Заходи щодо захисту комерційної таємниці

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

• – забезпечення обліку та схоронності документів, які містять комерційну таємницю;
• – використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;
• – обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;
• – встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;
• – розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;
• – здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф "Комерційна таємниця". Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

Зразок переліку відомостей, що є комерційною таємницею підприємства:

Додаток до наказу

Директор фірми

"Пошук" від 01.04.2015

ПЕРЕЛІК ВІДОМОСТЕЙ,

що є комерційною таємницею фірми "Пошук"

Розмір кредитів, що їх взяла або планує взяти фірма.

Обсяг виробництва продукції (за місяць, квартал, рік).

Назви фірм-контрагентів.

Розмір прибутку, отриманого за місяць, квартал, рік.

Розподіл прибутку.

Мета, завдання і тактика переговорів з діловими партнерами.

Умови комерційних контрактів, платежів, послуг.

Потреба у придбанні товарів чи одержанні послуг.

Заробітна плата працівників підприємства.

Характер і репутація персоналу фірми.

Регіони збуту продукції.

Тематика маркетингових досліджень на підприємстві.

Директор С. Д. Букорос

підпис

м.п.

Особливості діловодства

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути і секретар, для якого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом "КТ" ("Конфіденційно") зазначається кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них.

Наприклад:

Складений у двох примірниках:

Прим. № 1 – на адресу прим.

№ 2 – до справи 01.08

На звороті або в резолюції документа з грифом "КТ" керівник пише прізвище тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом. Наприклад:

Дозволяю:

• 1. Краюшкіну В. О.
• 2. Ананьеву Д. М.

Підпис керівника Дата

Друкування документів з грифом "КТ" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані та підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вхідного документа. Наприклад.

чернетка (і варіанти) знищено.

Підпис. Дата.

Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у Журналі реєстрації документів з грифом КТ.

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ З ГРИФОМ КТ

Усі документи, що надходять з грифом "Комерційна таємниця", одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).