Повна версія

Головна arrow Інформатика arrow Інструментальні засоби електронного офісу

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

Кроки створення електронного "гнучкого" документу

Створення електронного "гнучкого" документу розділяється на два головних етапи:

  • 1. Набір та редагування тексту;
  • 2. Форматування документа;

На першому етапі тест набирається текст, вставляються таблиці, малюнки та виправляються всі помилки. На цьому етапі:

  • • заборонено використовувати клавішу ТАВ (табуляція);
  • • клавіша ENTER використовується тільки для утворення абзаців згідно авторських міркувань;
  • • клавіша SPACE (пробіл) використовується тільки для:
  • – відокремлення слів в реченні,
  • – після коми, та після крапки в кінці речення.

На другому етапі власне і відбувається форматування документа у відповідності до правил оформлення чи регламенту. Найлегше це зробити і в подальшому змінювати використовуючи "Стилі".

Про стилі

При роботі з документом часто доводиться до однорідних фрагментів, наприклад, заголовкам, назвам малюнків і таблиць, основному тексту документу і т. п., застосовувати однакове оформлення. Звичайно, можна для кожного фрагмента встановлювати необхідні параметри шрифтів, абзаців та ін. Але це, по-перше, довго і стомливо, а по-друге, важко запам'ятати, де і які встановлені параметри оформлення. Полегшити однакове оформлення документів допоможе використання стилів.

Стилем називається набір параметрів форматування, який застосовується до абзаців тексту, таблиць, списків і знаків (символам), щоб швидко змінити їх зовнішній вигляд. Стилі дозволяють однією дією застосувати відразу усю групу параметрів форматування.

  • • Стиль абзацу визначає зовнішній вигляд абзацу, тобто параметри шрифту, вирівнювання тексту, позиції табуляції, міжрядковий інтервал і межі.
  • • Стиль списку застосовує однакове вирівнювання, знаки нумерації або маркери і шрифти до усіх списків.
  • • Стиль знаку задає форматування виділеного фрагмента тексту усередині абзацу, визначаючи такі параметри тексту, як шрифт і розмір, а також напівжирне і курсивне зображення.
  • • Стиль таблиці задає вид меж, заливку, вирівнювання тексту і шрифти.

Окрім вказаних, стилі можуть включати і деякі інші параметри.

Використання стилів дозволяє забезпечити одноманітність в оформленні документів і можливість швидкої зміни оформлення. їх застосування при оформленні заголовків документу підвищує ефективність роботи в режимі відображення Структура і роботу з Схемою документу, дозволяє автоматично створювати Зміст.

Кожен шаблон має набір стилів, які "передаються" створюваному документу. У наступному при роботі з документом можна змінювати параметри стилів, можна додавати стилі з інших шаблонів і документів, можна створювати нові стилі. Стилі можна зберігати в документі або в шаблоні. Стиль завжди має ім'я. Стилі з одним і тим же ім'ям в різних документах і шаблонах можуть мати різне оформлення.

Документ завжди оформлений з використанням стилів, навіть якщо спеціально вони не застосовувалися. В деяких випадках стиль фрагментів документу встановлюється автоматично. Для роботи із стилями використовують елементи групи Стилі вкладки Головна.

Призначення стилю об'єктам.

За замовчанням при введенні тексту в новому документі використовується стиль Звичайний. В процесі оформлення документу необхідно призначити різним фрагментам документу різні стилі.

Виділите текст, до якого вимагається застосувати стиль, – наприклад, текст, який буде заголовком. У групі Стилі вкладки Головна в галереї Експрес-стилі виберіть необхідний стиль – в нашому випадку "Звичайний" (Рис. 3.10), якщо необхідний стиль не відображується, виберіть стиль з вікна Стилі (Рис. 3.11).

Розглянемо послідовні основні кроки етапу форматування електронного документу у відповідності до "Методичні рекомендації щодо проведення дослідження, написання, оформлення та захисту магістерських робіт" Національної академії державного управління при Президентові України:

Крок 1

Відкриваємо підготовлений (набраний текст) на першому етапі.

Набраний неформатований текст документа

Рис. 3.6. Набраний неформатований текст документа

Зберігаємо файл – вкладка Файл "Зберегти як" та вказати параметри потрібного формату (див Ім'я файлу та Тип файлу)

Збереження файлу відповідно до рекомендацій

Рис. 3.7. Збереження файлу відповідно до рекомендацій

Крок 2

Відповідно до рекомендацій задаємо параметри сторінки – на стрічці інструментів, закладка Розмітка сторінки

Відкриття вікна

Рис. 3.8. Відкриття вікна "Параметри сторінки"

Після клацання на інструмент відкриття діалогового вікна налаштування параметрів сторінки – зелена позначка, – задаєм значення, Поля: зверху – 2 см; знизу – 2 см; ліворуч – 3,5 см; праворуч – 1,5 см.

Параметри сторінки

Рис. 3.9. Параметри сторінки

Крок 3

Відповідно до технічних вимог оформлення магістерської роботи:

Шрифт основного тексту – Times New Roman. Розмір шрифту (кегель) – 13.

Відстань між рядками – Fonnat/Paragraph/Exactly/20 (Формат/Абзац/Точно/20).

Виконаємо ці вимоги скориставшись інструментарієм Стилі форматування.

Відкриємо вікно Стилі та внесемо необхідні правки до стилю "Звичайний":

Для відкриття вікна Стилі на стрічці інструментів, закладка Основне, клацнем на позначений інструмент відкриття вікна Стилів форматування.

Кнопка відкриття вікна Стилі

Рис. 3.10. Кнопка відкриття вікна Стилі

Після цього поверх документа з'явиться вікно із списком Стилів.

Вікно Стилів форматування.

Рис. 3.11. Вікно Стилів форматування.

Щоб отримати можливість змінювати параметри стилю "Звичайний", у вікні із списком Стилів, використовуючи інструменти вертикальної прокрутки клацаємо на рядку "Звичайний", саме на "трикутничок", що розташований праворуч від назви.

Доступ до зміни параметрів стилю

Рис. 3.12. Доступ до зміни параметрів стилю "Звичайний".

Відкриється випадаючий список доступних команд, серед яких треба обрати "Змінити". Як результат роботи отримаємо діалогове вікно "Зміна стилю".

Вікно

Рис. 3.13. Вікно "Зміна стилю".

Вікно

Рис. 3.14. Вікно "Зміна стилю". 1 – Зміна параметрів шрифта; 2 – Зміна параметрів абзацу вкладка "Відступи та інтервали"; З – Зміна параметрів абзацу вкладка "Розташування на сторінці"

Виконайте заміну параметрів налаштування шрифта за кроками 1,2 та 3, як вказано на Рис. 3.14.

В решті-решт повинні отримати результат як вказано на Рис. 3.15.

У вікно

Рис. 3.15. У вікно "Зміна стилю" вказані поточні параметру стилю "Звичайний"

Крок 4

Відповідно до технічних вимог оформлення магістерської роботи:

Такі структурні частини магістерської роботи, як ЗМІСТ, ПЕРЕЛІК УМОВНИХ ПОЗНАЧЕНЬ ТА СКОРОЧЕНЬ, ВСТУП, ВИСНОВКИ, ДОДАТКИ, СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ не мають порядкового номера. Розділи магістерської роботи мають порядковий номер, який ставиться після слова “РОЗДІЛ”, після номера крапку не ставлять, потім з нового рядка друкують заголовок розділу. Наприклад:

Розділ 1

ДЕЦЕНТРАЛІЗАЦІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ

Назви підрозділів друкуються з абзацного відступу напівжирним шрифтом та вирівнюються по ширині. Підрозділи нумерують у межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, між якими ставлять крапку. В кінці номера підрозділу повинна стояти крапка. Потім у тому ж рядку наводять заголовок підрозділу. Після заголовка підрозділу крапка не ставиться. Наприклад:

2.3. Організаційно-правові засади формування місцевого самоврядування

Назви пунктів друкуються з абзацного відступу у розрядку до тексту та вирівнюються по ширині. Пункти нумерують у межах кожного підрозділу. Номер пункту складається з порядкових номерів розділу, підрозділу, пункту, між якими ставлять крапку. Підпункти нумерують у межах кожного пункту за такими ж правилами, як пункти. Наприклад:

2.3.3. Організаційні проблеми діяльності органів місцевого самоврядування.

Відстань між заголовком (за винятком заголовка пункту) та текстом повинна дорівнювати 1- 2 інтервалам.

Виконаємо ці вимоги скориставшись інструментарієм Стилі форматування.

Для досягнення мети будемо використовувати стилі "Заголовок 1", "Заголовок 2" та "Заголовок 3" для форматування відповідно "Самих головних назв розділів" напр. "Розділ 1 ДЕЦЕНТРАЛІЗАЦІЯ ДЕРЖАВНОГО....", назв підрозділів – "2.3. Організаційно-правові засади... ", назв підпунктів – "2.3.3. Організаційні проблеми діяльност..."

Щоб отримати можливість змінювати параметри стилю "Заголовок 1", у вікні із списком Стилів, використовуючи інструменти вертикальної прокрутки клацаємо на рядку "Заголовок 1", саме на "трикутничок", що розташований праворуч від назви – див. Рис. 3.12.

Вікно

Рис. 3.16. Вікно "Зміна стилю" "Заголовок 1". 1 – Зміна параметрів шрифта; 2 – Зміна параметрів абзацу вкладка "Відступи та інтервали"; 3 – Зміна параметрів абзацу вкладка "Розташування на сторінці"

Відкриється випадаючий список доступних команд, серед яких треба обрати "Змінити" – див. Рис. 3.13.

За процедурою зміни параметрів стилю "Звичайний" див Рис. 3.14. тепер змінюємо параметри етилу "Заголовок 1" відповідно до технічних вимог оформлення магістерської роботи як вказано на Рис. 3.16.

Змінюємо параметри етилу "Заголовок 2" відповідно до технічних вимог оформлення магістерської роботи як вказано на Рис. 3.17.

Змінюємо параметри етилу "Заголовок 3" відповідно до технічних вимог оформлення магістерської роботи як вказано на Рис. 3.18.

Вікно

Рис. 3.17. Вікно "Зміна стилю" "Заголовок 2".

Вікно

Рис. 3.18. Вікно "Зміна стилю" "Заголовок 3".

Крок 5

На цьому кроці маємо чотири стилі форматування відповідно до вимог оформлення: Звичайний – для форматування основного тексту, Заголовок 1 – для назв розділів самого верхнього рівня, Заголовок 2 та Заголовок 3 – для назв підпорядкованих до розділів верхнього рівня відповідно.

Скористаємся ними.

  • 1. Виділим весь документ (на клавіатурі "Shift” + “А”);
  • 2. Клацнемо на вікні стилів (Рис. 3.11) на стиль "Звичайний"

Після цих дій весь документ набув характеристик форматування який має стиль "Звичайний".

3. За допомогою клавіатури або "миші" виділімо рядки тільки на титульній сторінці. Використовуючи інструмент "Лінійка" заберем абзацний відступ всіх рядків на титульній сторінці. Рис 3.18. п. 1.

Вікно

Рис. 3.18. Вікно "Зміна стилю" "Заголовок 3".

4. За допомогою клавіатури або "миші" виділімо послідовно назву вищого навчального закладу та використовуючи інструменти "Лінійка" (1), "Вирівнювання" (3), "Змінити регістр" (3), див. Рис 3.18. приводим до вигляду що є на Рис. 3.19.

Форматування титульної сторінки та Змісту здійснюється без використання стилів форматування.

Рис. 3.19. Форматування титульної сторінки та Змісту здійснюється без використання стилів форматування.

5. За допомогою клавіатури або "миші" виділімо послідовно інших об'єктів на титульній сторінці та використовуючи інструменти "Лінійка" (1), "Вирівнювання" (3), "Змінити регістр" (3), "Форматування шрифтів" (4), див. Рис 3.18. приводим до вигляду що є на Рис. 3.20.

Рис. 3.20

Крок 6

Послідовно переглядаючи всі сторінки документа, при знаходженні одного із об'єктів: 1) назв розділів самого верхнього рівня, 2) назв підрозділів та 3) назв підпунктів, – виділяємо його і клацаєм на відповідний стиль вікна Стилі.

Використання стилів форматування

Рис. 3.20. Використання стилів форматування

УВАГА!

Для того щоб уникнути проблем, з одного боку, та надати форматування при якому Розділ 1 буде займати один рядок, а його власна назва – наприклад "ДЕЦЕНТРАЛІЗАЦІЯ ДЕРЖАВИ..." на інших (див вимоги) перед власною назвою розділу ставлять не Новий Абзац – використовуючи клавішу "ENTER”, а Розрив Рядка – комбінація клавіш "SHIFT”+ "ENTER”. ”

Виконуємо крок 6 поки не дійдемо до кінця документу.

Крок 7

Вставляємо ЗМІСТ на другій сторінці:

Позиціонуєм текстовий курсор на початку першого рядка другої сторінки і вставляємо Розрив сторінки – Вкладка "Основне" група команд сторінка, див. Рис. 3.21.

Розрив сторінки – Нова сторінка.

Рис. 3.21. Розрив сторінки – Нова сторінка.

Отримаємо Нову пусту Сторінку

Нова сторінка.

Рис. 3.22. Нова сторінка.

На початку першого рядка "нової" сторінки пишемо великими літерами "ЗМІСТ" і не використовуючи стилів форматування надаєм вирівнювання "По центру" і без абзацного відступу (див Рис. 3.18 та Крок 5). Створюємо новий Абзац – натискаємо клавішу '“ENTER”.

Переходимо на вкладку стрічки "Посилання" і обираємо "Зміст" – "Вставити зміст". Отримаємо діалогове вікно завдання параметрів "Змісту"

Вікно вставлення

Рис. 3.22. Вікно вставлення "Змісту".

Зазначені параметри як на Рис. 3.22., натискаєте "ОК" і в місце де був текстовий курсор вводу тексту з'являється власне зміст документа.

Найпростіші додаткові дії над яким доступні через натискання правої клавішу "Миші" в області де розташований Зміст.

Об'єкт

Рис. 3.23. Об'єкт "Зміст".

Оновлення змісту

Якщо в документі додано або видалено заголовки чи інші елементи змісту, зміст можна швидко оновити.

  • • На вкладці Посилання у групі Зміст клацніть елемент Оновлення таблиці.
  • • Виберіть параметр оновити лише номери сторінок або оновити цілком.

Видалення змісту

  • • На вкладці Посилання у групі Зміст натисніть кнопку Зміст.
  • • Виберіть пункт Видалити таблицю змісту.

 
<<   ЗМІСТ   >>