Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow Референтна справа

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Діловий текст. Його редагування та виправлення

  • 8.1. Особливості офіційно-ділового стилю документів.
  • 8.2. Діловий текст та його складові частини.
  • 8.3. Редагування документів.
  • 8.4. Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень.

Особливості офіційно-ділового стилю документів

Офіційно-діловий стиль визначають такі особливості:

  • 1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
  • 2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше – усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше – це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання.

Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше – це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені – що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні – мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами

постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

  • 4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.
  • 5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних організацій, закладів і виражають їхні інтереси – тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.
  • 6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо [11, с. 131–132].

Діловий текст та його складові частини

Текст, як головний елемент будь-якого документа, має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Як факт мовлення текст являє собою окремий індивідуальний (або колективний) твір, продукт мовлення. За логіко-психологічними ознаками текст становить одиницю, яка виражає судження. З інформаційного погляду текст є цілісним і зв'язним повідомленням, складеним для передачі та збереження інформації.

Проблеми відтворення специфіки ділового тексту безпосередньо пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови – ділової, термінологічної лексики, словотворчих засобів, синтаксичних структур тощо. Основними рисами тексту ділових документів є:

  • – нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;
  • – точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладу фактів;
  • – документальність (кожний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають свою черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;
  • – наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;
  • – сувора регламентація тексту.

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

На думку вчених, визначальна функція тексту – бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалу залежить культура писемного ділового мовлення.

Саме текст і фактична реалізація його – це та проблема вироблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст повинен мати такі комунікативні якості: стислість, послідовність викладу матеріалу лаконічність, смислову точність, логічність, об'єктивність, простоту, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логічних елементах [11].

Основні елементи тексту документа. Підготовка текстової частини документа – одна з найважливіших операцій, що визначає культуру документування. Текст (лат. textum – тканина, зв'язок, побудова) – висловлювання, що складається з певної кількості речень, має структурну і змістову завершеність. До ознак тексту відносяться: визначена кількість речень та наявність теми і основної думки; послідовність та завершеність викладу; граматичний і змістовий зв'язок між реченнями.

Текст документа складається з логічних елементів: вступу, доказу та закінчення. Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа і тому подібне). У доказі викладається суть питання (докази, міркування, пояснення, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші аргументи). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, пасивне – інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

Ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:

  • – тексти документів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя: оцінку ділових і моральних якостей фахівців різних галузей народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;
  • – тексти документів уможливлюють спостереження різноманітних засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури мовлення з урахуванням його комунікативних якостей; виявлення функцій мовлення (комунікативної, волюнтативної тощо), створюючи на їхній основі лексико-тематичні групи;
  • – тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил його складання; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фаху тощо;
  • – тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок їх оформлення; на компонування його логічних частин; на вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері виробничої діяльності [11, с. 133–134].

Рубрикація тексту. Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від другої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім виразом композиційної побудови тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту – його об'єму, тематики і призначення.

Найпростішою рубрикою є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Інакше кажучи, абзац означає частину тексту між двома відступами.

Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Розподіл тексту за абзацами дозволяє адресату робити невеликі зупинки і дає можливість зосередитися на прочитаному.

Абзац може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення. Абзац може охоплювати і ряд речень, як зав'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо закінчену смислову одиницю.

Абзацне членування тексту нерідко поєднується з нумерацією – числовим, а також буквенним позначенням послідовно розташованих частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елементу перечисления. Нумерація використовується для кількісного позначення сторінок об'ємного тексту та може розташовуватися на одній сторінці.

В даний час використовуються дві системи нумерації. Перша – традиційна, побудована на використанні знаків різних типів – арабських і римських чисел, прописних літер, які поєднуються з абзацними відступами. Вона застосовується при перечисленні тез, пунктів, правил. Друга використовує тільки арабські числа, розташовані в певній послідовності.

При цьому вибір того чи іншого варіанту нумерації залежить від змісту тексту, його об'єму, складу, композиційної побудови. В найпростіших випадках використовуються тільки однотипні знаки – арабські чи рядкові літери. Тексти складної побудови вимагають застосовувати комбіновані способи абзацного членування і нумерування. При використанні знаків різних типів система цифрового і буквенного позначення повинна будуватися за висхідною лінією: А... Б... В... Г...; I... II... III... IV... і т. д.

Римськими числами (заголовні літери використовуються рідко) позначаються інформаційно великі частини переліку, які розбиваються на підрозділи, що, в свою чергу, позначаються арабськими числами і т.ін. Більш великі порівняно з абзацами рубрики можуть отримувати і словесні найменування – параграф, глава, розділ, які також нумеруються.

При рубрикуванні слід пам'ятати:

  • 1. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому випадку, якщо в тексті присутні бодай два однорідних елементи перечислень.
  • 2. Однотипні засоби нумерації (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однотипних частин.
  • 3. Комбіновані способи нумерації вимагають суворого дотримання правил пунктуації.

В сучасному діловодстві все частіше застосовується цифрова система рубрикації, при якій:

  • 1. Кожна складова частина тексту, яка відповідає діленню, отримує свій номер. Номери проставляються тільки арабськими числами, після кожного числа ставиться крапка;
  • 2. Номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів ділення.

Наприклад, текст складається з трьох розділів: 1, 2, 3. Кожен з розділів ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть позначки, які складаються з двох чисел – 1.1., 1.2., 1.3. і т д. Другий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави можуть ділитися на параграфи. Параграф першої глави матиме такий вигляд: 1.1.1. Так само позначаються і наступні глави – в порядку зростання. Використання цієї системи нумерації дозволяє не використовувати слова "частина", "розділ", "глава".

Важливими засобами рубрикації є заголовки та підзаголовки.

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею.

Заголовок повинен чітко відповідати тексту бути логічно повноцінним і досить коротким.

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватися з використанням чисел, а й вимагає

інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так під одним заголовком можу ть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, об'єму тексту і питань (проблем), які в документі розглядаються.

Важливим технічним прийомом є нумерація сторінок тексту. Якщо текст оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його, окрім першої, повинна бути пронумерована. На титульній сторінці її номер не позначається, але рахується. Якщо документ містить титульну сторінку і зміст, то на перших двох сторінка теж не проставляється. Але рахується так само. Порядковий номер сторінки проставляється в одному місці арабськими числами: 2, 3 і т.д. Спосіб проставлення сторінки може бути центровим або кутовим. Якщо вибраний центровий спосіб, то сторінка проставляється по центру аркуша паперу з урахуванням лівого і верхнього полів. Якщо ж вибраний кутовий спосіб, то сторінка проставляється у правому кутику верхнього поля, з однаковим відступом від краю сторінки вліво і зверху до числа не менше 10 мм. Слово "сторінка" не пишеться [1, с. 38–39].

Оформлення титульної сторінки. Тексти з великим об'ємом інформації, які мають вигляд самостійної роботи типу реферату, монографії, дослідження (дисертації), повинні мати титульну сторінку. На титулці проставляється конкретна інформація, яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа (роботи), дату створення (видання), місце видання і, подеколи, має прив'язку до організації (підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа), де дана робота фіксувалася.

Зміст має вигляд короткого заголовка (назви) і пишеться великими (прописними) буквами. Розташовується посередині аркуша паперу. В деяких випадках, коли заголовок невеликий (в об'ємі 40 знаків), може писатися через розрядку (пробіл).

Виконавець документа (укладач) позначається під заголовком. Вказується його офіційний або науковий статус з перерахуванням посади, вченого звання (якщо вони є). Повністю пишуться прізвище, ім'я, по батькові.

Якщо виконавців (укладачів) кілька, то вони проставляються один під одним в алфавітному порядку або за службовим ранжиром, згідно з тими посадами, які вони обіймають, чи вчених ступенів.

Автор документа (повна назва організації, де документ створювався) пишеться одразу від верхнього поля центровим способом.

Місце видання позначається як географічний пункт, на території якого проживає автор документа. Пишеться внизу сторінки, з урахуванням нижнього поля. Часто вказується і назва видавництва, якщо вона є.

Дата документа на титульній сторінці має позначку тільки календарного року, який пишеться арабськими числами, без будь-яких інших графічних деталей типу лапок, дужок, рисок, крапок. Наприклад: 2007.

Всі реквізити титульної сторінки повинні відділятися один від одного певними інтервалами [Блощинська].

Способи виділення тексту в документах. Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове навантаження. Окрім того, виділення тексту або його частини має і естетичне значення.

Може бути виділене одне або кілька слів, але не більше одного речення.

Спосіб перший – підкреслення частини тексту суцільною або пунктирною лінією. Такий спосіб найчастіше допускається в підзаголовках. Наприклад: "ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ І ІСТОРІЯ. Відображення і дисперсія світла", де перше речення – заголовок, а підкреслене друге речення – підзаголовок.

Спосіб другий – написання літер жирним шрифтом або курсивом. Сучасні технічні засоби (насамперед, персональний комп'ютер) дозволяють вибрати будь-який інший тип шрифту, відмінний від основного. Наприклад: "Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система", або "Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система".

Спосіб третій – написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту. Найчастіше так виділяють заголовок (назву) і подекуди – одне чи два слова. Наприклад: "В призматичних приладах інтервали хвиль зменшуються..."

Спосіб четвертий допускає, в окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великими буквами. Наприклад: "На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу..."

Спосіб п'ятий передбачає застосування в тексті іншого кольору шрифта. Як правило, текст має чорний колір шрифта. За допомогою кольорової фарби для принтера можна виділити слово або частину тексту іншим кольором.

Можна комбінувати деякі способи, поєднувати їх, але не всі. Можна поєднати розрядку з жирним шрифтом. Наприклад: "всього". Дозволяється поєднувати використання іншого шрифту з підкресленням. Наприклад: "... сума пільгових виплат..."

Не бажано поєднувати в тексті виділення іншим кольором разом з розрядкою чи підкресленням. Це ж стосується і поєднання жирного шрифту з розрядкою і підкресленням. Перенасичення графічно-технічними виділеннями в тексті недопустиме. На одній сторінці можна виділити від одного до трьох слів або одне речення [1].

Додаткові відомості в текстах службових документів. В деяких видах документів зустрічаються доповнення до основного тексту. Доповнення можуть мати вигляд приміток, виносок, додатків.

Примітка – доповнююче пояснення до частини тексту. Примітка оформляється тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї. Вказівка про примітку позначається арабськими літерами. В тексті може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного тексту, з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.

Примітка пишеться одразу від краю лівого поля словом "Примітка". Якщо примітка в тексті одна, то в кінці даного слова ставиться крапка. Якщо ж приміток кілька, тоді слово "примітка" пишеться у множині і біля нього ставиться двокрапка. При певній кількості приміток їх нумерують і розташовують одна під одною в порядку послідовності їх появи в тексті документа.

Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше. Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом, ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.

Існує другий різновид доповнень – виноска.

Виноска – це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються тільки в межах однієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід. На одній сторінці повинно бути не більше трьох виносок.

Виноски друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб останній рядок останньої виноски знаходився нарівні нижнього поля. Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від лівого поля 15-20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до тексту виноски в 2 інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з абзацу. Текст виноски друкують меншим шрифтом. Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить 2 інтервали.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка – самостійного реквізиту за № 22. Якщо документ має додатки, то вони оформляються таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Коли додатків – доповнень до основного тексту багато, вони мають свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний титульний лист. На титульному листі додатків пишеться центровим способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і основний, через 1,5 інтервала. Інформація про наявність додатка в тексті зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок [1, с. 40–45].

Правила підготовки тексту документа. На завершення, подаємо загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та стилістичних норм.

Отже, готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:

  • 1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.
  • 2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту. Наприклад:

згідно з Вашим проханням ...

відповідно до Постанови Кабінету Міністрів ...

у порядку обміну досвідом ...

Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.

  • 3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.
  • 4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.
  • 5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення причинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).

Наприклад: "З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: "Нарада тривала менше ніж годину, з огляду на те, що ..."

7. 3 метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу.

Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."

8. Замінювати займенники іменниками.

Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа нейтральний.

9. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи.

Наприклад: "Колегія ухвалила. Ректорат затвердив".

  • 10. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).
  • 11. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлення (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно, без сумніву, на жаль, перше, отже, звичайно, до речі).
  • 12. Не прийнято вживати особові займенники замість іменників (напр., вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).
  • 13. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).
  • 14. Деякі реквізити документів (слова "Порядок денний", "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", "Затверджую", "Погоджено", "Видати" та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 міжрядкові інтервали, ліве поле – 2,5–3 см, праве – до 1 см.
  • 15. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.
  • 16. Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах – зліва вгорі, на штампі, або після назви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис точніше, розпис), ще далі, в дужках, – ініціали й прізвище адресанта (-ів) [11].
 
<<   ЗМІСТ   >>