Встановлення первинного ключа таблиці

Указавши первинний ключ таблиці, ви отримаєте такі переваги:

• – У програмі Access автоматично створюватиметься індекс для первинного ключа, що може покращити продуктивність бази даних.
• – Програма Access перевірятиме, чи вказано значення для кожного запису в полі первинного ключа.
• – Програма Access перевірятиме, чи унікальне кожне значення в полі ключа. Дуже важливо, щоб значення були унікальні, інакше неможливо достовірно відрізнити певний запис від інших.

Коли у вікні табличного подання даних створюється нова таблиця, у програмі Access автоматично створюється первинний ключ, якому призначається ім'я поля ідентифікатора та тип даних "Автонумерація". У режимі конструктора первинний ключ можна змінити або видалити; також можна встановити первинний ключ для таблиці, яка його ще немає.

Визначення полів, які слід використовувати як первинний ключ

Іноді дані, які потрібно використовувати як первинний ключ, уже існують. Наприклад, у вас є ідентифікаційні номери працівників. Якщо створюється таблиця для відстеження відомостей про працівників, можна використовувати наявні ідентифікатори працівників як первинний ключ для таблиці. Або, якщо ідентифікатор працівника унікальний тільки в поєднанні з ідентифікатором відділу, слід використовувати обидва поля як первинний ключ. Поле, яке найкраще підходить для первинного ключа, має такі характеристики:

• – кожний запис має унікальне значення поля або поєднання полів;
• – поле або поєднання полів ніколи не бувають пусті та не мають Null-значень (у них завжди є певне значення);
• – значення не змінюються.

Якщо даних, які можна використати як первинний ключ, немає, можна створити нове поле та використовувати його як первинний ключ. Під час створення нового поля, яке використовуватиметься як первинний ключ, для типу даних поля слід указати значення "Автонумерація" (у такому разі поле відповідатиме трьом характеристикам у наведеному вище списку).

Встановлення та змінення первинного ключа

• 1. Виберіть таблицю, у якій потрібно встановити або змінити первинний ключ.
• 2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.
• 3. На бланку таблиці виберіть поле або поля, які слід використовувати як первинний ключ.

Щоб вибрати одне поле, клацніть маркер виділення рядка для потрібного поля. Щоб вибрати кілька полів, клацніть маркер виділення рядка для кожного поля, утримуючи клавішу CTRL.

4. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Ключове поле.

Ліворуч від поля або полів, указаних як первинний ключ, відобразиться індикатор ключа.

Видалення первинного ключа

• 1. Виберіть таблицю, у якій потрібно видалити первинний ключ.
• 2. На вкладці Основне у групі Подання натисніть кнопку Вигляд і виберіть пункт Конструктор.
• 3. Клацніть маркер виділення рядка для поточного первинного ключа. Якщо первинний ключ складається з кількох полів, клацніть маркер виділення рядка для кожного поля, утримуючи клавішу CTRL.
• 4. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Ключове поле.

Індикатор ключа буде видалено з поля або полів, указаних як первинний ключ.

У разі збереження нової таблиці, у якій не встановлено первинний ключ, програма Access запропонує створити нове поле для первинного ключа. Якщо натиснути кнопку Так, програма Access створить поле ідентифікатора з типом даних "Автонумерація", щоб кожний запис мав унікальне значення. Якщо в таблиці вже є поле з типом "Автонумерація", програма Access використовуватиме його як первинний ключ. Якщо натиснути кнопку Ні. поле не буде додано й первинний ключ не буде встановлено.

Зміна типу даних поля

Коли поле створюється за допомогою введення даних у вікні табличного подання даних, програма Access перевіряє ці дані, щоб визначити для поля відповідний тип даних. Наприклад, якщо ввести 01.01.2006, програма Access визначить ці дані як дату та встановить для поля тип даних "Дата й час". Якщо програмі Access не вдається напевно визначити тип даних, за промовчанням буде встановлено текстовий тип даних.

Від типу даних поля залежить, які інші властивості поля можна встановити. Наприклад, для поля з типом даних "Гі пер посилання" або Мето можна встановити тільки властивість Лише додавання.

Можливо, у деяких випадках вам потрібно буде змінити тип даних поля вручну. Припустімо, є номери кімнат, які нагадують дати, наприклад "10/2001". Якщо в нове поле у вікні табличного подання даних ввести 10/2001, функція автоматичного визначення типу даних вибере для поля тип даних "Дата й час". Оскільки номери кімнат – це підписи, а не дати, їм слід призначити текстовий тип даних. Щоб змінити тип даних поля, виконайте такі дії:

• 1. Перейдіть на вкладку Поля.
• 2. У групі Форматування у списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

Зміна формату поля

Крім визначення типу даних нового поля, програма Access також може встановлювати для поля властивість Формат на основі введених даних. Наприклад, якщо ввести значення "10:50", програма Access визначить тип даних як "Дата й час", а властивість Формат – як "Середній формат часу". Щоб змінити властивість Формат поля вручну, виконайте такі дії:

• 1. На стрічці перейдіть на вкладку Поле.
• 2. У групі Форматування у списку Форматування виберіть потрібний формат.

Залежно від типу даних поля список Форматування може бути недоступний для деяких полів (наприклад, для текстового).

Встановлення інших властивостей поля

• 1. У вікні табличного подання даних виберіть поле, для якого потрібно встановити властивість.
• 2. На вкладці Поле у групі Форматування виберіть потрібні властивості.

ДОДАВАННЯ ТАБЛИЦІ

Щоб додати нову таблицю до наявної бази даних, скористайтеся знаряддями на вкладці Створити у групі Таблиці. (У веб- базі даних у групі Таблиці доступна лише команда Таблиця.)

Незалежно від подання, у якому ви розпочали роботу, ви можете завжди переключитися до іншого подання за допомогою кнопок подань, розташованих у рядку стану вікна Access.