному рівні, спокійно, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично. А ще секретар має постійно тримати порядок на робочому місці, розбірливо, грамотно, тактовно відповідати відвідувачам і на телефонні дзвінки, мати відчуття власного часу і поважати час інших, доброзичливо ставитись до людей, мати добрий настрій.

Сучасний секретар повинен досконало володіти не тільки офісним обладнанням, але й знати управлінський процес, бути обізнаним з усіма головними питаннями розвитку тієї галузі, в якій діє фірма, організація. Він бере на себе деякі функції щодо прийняття рішень і поступово стає кваліфікованим спеціалістом з адміністрування.

Секретар отримує необхідні для керівника відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників, здійснює роботу щодо підготовки засідань, нарад, які проводить керівник. В його функціональні обов'язки входить підбір необхідних керівнику службових документів, перегляд документів, які адресовані керівнику, та зазначення головних моментів у них, прийняття розпорядчих, довідково-інформаційних та іменних документів до розгляду та підпису керівника. Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розглядання заяв відвідувачів та пропозицій працівників.

Як бачимо, вже перелічені фактори й критерії не дають підстав назвати професію секретаря-референта легкою.

Важливу роль у роботі секретаря відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

  • – знання, необхідні для ефективної участі в документарно-інформаційному забезпеченні фірми і безпосередньо її керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс,та іншої офісної техніки);
  • – знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання нормативно-законодавчої бази, яка регламентує роботу фірми та її співробітників;
  • – знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми та її адміністрації. Вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванні і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.
 
<<   ЗМІСТ   >>